记者:在开会时，CIO应该注意哪些，以取得预期效果?

　　廖善榕：一个会开得好不好，我觉得应该看三个方面。首先看是否达到了会议的目的，该统一的认识是否统一了，该形成的决议是否形成了。其次，要看大家的意见是否得到充分的表达，大家的意见是否是其真实的意思，会议不能搞成一言堂，也不能让参会者言不由衷。再者，会议要讲究效率，不拖泥带水，不要无休止地纠缠于无关紧要的细枝末节，不要开成马拉松会议。

　　袁天鹏：我认为开会要以结果为导向。纠缠于过去的事情(某件事情是怎么发生的、谁做了什么、没做什么、是谁的责任等等)，都于事无补，还会发生各执一词、互相推诿、跑题连连的问题，而真正要解决的问题却不了了之。所以先拿出一套“基准”的解决方案，一旦开始纠缠于“过去”，就赶紧拉回来，面向“未来”(也就是解决问题的方案)，讨论怎么解决。

　　赖茂生：我觉得是否取得预期效果取决于CIO对以下几点的把握：一取决于会前准备是否充分;二取决于会议主持人的会议掌控能力;三取决于与会者的合作态度。怎样的会议才算成功呢?标志是解决了问题，形成了决策意见，与会者能畅所欲言，在民主的基础上实现了集中，大家在认识上达到了一致或者愿意求同存异，会后愿意去贯彻实施会议的决定。这样就有可能提高执行力和组织的竞争力。

　　因此，开会要注意五个方面，一是讨论的问题要清楚;二是开会的目的要明确;三是会前准备要充分，包括会中出现意外时的应对方案;四是会议议程要合理;五是会议主持人既要按议程引导会议顺利进行，又要根据会议进程和实际情况灵活掌控。

　　记者:通常情况下，有哪些会议规则可以保证CIO开好会?

　　廖善榕：我认为开好会是有一些基本规则的。主要有：一是民主集中制原则，先民主，后集中，少数服从多数。二是独立原则，各人发表各人的意见，不要指责、批判前面的发言，更不能对其他与会者进行人身攻击，要提建设性意见，不要只是这也不行、那也不行，要多发表怎样更好的意见。三是平等原则，与会者都应发表意见，并且在人格上应该人人平等，不要官大压人、店大欺主，也不要人云亦云，无原则地附和。现实中往往级别高的人发表意见后，级别低的人就不敢再发表不同意见了。因此，要使大家都发表意见，发言顺序最好从级别低的到级别高的，级别越高的越在后面发言。四是默认原则，必须明确不发言的视为同意会议决议，同样承担履行会议决议的责任，以提高与会者的责任心。

　　袁天鹏：我认为最基本的规则是要保护每一个参与者的发言权。比如最基本的一些规则：不打断，限时间，不跑题，不攻击。也就是说，无论谁说都约定一个时间限制，如不超过两分钟、3分钟。这个人说的时候，无论说得对、错、偏颇、滑稽，只要不跑题，只要没有攻击别人，那么就不允许打断。这样每个人可以很体面、很从容地把自己的话说完，大家就会保持在理性状态。

　　赖茂生：议事规则肯定是需要的。不同类型的会议可以有不同的议事规则。CIO是负责一个组织的信息化建设和信息资源管理的高级主管。他主持的会议一般都是要解决实际问题的，所以在议事规则方面应当强调：民主、务实、高效。

　　记者:开会时的陷阱或不利状况是什么?开会结束时应该做什么?作为CIO有无应该特别注意的?

　　廖善榕：开会时的不利状况主要有：一是大家都不发言，会议冷场;二是发言跑题，天马行空，不着边际;三是观点过于分散，无法形成统一认识;四是与会者丧失理智，互相攻击;五是会议不了了之，会议结束时没有归纳、总结，与会者不知所云。因此，会议结束时，主持人应发表总结讲话，归纳大家的意见，形成结论，并安排好后续工作。有的要指定具体人员编写会议纪要;有的形成决议后要上报有关部门、领导;有的要安排落实。没有形成决议的，要明确下一步怎么办。这些对CIO来说也不能例外。

　　袁天鹏：其实，开会时陷阱有很多。例如，开会通知只说一个非常笼统的议题，如“讨论一下战略”、“分析一下要不要引入某某系统”、“如何解决某某问题”等。参会者没看过会上要用的关键文件，没有对问题仔细思考过。又如，会议中开始纠缠于“过去”，开始追究是谁的责任，反而忘了开会的目的是要解决问题。放任会议这样发展下去，会议就会变成一个权力斗争的战场，而不是增进沟通、解决问题的平台。

　　所以说，开会的原则是相通的，开好会并不能简单地取决于一两件事情，它是一个系统工程。

　　赖茂生：我认为最大的陷阱是情况不明，例如对要讨论的问题的实质、难度和背景不清楚，对与会者的情况不了解等。在会议中，一旦发生不利情况或者意外，要启动预案加以应对。

　　记者:会议结束后，CIO是否应该进行某些情况的追踪?为什么?

　　廖善榕：开会是为了解决疑难问题。疑要解惑，难要克服，要提出对策。因此，会后进行追踪是必要的。一要追踪会议结束时安排的工作是否落实?二要追踪会上提出的问题是否真正得到解决?三要追踪相关人员对会议本身和会后落实工作的反映?四要从中找到一些规律性的东西供以后工作借鉴。

　　袁天鹏：我的经验是会议结束后，必须要有跟踪。这可以有专人负责，也可以指定汇报结果的期限和方式;对于有连续性的会议，可以在每次开会的一开始，先听取上次会议决议的执行情况汇报。

　　赖茂生：一般来说，会议结束后需要继续跟踪会议决策的贯彻执行情况。因为，了解与会者对会议的看法和意见，以及会议组织者总结会议召开的成功和不足之处，都需要继续跟踪。