PMO同现场小组的交互可以从以下几个方面来展开:
第一,方案的可行性的讨论,每个方案的实施都需要考量其可行性,即使是总公司确定的方案,从风险控制的角度来说也需要考量方案的可行性,避免失败的风险。方案的可行性一方面需要考虑方案是否合适,另一方面需要考虑方案的实施周期能否满足要求,如果相应的配套措施无法及时调整,必然会导致项目不能按期完成。
第二,项目小组方案的计划执行情况的反馈。现场小组在推行项目的过程,需要有一个详细的计划,而计划的执行的执行情况需要进行及时的反馈,反馈的途径需要根据项目管理的需要开展,在项目管理系统中反馈或者是采用邮件的方式反馈。对于一些重大问题的反馈务必做到确认反馈的内容PMO已经清楚。
第三,对一些重点方案的执行情况PMO需要进行跟踪和监督。有一些方案出于管理的需要或者是后续方案实施的方案,需要PMO跟踪其执行情况,例如切换一个新的功能或者新的流程,需要跟踪新的功能或者流程有没有得到平稳的切换;而对于一些方案如果影响重大,出于管理的需要,PMO也应该给予必要的监督。
第四,现场小组在方案推行过程中的疑难的处理。在现场小组推行方案的过程,如果发生一些疑难的问题或者对下一步如何开展不清楚,需要同PMO有一个顺畅的渠道进行沟通。
对于PMO同现场小组的交互过程,为了保证沟通的顺畅和便于管理,需要做到沟通渠道透明通畅、沟通过程可追踪、相关人员信息共享。
总的来说,项目实施过程中的沟通是一个双向的过程,在沟通的过程中,需要同时考虑沟通对象的特点和实际业务的特点,只有这样才能得出一个有效的沟通方案,同时在沟通的过程中,由于ERP项目实施的特点,需要能够在沟通时充分考虑到后续的一些不足之处和可能出现的问题,做到防患于未然。
PMO: Project Management Office,项目管理办公室