员工离职─但数据不能跟着带走

    谈到裁员，IT科技现在所要触及的领域，比起应用刚萌芽时的2000年要多上许多。Rockwell的CIO Jackson说，这简直变成IT不能承受之重。

    在成本撙节中，最难做的是切断被遣散同事的权限。他们应该不可以再存取公司网络和本机应用软件，设备要收回、清理再重新部署。这不只是担心情绪失控，也是基于法律层面的考虑。和网络泡沫化当时不同的是，现在智能型手机和拇指碟非常普遍，你可以把32GB的数据存在黑莓机记忆卡里带走。就算机器打包好，这些装置也可以放进口袋随着员工离去，这的确是公司机密一大隐忧。低估了数据和装置回收的重要性，小心公司哪天就会吃上官司。

    专研劳工与劳资法的

    Fish&Richardson律师Stephen Fox，最近就对离开客户公司跳槽竞争者的高层提出控告。它的客户宣称，这名主管要是没有使用Fox客户的商业机密，是不可能履行新职的。Fox说，虽然主管不是遭到资遣的，但HR和IT部门在他离职时做的处理，就足以令其他公司引以为戒。

    这名主管离职时，IT就封锁了他存取公司网络的权限，但忘了终止他将公司e-mail转寄到他私人黑莓机的程序，因此他还是可以开启所有e-mail。切断公司数据访问权限必须又快又彻底，他说。忘了关闭账号或任何一个疏失，都能使你有朝一日，得在法庭上证明你全心要保守该保守的秘密时百口莫辩。

    Rockwell对手机管理相当严格。Jackson说，员工只能使用公司分派的黑莓机，而且得受到IT的严格监看。私人手机不得下载公司资料。至于可携式硬盘，IT和法律部门则倾全力教育员工什么可以下载，什么不可以，但是”你不可能100%什么都知道。”为了解决拇指碟泛滥的问题，HR只好明文规定，离职员工不可以带走任何公司数据。

    Rockwell去年秋天裁掉600名员工，IT当时设立了指挥中心，以确保没有东西被偷渡出去。人资和IT部门合作，在主管宣布坏消息几分钟后，就将离职员工连网权限撤除，Jackson说。

    IT部门会针对每名被资遣员工，核对来自3项资产管理系统的报表，以确保所有公司的手机、笔电和其他装置都全数归还。

    他们所有设备皆齐全，不过，如果资产管理系统只有一套，效率就会更高一点。现在公司已经开始加以整合。资产管理系统是确保IT能搜集到所有该搜集的资料的关键，Harvey Nash的Frazzetto说。

    设备本身很重要，它上面的数据更宝贵，她说。每位CIO都有自己裁员时防止数据外泄的偏好方法。Arch
Coal裁掉重要员工时，账号不会立刻被删掉，而是主管会把员工叫进会议室，告诉他被资遣了，此时大楼另一角落的IT部门会改掉此人系统密码。这样寄来的电子邮件就不会被弹回去，而是由主管看过之后，在必要时交给接手的同事，Abbene说。而”职位敏感”的人收拾个人物品时，通常有主管或HR的人监看，以防止任何可携式硬盘被带走。若是Abbene的员工，则是由HR的人执行员工解职任务。”通常会从HR而非从我口中得知。”他说。Avnet CIO Phillips说，小心为上。IT可以神不知鬼不觉地关闭其他使用者的权限，但在面对同事时，他要求员工，”要诚实且保持尊敬，可以让他们继续走下去。”

    这种工作越快越能将伤害降到最低，Jackson说。”从公司角度或人道角度来看，都是事不宜迟。”

    滴水不漏

    Fleetwood的IT部门工作负担再重不过。现在他们什么都要做：关厂、整合办公室、把员工迁到新的地点，再请美、墨两地的工人回家吃自己。

    为方便管理，IT部门把每件事都当成单一项目来处理，在Oracle、Siebel客户关系管理软件上开需求案。每个项目包括6项Smith认为很重要的类别：整个工作时间表、网络硬件、PC硬件、应用、安全及Sox分析。每项项目他都会给业务部门经理一周一个报告，说明每项类别的完成比例。

    Smith之所以觉得Sox很重要，是因为上次不景气时这个问题还没有冒出来。Sox法案的宗旨是为了防止导致2002年经济衰退的金融诈欺卷土重来。这次不景气中，企业疲于自救，有时法规并不是最优先任务。员工被砍了，主管手上工作更多。例如，由于人手不足，现在会计帐务员也得接下设立厂商账户的工作。但兼任工作是违反”职能分工”（segregation of duties）的规定，因为不可以有人掌握整个业务流程。

    在Fleetwood，IT部门就必须慎防这类风险，因为其他经理都忙着整合工作。”我告诉我的同仁，从写程序的到业务分析人员一定要留心控管的问题，如果看到任何可疑事情，请尽速通报。”

    一旦人员完成迁移，工作决定好后，他和IT部门就会把相关流程和系统讨论一遍，看看有没有任何问题。

    如果有发现问题，有时会以技术方法解决─像是变动交易的顺序。如果还不成，IT就会找来业务单位，看看是否有需要变更流程，他说。

    Smith也会用软件来执行”职能分工”，不过没有发现任何不妥。他建议其他CIO在任何组织变动时，都要谨记Sox法案，尤其在裁员一片慌乱时。”唯有这样你才不会搞出麻烦。”

    在Rockwell，Jackson的部门则以Microsoft Project和Excel来追踨整顿工作，检查何时完成什么事：搜集硬件、移除软件、把硬盘重新格式化、重新部署、把机器拿去卖或回收。”做这些事的，往往是公司在收购或合并时派去做事的同一批人，现在只是顺序反过来而已。”他说。

    为复苏做准备

    若能依计划瘦身，就能节省成本。在Avnet裁员后，多的计算机和笔电就腾出来了，Phillips说：”我们第一季花在PC上的费用降到有史以来最低。”而Fleetwood以前每年要花100万美元来更新PC。但因为关厂和裁员的关系，现在公司相关的开销，是过去3年的”九牛一毛”，Smith说。

    此外，Smith也预备将主要制造业系统，从VMS软件平台搬到Oracle、JDEdwards及Siebel上。Fleetwood最晚都能在预定日期完成。”虽然很讽刺，但转换的非常好的时机却是不景气时，因为活动甚少。”他说：”这比较便宜，而且要转换的工厂也最少。”

    不过就算IT瘦身工作不多，而且也看到节省的成本，不过似乎还不够。有些经济学家并不认为今年内经济会大幅复苏，即使欧巴马政府和国会推动了减税、创造就业及其他振兴方案。

    Fleetwood也在等待黎明。该公司因为市值连续30天以上低于纽约证交所规定的2,500万美元，已经遭到下市命运，现在打入全额交割，股价只有几美分而已。

    不过Smith仍然深具信心。”我在制造业超过35年了，我碰过好几次景气衰退。我知道，我们必保持信心，全神贯注。只有这时候你才知道，你是不是有管理能力。如果你没有跌入过险境，你不知道你有多少事不懂。”

    当Fleetwood Enterprises的IT部门员工接管被资遣员工的工作时，IT副总裁Larry Smith非常小心地监督相关事宜，以免触犯沙宾法案。

    当Arch Coal于2007年，把西维吉尼亚州的煤矿卖给了Alpha Natural Re-sources。CIO Michael Abbene从圣路易市总部派了一个团队，连同当地支持外包厂商的3个人，一起到西维吉尼亚州去检视所有IT的相关交接工作。

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    不景气公司想撙节支出，利用IT协助正确判断怎么省最有效益，是CIO证明自己价值的方法之一。

    “找出最有效的方法带公司走出不景气，CIO可以一举成为公司的英雄。”Harvey Nash技术解决方案副总裁Anna Frazzetto说。

    好的商业智慧可以决定不同模拟情境的影响，年营收180亿的科技通路商Avnet CIO Steve Phillips说。

    去年因为企业IT设备及电子零组件市场需求疲软，Avnet的业绩和利润每下愈况。当接到公司命令要节省1.5亿的开销，该公司想从汽车支出，包括在外奔波的业务的哩程补贴上开刀。

    利用SAP Business Warehouse及Business Objects工具、人力资源和会计部门和IT合作开发报表，可以按员工、地理区域、月份和支出型态来检视差旅费用。分析这些信息后就可以调整Avnet政策，Phillips表示到目前为止已省了30%哩程或其他汽车补贴的成本。

    例如，现在是根据使用量和职务类别来定义汽车补助，他解释。该公司”如何运用商业智能系统协助产生降低成本的可行计划，已获得赞扬。”

    “找出最有效的方法带公司走出不景气，CIO可以一举成为公司的英雄。”

    -Harvey Nash技术解决方案副总裁Anna Frazzetto