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ERP选型实话实说

    不可否认,有些供应商在对待二次开发的问题上,把客户当作白老鼠做实验。其实只要需求提的清楚,出的起钱,技术都不是问题,但你等得起吗?选型要比产品,看产品功能与企业业务的匹配度怎样,但比较下来你会渐渐感悟到,软件可以比,但其实又没法比。买ERP不同于买手机,手机功能都有参数,拍照是多少,铃声是多少,比较起来一清二楚。ERP是软件,体现的是管理思想,没有统一标准,只有表现不同,关键看你关注什么。选ERP够用就好,要系统的观点看问题,有的产品可能单点上不是最好的,但总体上是最合适的。选型过程要认真,但不要较真。有的企业吹毛求疵,把简单问题复杂化,越选越复杂,最后无所适从,哪个都不满意。

    圈定目标ERP供应商后,执行过程一般都要经过需求调研、产品演示、典型客户参观、服务介绍等几个环节,层层筛选出最终供应商。在这之前,企业要将业务需求、评价标准界定清楚,并以书面形式写入范围说明书。ERP的实施主体和使用对象是业务部门,所以,选型团队要抽调各业务部门骨干,并在项目章程中得到正式授权。很多企业在没有了解产品之前,不知道如何提炼需求,因为企业中既懂业务又懂ERP的人少之又少。需求可以提很多,要多少就能提多少,也可以提很少,只把企业最关注的、最重要的需求列出来。选型要认真,但不要较真。根据二八原则,只要把握核心需求即可。笔者见过有的企业吹毛求疵,纠缠于细枝末节,把简单问题复杂化,越选越复杂,最后无所适从,哪个都不满意,致使选型久拖不决,贻误了发展的大好时机。另外,随着选型团队认识的逐步加深,需求范围以及评价标准难免会有一定变化。项目经理在监控项目上要明白,变更无法避免,再小的变更请求都要以书面形式提交,并且走完整的变更控制流程。

    产品演示各家供应商轮番上场,企业看得眼花缭乱。笔者咨询过一家制造型企业,由于选型人员的基础不一样,关注点不同,花的功夫也可能不同,对各家系统的认识不能达成统一。该企业决策者日常事务缠身,又无暇实际参与其中,不了解实际情况,结果每次开会是七嘴八舌、议而不决,最后企业决策者决定干脆推倒重来,让各家供应商重新调研和演示,选型人员和供应商都叫苦不迭。为了不做无用功,笔者建议供应商和该企业达成一致,产品演示前将主要需求框好列成表格并请企业决策者签字,只演示需求列表要求的内容,而且演示时决策者要在场,不在场宁肯不做,满足哪条需求当场就在表格相应栏后打勾,从而较好地规避了选型中的混乱和随意。其实,选ERP够用就好,要系统的观点看问题,有的产品可能单点上不是最好的,但总体上却是合适的。产品功能覆盖企业的需求面有多大,能否较好地满足核心需求,这才是选型团队在产品演示中重点关注的,而没有必要苛求面面俱到。该企业决策者质问选型人员,产品看了一遍又一遍为什么还区分不出优劣高低,为什么对系统还是一知半解?其实,ERP可以比,但又没法比。买ERP不同于买手机,手机功能都有参数,拍照是多少,铃声是多少,比较起来一清二楚。ERP是软件,体现的是管理思想,没有统一标准,只有表现不同,关键看企业关注什么。怎样才算对ERP系统真正了解,相信即使是专业人士也不好回答,否则一个顾问什么都懂,就没必要分生产顾问和财务顾问。

    典型客户参观,目的是借典型客户的现身说法,让企业选型团队和决策者印象更深,对供应商及其产品也更有信心。这个典型客户是供应商指定的,它的应用效果不一定好,但至少这家供应商和他关系很好。典型客户参观一般采取座谈形式,或PPT介绍,一般不让参观者进系统查看,就是看了系统企业也不可能知道真实的应用情况。典型客户参观从某种程度上只是告诉客户,已经有人用了这套产品,这客户和自己有多少相似之处,有多少借鉴之处只能靠企业自己判断。主流的ERP厂家在不同行业都有或多或少的典型客户,这不能代表什么,往往企业去参观典型客户从侧面了解到的实施经验更具实用价值。笔者见过一家民营企业,去参观前决策者让选型团队准备了几百条问题,但每次典型客户接待的时间不过两三个小时,要在这么短的时间里将这几百条问题都问清楚几乎是不可能的。后来笔者建议选型团队分业务模块分别提出五个主要问题,由项目经理围绕选择这家供应商的理由,以及实施经验体会两个方面深入咨询,结果有点有面,反而收获更大。

    ERP不同于其他商品买来就能用,而必须通过顾问的实施和服务才能发挥作用。各家的实施服务体系大同小异,企业应该关注的是这个项目对于供应商来讲放在什么优先级的位置。选型企业尤其是项目经理应该掂量一下,供应商的实施团队对调配优质资源的能力有多大?对风险的可控程度有多大?双方能够相互认可、信任吗?至于价格,国内软件不一定便宜,国外软件也不一定就贵,卖几张光盘不值钱,但上升到管理咨询的高度就能价值不菲。只注重价格是短视的表现,企业如果把价格压得太低,对方一定会在后面的实施和服务上挤回来。

    以上仅仅称得上选ERP的技术层面,中国国情决定了实际操作中要考虑的还远远不止这些。有的企业选型时不得不考虑客户的推荐或指派,还要经受各种关系户的人情压力。选型没有固定的模式,最后的选择必定是各方力量博弈、利益平衡之后的结果。并不是所有的客户都是上帝,最终是否合作在于双向选择。也有种特例,供应商在了解企业后决定放弃投标,这是因为该企业的信息化建设环境太差,经过分析实施风险太大,如果项目做不下去、尾款收不回,无疑会增加一个失败案例,也给竞争对手留下把柄,所以供应商选择宁肯放弃也不愿失败。

    合同的签订并不是选型的结束,经验教训总结是项目收尾阶段非常重要的一项工作,这为后面的信息化建设积累组织过程资产。费了这么多心思,最终选择的ERP就一定能实施成功吗?不能!所有的选型技巧都不能保证所选的ERP就一定是能实施成功,只是能够提高成功实施的概率。这又回到如何定义ERP成功的老问题。简单地说,如果系统每天都在用,系统帐和实物帐同步生成,数据是对的,大家相信系统,而不是千方百计找茬不用系统,这就是成功的。整个企业的有效管控一定是平台+管理,ERP系统只是平台,配套的管理必须跟上,这样才有血有肉,否则上ERP也只能是管理者想当然的冲动罢了。

 

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