【IT168 专稿】 据英国《金融时报》最近公布的一项调查报告指出，全球经济虽然呈现复苏回暖趋势，但仍有40%以上的大型企业计划在2010年冻结IT预算增长，60%的公司会从严审批可支配的IT经费。调查还表示，2010年CIO面临最大的管理挑战还是和往年一样，也是IT预算管理。因为老板会对IT预算严格把关，CIO必须给出他们花的每一分钱的正当理由，这也是位居CIO担心的问题排行榜的首位。
为什么IT预算总是呈现虚胖现象？
IT项目一直被很多人认为是一个资金黑洞。因此，每到年底的时候，CIO都要为下年度的预算绞尽脑汁。一项针对国内企业CIO的调查显示：IT预算虚胖的背后有来自企业运营的切实需求，也有控制不当引发的隐性成本。这时，IT预算就像是一场演习，CIO的基本功和作战能力多体现于此。他们不仅要制定合理的预算计划，还要熟知业务部门的需求，而且还要能预见到可能发生的隐性成本。
张远达是一家企业的CIO。考虑到经济复苏的大环境要求，张远达决定比平常早两个月就开始进行IT预算编列计划，让大家有更充裕的时间思考，哪些事项该优先处理。但在预算会议上,许多IT预算内容还是被老板批评为"虚胖"。结果是有些IT方案被暂且搁置，还有一些被无情的删减。对于为什么会出现"虚胖"现象，张远达认为主要有以下几种因素：
（1）需求不明确，没有考虑投资回报率（ROI）
导致IT预算虚胖的主因是各部门人员在需求上存在很多信息不对称的现象。由于职能式管理在目前国内大多数企业中起主导作用，这就很容易导致IT部门和业务部门之间出现信息沟通不畅。例如，业务部门不清楚IT究竟能为他们做些什么，IT部门也并不真正了解业务部门的实际需要。而IT预算规划往往是由CIO制定的，这就使得预算过程中很多重要的需求被遗漏。
因此，在制订IT预算时，如果没有一个清晰的IT预算边界定义，或没有详细的IT项目计划。尽管老板大笔一挥，一下给出几百万的预算，但是哪些方面需要钱，需要多少，考虑得还是不够清楚和明确。一般有经验的CIO会把视线落到ROI上，通过ROI分析明确各部门和企业的整体需求。然后基于节约开支的原则，利用ROI计算出相应的数据，进行收益和风险的评估，找到IT投资非常好的利益的所在。但往往很多CIO是到了受到无情的削减时才发现，所制订的IT预算与老板所要达到的效果相左。这就意味着：不关注ROI，IT预算将面临要减肥，再减肥。
（2）没有建立严格IT预算控制体系
IT预算制订难度大，表面上看可以把IT预算虚胖归因于预算执行不力。但从本质上，它说明企业的预算执行随意性强，预算执行的均衡性、准确性没有受到监督与考核。在制订IT预算管理时，没有同时建立严格的IT预算控制体系。因此，IT预算虚胖的背后必然隐藏着企业预算管理、信息化组织、IT项目管理中的诸多问题，这些可以说是深层次的原因。
因此，建立起一套IT预算的完整管理机制是非常有必要。这个机制涉及到项目目标、业务详细需求、项目KPI、ROI分析、谁来买单等；项目在进行过程中，IT预算执行是否需要调整等。这套完整的管理机制不仅保证了IT预算执行的可控性，还大大提高了IT项目的成功率。
如何给虚胖的IT预算减肥？
当企业高层要求IT预算要进行减肥时，CIO该怎样办？这时CIO心态要摆正，要明白到不是为了IT而做IT的，而是为了服务业务而做IT的。当业务发生了变化，IT也要相应的发生变化，这是很正常的。因此，CIO必须要象对待商业投资一样去对待在IT技术上的投资。只有这样，CIO才会做出正确而理性的IT预算方案，并且进行合理的费用减肥。
（1）向冗余的IT系统开战
张远达表示减肥的真正旨意是：处理系统问题，而不是预算问题。因为许多公司把太多的时间、财力和精力投入到了维护一大堆局部化、冗余的IT系统和应用软件。这些IT资产就单个而言也许是有必要，但作为整体的一部分，却是对资源的一种巨大浪费。那么减肥的核心就不在于直接把IT预算削减10%，而是要把IT系统削减10%。
作为一名既想节约成本、又想创造价值的CIO，不仅要关注实施IT系统，同样还要关注给冗余的IT系统减肥。经过痛苦的减肥行动，张远达现在明白到：最好的投资回报来自系统减肥，而不是IT预算数字的削减。换句话讲，让企业转向关注IT系统减肥而不是关注IT支出额的数字，可以节省更多费用。简单说，就是不保留重复的IT基础设施。这不仅保证了对现有IT技术和员工的高效利用，同时也确保了业务部门有一个统一的观察视角。据张远达表示，与单单进行IT预算减肥所带来的节省相比，系统的减肥所带来的节省更持久、更具持续性、更有价值。
（2）向隐性成本及灰色开支开火
对大多数企业来说，IT预算往往会分成两大部分：一部分是IT部门日常运营和维护所需要的预算，另一部分是IT项目预算。对于CIO来说，前一部分不难应付，后一部分则体现了CIO的水平和管理艺术，因为其中会产生很多不确定的隐性成本。因此，面对IT项目预算减肥时，CIO往往会有更深刻的体会--就是隐形及灰色开支的减肥。因为灰色成本总会使得业务流程和IT环境变得杂乱无章，而且灰色支出的增加也会使预算费用缺少清晰的控制。
为了保证IT预算的资金透明度，CIO应该清楚解释在他们预算中的核心需求和非任意性项目。CIO需要把必须进行的IT投资项目、应该进行的IT项目和最好进行投资的IT项目区分开，而且清楚地表示出来。因为大部分的CIO在很难以一种简洁的方式进行预算内容描述时，就常常会采取一些灰色的、不清不楚的描述，结果就会使到IT预算呈现"虚胖"。
（3）屏蔽非关键性需求
一般来说，IT预算和IT需求总是直接相关的。因此IT预算减肥的重点应是取消非关键性的IT项目，而且尽可能地取消或延迟关键性的项目。所以，CIO必须仔细检查IT预算的运行情况，紧紧地抓住项目目标，严格地控制项目范围并将其细化，这样IT预算的准确性就能够得到提高。通常，在IT项目立项之初会产生很多需求，其中相当大一部分是次要的和非关键性的需求，而要解决这些非关键性需求却需要投入大量资源和时间。所以，在做IT预算减肥时，一定要对一些次要的需求加以屏蔽或分步实现，以实现有限IT预算的最大化效益。
