【IT168 信息化】台湾小吃闻名遐迩，这股“吃”的智慧也反映在食品工业上。不论饮料、食品等，产品种类和口味繁多，因此，市场竞争特别激烈。但是，味丹企业是少数能够屹立不摇50载的台湾地区5百大企业之一。让味丹持续在食品市场上占有一席之地的关键优势，是味丹对台湾食品市场态势的反应能力。由于味丹仍是未上市公司，味丹经营高层不需征求股东意见，就能够快速决策来因应各种市场改变。味丹企业信息部经理陈清贵正是让经营高层，实时掌握各种决策信息的幕后功臣。他一手建立了味丹的信息环境，让味丹能够发挥出最大的应变力。 

       味丹的应变力首重反应速度。在竞争激烈的食品市场中，对手推出任何新的销售项目，味丹若没有马上推出相应方案，就会失去市场。因此，该公司的经营高层非常要求IT的反应速度。例如邮件系统，超过5秒钟没有反应，五分钟内上司就会打电话关切了。

只开发必要的定制化功能，保留作业弹性

       然而食品市场的商业活动相当复杂，市场应变力不只讲速度，还需要弹性。信息系统要能协助企业适应竞争所需的各种商业活动，因此，不易标准化，定制化需求很高。陈清贵的作法不同于一般企业的方式，他并没有投入大量资源从事定制化，而是采取只开发必要功能的策略。

       陈清贵认为计算机软硬件资产价格高，折旧速度快，不需要开发再使用率低的功能，他的策略是只有针对“经常发生，可以标准化”的作业，才进行计算机化。例如，他为业务人员建置了PDA销售辅助工具，不论业务人员执行哪种销售项目，都可以用PDA带着客户数据。到客户端作业时，用PDA直接离线填写销售作业共同的日报表，回来再上传回公司服务器中即可。因为，业务人员不需跑完所有客户后，才回公司填报表，让业务员比过去提早了2个小时下班。

       只开发必要的功能，其中有一个重要的目的是能保留作业的弹性。系统只提供最基本的共同需求功能，而作业中难以标准化的部分，就由业务人员自己处理。例如建置一套企业共享的档案储存系统，业务人员再依不同项目需求，自行制作销售项目所需的各种信息和档案，不需受限于特定系统的销售项目模式中。

采取就源管理策略，避免增加使用者负担

       然而，为了保留弹性，而只开发必要的信息系统，使用者还是得自行负担大量工作。陈清贵进一步采取“就源管理”的原则来开发信息系统，让使用者只需完成既有分内的工作，即可达到企业内信息共享的效果。

       所谓“就源管理”就是让每一个员工，在所属职位点执行业务时，就能完成他需要做的所有工作。这不同于一般企业建置ERP系统时，所考虑的“就源输入”原则。“就源输入”只是强调设计信息系统时，让系统所需的信息，在产生的源头，一次输入完毕，减少事后输入的作业。而“就源管理”则是从工作的角度，而非数据的角度来看，让工作在哪里发生，就在哪里完成。

       用“就源管理”原则开发信息系统的目的，就是要让每一个人透过系统，只需做完该作的事情，不需要多作无关的工作，就能将工作的成果，透过系统分享给公司的其它人。

       陈清贵用出货管制作为例子，进一步来解释他如何运用就源管理的原则。

       味丹现行出货流程中，只剩下最后一段还未善用就源管理原则。虽然每个作业阶段的自动化程度很高，但最后一段作业尚未完全自动化，作业时易发生疏漏，轻则延误出货信息的传递时间，严重甚至可能发生帐务登录错误，影响各式报表数据的正确性，也无法让上司实时掌握最新信息。

       味丹目前产品出货的流程中，载货司机先到业务部门领取货物提单，再到仓库提货。仓库管理员依据提货单点交货品，由仓库门口的资财部进行核对，核对无误后，资财部人员才会将给客户的送货单，与业务部门开立的发票交给司机。等司机要出工厂大门时，警卫会比对放行条与送货单上的车号，确定载货车辆能够离开才放行。待车辆离开后，警卫再通知业务部门登录这次出货的应收帐款记录，完成一次出货作业。

       整个出货流程中，味丹已经完成了九成的自动化计算机作业。从司机领货到出门前，每个阶段的作业人员，都只需执行自己分内的工作，业务人员就能在系统中，看到货品逐步点交出厂的纪录。

       然而在最后一项警卫通知业务部门的作业上，还没有完全自动化的辅助方式。为了缩短放行条纸本的传递时间，味丹信息部开发了一套系统，让警卫将放行纪录输入计算机，以便让业务部门迅速得知货物出厂的时间，进而能顺利建立应收帐款的记录。但是实际执行时，警卫为了作业方便，或是同时还需执行其它工作，并没有在每一次货车离开大门后，就立刻输入数据，而是隔一段时间，才整批输入已经放行的车辆记录。