二、 系统跑的正欢，却发现基础数据有严重的错误。
    三分软件，七分实施，十二分数据。这是专家们对ERP项目实施方法论的高度总结。从中可以看出基础数据对ERP项目的重要性。但是在实际工作中，我们往往会遇到系统跑的正欢，却发现基础数据严重错误的情况。这是继项目管理员跳槽的第二大后院起火事件。

    如笔者以前给一家企业实施ERP项目的时候，就遇到这种情况。他们有一个泡壳的原材料，是存放在包装材料仓库中的。但是由于其价值比较大，在统计材料成本的时候，确是计算在零件成本中的。但是企业用户在产品基本信息整理的时候，没有发现这个问题。他们将原材料分为包装材料与零件两部分。而仓库也对应的设置为包装材料仓库与零件仓库两个仓库。在产品信息导入到系统中的时候，就是按照这个关系来导入的。后来在系统模拟运行的时候，成本会计就发现了问题。系统中产品的零件价格要比实际的低，而包装材料成本却比实际的要高出不少。

    经过一番查找与分析，才发现是这个地方出了问题。由于现在系统已经处于模拟运行阶段，即最后的冲刺阶段，却发生了这种后院起火的时间，让大家都有点措手不及。最后，根据企业这个实际情况，为了最大程度的减少损失，笔者只好采取了一个折中的处理方案。即将泡壳这种原材料，在设置产品类别的时候，设置为“辅助零件”，并为这个产品类别设置默认仓库为“包装材料仓库”。然后在统计成本的时候，将其与零件统计到一起。这虽然从数字上解决了问题，但是将辅助零件存放到包装材料仓库，总觉得有点别扭。不过从当时的情况来看，这也是最好的处理方法了。即使如此，由于涉及到的原材料数量比较多，最后企业还是抽调了很多人员开了一个夜班才将这些内容调整过来。虽然最终没有给ERP项目带来很大的损失，但是也让我们吓出了一身冷汗。
从这个事件以后笔者学乖了。在整理基本资料的时候，不是一个部门的事情。上了ERP系统之后，各部分数据都是高度共享的。也就是说，每一个基本资料跟各个部门都有紧密的联系。

    防止以后发生类似的错误，笔者建议企业项目管理员，在整理某个基本资料的时候，如产品基本信息，最好先列一个固定的格式，如利用Excel表格先将基本资料的格式固定下来，哪些字段是必须填写的，哪些字段会对其他作业产生连锁反应等等。然后向各个部分进行确认。根据笔者的经验，每个部分流转下来，原先定义的基本资料格式会有60%以上的改动。可见单靠一个部门在定义基本资料的格式，并不能够反映出各个部分的实际需求。最后的结果肯定是在模拟运行甚至在系统上线之后才发现基本资料的不足。在最关键的时刻，后院起火，会阻碍ERP项目的正常上线。