审慎的外包机制，解决NPO人力不足的问题 

       这次系统的大转移，也让台湾血液基金会确立了现在很多IT相关管理上的机制，其中很重要的就是善用外包解决血液基金会IT人力不足的问题。涂玲珍表示，因为台湾血液基金会是一个NPO，所以薪资与福利没有办法像私人企业一般，提供足够的吸引力，例如股票分红、特别奖金等。这也使得IT人员的流动率相当高，平均2～3年就会离职。“我发觉这样下去不行，信息部门变成总是在做教育训练与系统的交接，这对我们IT系统来说风险相当高，所以后来我们决定以外包的方式，养少一点IT人员。”涂玲珍说。

       现在台湾血液基金会多数较大的系统几乎都以外包解决，这也使得他们对于如何选择外包的厂商，有自己的一套心得。举例来说，涂玲珍都会要求厂商在未得标前就先提出合约，以确立双方的责任与义务。“外包不见得大厂商就是好，但是最重要的就是与厂商间的责任与义务如何厘清，之所以要求厂商在得标前就拟出合约，也正是为了解决这个问题，以免以价格得标后，双方的责任义务无法厘清，反而让外包系统问题百出。”涂玲珍说。

       此外，和厂商签订驻点维护的合约也是弥补专业人力不足的重要手段。以现在台湾血液基金会的状况为例，目前就有4位驻点人员提供系统的维护服务。涂玲珍说：“这样的做法虽然费用会高一点，但是相较过去教育训练和人才不断更换的风险来说，降低了很多可能的风险。”

       目前台湾血液基金会每个月约要花费130几万元在外包和驻点人员维护系统的合约上，而在外包厂商的征选上，也十分重视使用者的需求。IT部门的人员负责的是评估系统的稳定性、技术能够支持的程度等不同的技术相关问题。“如果厂商在和你洽谈的时候，就换了不少个人，技术支持的团队每次来的也是不同的面孔，那他们未来的技术支持就很可能无法做到专属的单一窗口，像这样在这部分的评分我们就会扣分。”涂玲珍说。

       而在系统接口的使用方便与否，则会在征选外包厂商时，就将使用者纳入评估的小组中。“其实平常开会的时候就可以发现哪些部门的哪位同仁，对于这些问题特别热心，一旦该部门相关的系统需要征选外包厂商时，就会找来这样的使用者，由他对于厂商提供的使用界面提出看法。这些都会纳入我们对外包厂商的评分机制中，最后再选出最高分的厂商。”涂玲珍说。

       对于像台湾血液基金会这样的NPO来说，外包的机制之所以会发展的如此完善，其实最主要就是为了解决其IT人力需求的问题，由于不容易留下好的开发人员，所以对于涂玲珍来说，如何善用外包，减低信息系统发生问题的风险，与开发新的所需系统，就是重要的课题。这也是值得许多企业与NPO参考的做法。其中最特别的就是，血液基金会中有一套针对外包的评分机制，且不光是以技术面的支持度、系统的稳定性等来评分，也会邀请每个部门中阶的主管，或是实际的使用人员，共同在外包厂商评分的阶段就一同针对使用接口做评分。“其实找中阶左右的主管参与评估最合适，因为如果找各部门的主管，很多实际上操作的问题会不容易发现，所以我们都会找实际上使用的人。”涂玲珍说。

       近几年，涂玲珍又将开始翻新台湾血液基金会的各项系统，包括全国血液数据库、服务捐血人相关的互动系统等，这些都将主要以外包的方式进行。对于像台湾血液基金会这样的非营利组织来说，外包反而是确保他们系统稳定的重要方法。涂玲珍可以说是找到了在NPO之中，IT外包与自有人员间分工协调的平衡点，找出了NPO的IT所该有的生存之道。