三、注意事项

　　在实际的工作中，笔者认为下面这些内容，需要引起各位用户的警觉。

　　一是自动发送邮件可能会涉及到安全问题。如企业规定，IT邮件管理人员不能够看到BI系统中的一些机密信息，如每个月的销售额、产品的价格、客户的信息等等。而在BI系统设置的时候，又采用了IT邮件管理人员的邮件地址作为发件人。此时会出现什么情况呢？BI系统发出的每一封邮件，都会在发件人的已发邮件中留下记录。

　　如现在BI系统会自动在月底将每个销售员的业绩发送给销售总监，那么这些信息的话，邮件管理人员也可以看到（而根据企业的IT安全策略，本来邮件管理人员是不能够看到这些信息的）。为此如果企业有这方面安全措施的话，那么在设置BI时就需要充分考虑到这方面的内容。如需要给BI系统专门设置一个邮件帐户，而不是采用现有员工的帐户，以提高数据的安全性。

　　二是当邮件未送达时需要有所记录。BI系统管理员在维护BI系统的时候，往往会考虑BI系统邮件是否已经发送了？是否已经到了用户手中？当用户数量比较少的时候，BI系统管理员还可以一个个用户的去确认。但是当用户数量比较多时，一个个确认的话，就会相当的麻烦。为此BI系统管理员希望有一个记录，当邮件没有准确发送或者只发送了一部分用户的话，那么系统管理员能够了解这方面信息。笔者认为这个功能是需要的。

　　在实际工作中，笔者认为BI系统可以通过在三个地方显示这方面的信息。一是在BI系统的日志记录中，当邮件发送不成功时可以在这里记录。二是也做一个报警的设置，当邮件发送不成功时 自动发送邮件给系统管理员。三是在邮件系统中进行跟踪。一般在邮箱系统中会有一个送达报告或者已读通知等等。通过邮箱系统里的信息，管理员也可以确认邮件发送的状态。

　　通过以上这些内容，BI系统管理员就可以判断自动发送邮件这个功能，运行的是否准确。当发现有问题的时候，需要及时的查找原因。一般来说，出问题的地方无非是下面几个内容。报警条件的设置（如果某个事件不能够触发邮件作业，那么就是这里有了不利的状况）、发件人与邮箱服务器的设置（如果全部用户都收不到邮件，那么很有可能是这里处了问题）、收件人邮箱的状况（如发件人的邮箱满了，那么其就收不到最新的邮件）、邮箱服务器运行的状态等等。

　　三是在选择邮箱服务器的时候，尽量选择企业内部的邮箱服务器。与外部邮箱相比，企业内部邮箱服务器稳定性相对来说需要高一点。而且从实际应用来看，这些警告邮件一般也是企业内部的用户查看，不需要通过互联网的传递。为此采用企业内部邮箱服务器，还可以减少带宽的占用。再有就是采用企业内部邮箱服务器的话，可以简化BI系统部署的环境。如企业出于安全性考虑，往往会有安全网关、防火墙等安全产。如果企业采用的是向ISP租用的邮箱，那么还需要考虑，防火墙有没有阻止这些邮件。

　　而且自动发送邮件往往涉及到群发，对方的邮箱服务器会不会将这些群发的邮件当作垃圾邮件来屏蔽呢？这些都是一些未知数。如果采用ISP提供的邮箱服务器，那么在配制之前，需要先跟对方确认这方面的游戏规则。而且，采用外部邮箱时，笔者认为系统管理员需要加强日常的监控。以免造成邮件的漏发等情况，给用户的日常工作带来不利的影响。