【IT168 专稿】虽然在管理学上，企业应该先检验，再入库。但是对于绝大部分企业来说，在原材料到达的时候，做不到这一点。由于原材料数量多，企业无法做到在入库前进行一一检验。即使企业能够做到这一点，但是由于需要花费比较多的时间，所以，供应商的货车也等不及。为此，根据笔者了解，绝大部分企业在原材料管理上，都是先入库，然后再检验（包括发料检验与生产线检验）。检验不合格的产品就是验退件。把检验不合格的产品再移拨到不良品仓库，然后有仓库或者采购部门统一退回给供应商。

    验退件作业在ERP系统中，起着承上启下的作用。通过物料检验单据，把验退件转移到不良品仓库；然后再通过验退件退回作业，把验退件退回给供应商。与此同时，更新采购订单的已收数量，方便供应商补货与企业收货。这就是验退件退回作业的基本思路。具体来说，验退件主要完成四大任务。

    任务一：关联采购订单，更新已收数量
    当企业发现供应商送过来的产品不合格时，他们往往会采取三种处理方式。一是在企业中进行返工，其返额费用直接从货款中扣除；二是退回给供应商，然后向其他企业采购；三是退回给供应商，让其重新加工或者提供新的原材料。实际工作中，可能第一种与第三种的处理方式更加常见。

    笔者这里以第三种处理方式为例，谈谈验退件退回作业是如何在这里起到承上启下作用的。
    首先，在制作验退件退回作业时，务必要跟原有的采购订单进行关联；或者说，干脆从采购订单或者进货单生成验退件退回单据。这主要是因为在验退件审核时，要更新采购订单中的已收数量。如当采购订单数量为500件，已经收货500件。若在验退件退回给供应商时，没有更新这个已收数量。则系统就会认为这张采购订单已经结束。后续若供应商再次送货过来的时候，企业用户就无法在系统中收货了。

    其次，有利于在报表中对于不良品的追踪。对于这些退回给供应商，又要让供应商补货的原材料，企业也要进行追踪。若在验退件退回单据中，把它跟采购订单关联的话，则系统中导出的采购订单未结案报表中，就会显示相关的内容，以方便用户对这些验退件补货的追踪。

    所以，验退件退回中，把验退件窗口跟采购订单窗口进行关联是非常有用的。在系统中，用户可以通过单据性别设置，让验退件单据在审核的时候，核对采购订单。如果采购订单不存在就会提示错误信息。笔者在给企业实施这个作业的时候，就是这么建议用户的。

    任务二：验退件可转换为调货单
    正如上面所说的，发现不良品后，把验退件退回给供应商，并让供应商补货这是最常见的处理方式。此时，若直接把货退回给供应商然后再从开进货单收货会增加一些工作量。如第一次进货单需要生成一张应付帐款单据；然后验退件退回单据要生成一张扣款单据；后续的补货进货单又要生成一张应付帐款单据。如果这三笔业务在同一个月发生，还好处理。只要同时选择这三张单据，系统会自动进行对冲并计算最终的应付帐款。可是若不在同一个月发生，那么就凭空会增加不少的工作量。

    为此，ERP企业就可以企业的实际工作模式，设计出了一个验退件调换的作业模式。即企业把验退件退回给供应商时，不做退货处理，而是做调货，从供应商那边掉一批货物。如此的话，企业在结帐的时候，就只需要利用进货单就可以了。当然，为了企业资金安全，仍然需要进行相关的控制。如在根据采购订单或者进货单开立验退件调换单据时，只要这张单据一审核，就会在采购订单或者进货单上加把锁，防止他们生成应付帐款。然后在供应商送货过来后，企业用户再对其进行解锁。如此，就可以省去很多的工作量。

    如果企业不良品的处理方式已跟供应商补货为主的话，则可以通过这个验退件调换方式，提高工作效率，让企业物料控制更加严谨。