理清知识与流程的关系

    要解决上面提到的普通员工及管理者所遇到的困惑，比较可行而有效的方法就要将流程与知识结合起来。那么为什么将知识与流程结合起来能解答上述的问题呢？

    我们知道，流程代表的是企业里工作的流转，可以把它视为横向的流转。但是在横向的流程在流转的同时，其实也有一个纵向的知识流。所谓知识和流程结合起来其实就是将这横向的业务流程流转和纵向的知识结合起来。如果企业里拥有大量的知识文档，但没有很好的与工作流程结合起来，知识终究是放在“柜子”里的某种物品，是孤立的，它的功效就不能得到最大的发挥。我们知道，知识管理贯穿于企业运作的全部，也就是说我们要管理好企业所有的知识，并要将它们依附在流程上，由于有了这些知识的积淀，组织的智商就能得到提高和改善。即知识管理与业务流程之间，是“改造”、“优化”而不是“替代”的关系。经过知识改造后的业务流程能够更好的运作，大大的提升效率，避免错误的再次发生，并且能触发业务创新。

    我们可以对此作进一步更详细的说明。每位员工在进行工作的时候，他可能会查阅以往的文档，在这些以往沉淀下来的知识的帮助下，他能够更快更好的完成任务，同样也形成文档放入了知识库中。但此时新生成的文档和原来的文档已经有了本质的变化，它是经历了知识循环一周后沉淀下来的内容，包含了该员工的思考以及他的一些经验性的内容，其实是依照了“显性知识－隐性知识－显性知识”这条路径产生下来的更新的知识。这样可以不断的完善企业的知识库，同时也在一定程度上留下了员工的隐性知识。我们可以用一张图来表达这样的一些意思：
 

图1. 业务流程与知识流程的融汇

    图中横向的流转代表业务流程，而纵向的箭头则代表知识流。输入的知识流经过员工的加工，变成了输出的知识流——已经是和原来不一样的知识了。如此循环下来，企业的知识资产也等到了极大的丰富，与流程结合后

    所以通过和流程的紧密结合，员工能够知道在本阶段工作有哪些文档可以参考，有哪些专家可以请教，当然这里也包含他根本不知道的文档和专家。另一方面，管理者可以知道各个流程环节上知识的强弱状况，以及知识的存在形式，从而采取相应的措施。

    知识管理与流程管理的结合要做好几件事

    知识与流程的结合是知识管理的一大发展方向，它能够切实的解决流程管理单方面不能解决的问题，同时也为知识管理开辟了一条新的道路。为了能将流程与知识结合起来，企业通常要做好几件工作。

    首先，要能建立起企业的流程体系，清楚的知道企业里面有哪些流程，它们是怎么流转的，还包括流程的管理维护机制。这是最基础的工作，只有清楚的定义了流程才能将知识与流程结合起来。

    其次，在知道企业流程的基础上，我们就可以沿着流程对知识进行清理了。它的目的就是要清点出在流程的各个环节上有哪些知识，它们存在形式是什么样的，各领域的知识的强弱状况如何，并根据不同知识领域的特点，形成每个领域开展知识管理的方法。
再次，在系统的梳理了企业各流程中的知识后，要建立知识与流程相结合的更新维护机制，保证有专人能负责各个流程上知识的管理，实现动态更新，形成相对于流程的纵向知识流，不断的充实企业知识库。重点保证20%最有价值的知识能够和流程紧密结合，直接支持工作的开展。

    最后，选择一套合适的软件系统来实现这一管理思想。这套系统除了要具备通常知识管理系统所拥有的功能外，最好能够在定义工作流转的同时和相关的文档及专家相关联起来，从而使员工在每个工作节点上都获得最大的资源。

    通过这样一些工作，把知识与流程很好的结合起来，更大限度的实现流程管理及知识管理的价值。

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