第6步：发送RFP

    一旦完成了RFP的编写，就可以将其发送给那些经初选认定具备竞标资格的供应商，并给这些供应商预留2～4周的时间对RFP进行回应。在此期间，供应商会不断对RFP提出一些疑问，必要情况下，项目组需要就此对RFP进行修改，并以正式的形式统一告知所有竞标供应商。但在方案建议书提交日期到来之前的2-4天，应停止对RFP的任何调整，以利于供应商整理出稳定版本的建议书并打印制作成正式投标文件。

    ●Tips：对功能需求的描述是RFP中工作量最大的一部分，也是关键部分之一。规范的做法是在RFP阶段就应尽可能将需求完整地整理出来。如果试图将需求分析工作在项目启动后交由供应商完成，不仅会导致签署合同时双方无法提交有实际意义的项目验收标准，同时还可能造成企业的一些个性化需求被供应商在实施过程中模糊处理。当然，在签署合同之前，企业仍可以对RFP中的各项内容进行必要的调整，但不宜改动太大，否则会影响选型进程。

    第7步：方案建议书评估

    供应商在正式提交方案建议书之前，企业需要制定一个评估建议书的标准。通常的做法是创建一个电子表格，将RFP中涉及的所有关键条目提取出来分类排列，各个条目根据对企业的重要程度而指定不同的分值权重。

    对于报价，在这个阶段的评估中权重不宜过大，因为价格的灵活性比较大，在后期的商务谈判过程中一般都会有所变动。但报价必须在建议书里予以明示，因为这个报价将会成为未来进行价格谈判的参考依据，不至于供应商毫无根据、漫无边际地进行价格调整。需要注意的是，并不是报价越低，该项得分就越高，而是应该在企业事先拟定的项目预算基础上，框定一个企业认为合理的报价范围，在这个范围内，报价越低，得分越高。

    ●Tips：项目组每一个成员都应参与对项目建议书的评估，而且最好是分别进行，避免互相影响。项目组与供应商的沟通接口应该一致，评估中遇到的任何问题应提交项目组负责人或其他指定人员协调解决。项目组各成员在指定期间内完成评估工作后，就应以会议形式总结与讨论评估情况，并确定哪些供应商可以进入下一轮竞标，并为这批供应商安排系统演示的大致日程。无论是对获得机会的供应商，还是被取消下一轮竞标资格的供应商，项目组都应该正式通知对方，并要做好为那些失去机会的供应商提供合理解释的准备。

    第8步：系统演示

    系统演示为企业与供应商创造了面对面的沟通机会。在演示前，项目组应将所关心的问题以及一些与企业情况接近的演示数据整理提交给供应商，并要求供应商按照企业要求来准备演示内容。项目组所有成员都应参与系统谈示，因为不同的组员关注的问题往往不一样。由于给供应商安排的演示时间比较紧凑，在演示过程中，项目组成员应该准备好在适当的时候就一些关键问题进行提问，但不要太关注每一个细节。一般而言，每家供应商的演示、供应商与企业的交流以及项目组对供应商的评估几个环节需要的时间往往会持续一整天，否则无法达至懒期效果。

    ●Tips：对供应商系统演示效果的评估主要基于两个标准：RFP阶段的评估标准以及供应商对企业预先提供的演示用例的满足程度。多数时候，供应商在企业面前所表现出来的职业素质也会成为影响评估结果的一种重要的非量化因素。

    第9步：联系供应商的典銎客户

    在与保留下来的供应商进一步接触之前，项目组应该从这些供应商所提供的客户名单中挑选4～5家典型客户进行联系。与哪些客户联系，事先不必通知供应商，以免该供应商与客户之间事先达成默契。与典型客户联系之前，项目组需要准备一系列所关心的问题(当然，也是那些典型客户愿意回答的问题)，有针对性地进行沟通，问题可围绕客户的eHR系统应用背景、系统功能、实施效果、系统维护与应用情况、系统对需求变化的适应性、后续服务水平以及对该供应商的综合评价等方面展开。

    ●Tips：与典型客户的沟通结果将成为最后决策时的一个重要考虑因素，因此要特别注意这些典型客户表达的意见，当然，也要对他们有所保留的部分进行认真分析和判断。

    第10步：拜访供应商及其典型客户

    拜访供应商一般能达到两个目的：对供应商的实力做进一步判断；对第一次系统演示时被忽视或未给出满意答复的问题通过系统再次演示做进～步求证。

    项目组可以要求供应商提前准备如下一些资质材料，以备前往拜访时查看：

    ☆营业执照

    ☆由银行开具的资信证明

    ☆近3年来的经营业绩以及eHR业务的经营业绩

    ☆员工数量及组成情况

    ☆近期资产负债表

    ☆软件产品版权认证证书

    ☆其它有利于体现供应商实力的资质文件

    在拜访供应商之前，还应要求该供应商联系1～2家典型客户以供参观，这1～2家客户最好是在项目组事先已经沟通过的典型客户名单范围之内。在现场可以感受企业规模与业务模式与自己是否有可比性-并通过实际用户对运行系统的介绍，进一步判断该系统的功能是否满足或接近自己的需要。项目组还可就供应商的实施、售后服务等问题与客户再次确认。

    ●Tips：几乎每家供应商都会与几家固定的客户达成某种默契，以便向需要参观的潜在客户开放。项目组在参观这些客户时，大多数时候都只能得到对供应商的正面评价，而一些潜在的问题经常会被掩盖。建议在项目组与典型客户的交流中，供应商代表应尽可能回避，这样项目组在询问一些敏感问题时，客户不至于因碍于情面而无客观解答。

    第11步；调整方案

    通过与供应商及其客户的现场沟通，项目组将会对RFP再次进行补充与调整，并要求供应商在方案调整中进行答复或确认。

    对所有走到这一步的供应商而言，对调整后的RFP的响应基本上成了他们最后的机会。除了报价之外，供应商对其他部分内容都能相对容易地做出最大限度承诺。由于报价的尺度很难把握，企业此时最容易利用“过度招标”的策略引发价格竞争。事实上，在合理的范围内通过供应商的竞争来降低项目成本是正常的商务策略，但“过度招标”在绝大多数情况下都被证明是不明智的。在有些时候，企业甚至可能还需将预算适当调高，以确保供应商的努力能得到合理的预期回报，并最终实现双赢。

    第12步：最后决策

    对供应商及其客户的拜访结束后，项目组事实上已经对供应商进行了排名，如果这些供应商在最后一次方集调整中没有出现明显失误，经过对方案的再次评估后，上述排名基本上不会变化。如果业内知名的供应商明显优于其他几家，则可以邀请该供应商进行合同谈判。但这并不代表其他几家供应商完全丧失了机会，当合同谈判不顺利时，其他几家供应商就有了新的机会，因此在没有正式签署合同之前，不要将机会的大门对其他供应商关闭。

    当项目组做出了最终的决策，漫长的选型过程基本告一段落。需要记住的是，选择了正确的供应商只代表整个项目向成功的方向迈出了第一步，更大的挑战还在于后续的项目实施过程。