什么是IT管理的5S哲学?
 

    CIO要尽快减少成本，避免做无用功。事实上，减少IT浪费不但是CIO工作中的重要部分，还是评估CIO的重要指标。

    那么我们怎么才能发现IT浪费呢？有很多种方法可以发现IT浪费，例如流程法、价值流分析法、系统工程法等。这里我们说说最简单，也是很多人了解的5S法。5S的哲学内容很简单，风靡日本企业的5S管理方法从字面上是指5个以“S”开头的日语词汇，分别是：清理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、整洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）。

    5S第一步：把要和不要的东西分开
    减少IT浪费的第一步当然是从最容易的方面下手，正好大量的IT浪费往往隐藏在维护多余的软硬件当中。因此，推进5S的工作第一大步骤，是推进前三个“S”，即清理、整顿、清扫。

    清理，就是要明确哪些东西是有用的，哪些是没用的、很少用的或已经损坏的。把该处理的就地处理，该舍弃的毫不可惜。特别是电子垃圾，因为这些可以让工作效率大打折扣。整顿，就是要对每个清理出来的有用的IT设备、电子文件，有序地进行标识和区分，以保证随用随取。听上去整顿很简单，但从我的经验来看，其实是很仔细的工作。比如将废弃的IT设备及时处理掉，将有缺陷的IT设备要及时修理好做备件使用。清扫简单说就是做彻底的大扫除，在发现问题后及时纠正。清扫与过去大家习惯说的大扫除有一些不同，大扫除只是就事论事地解决发现的IT浪费问题，而清扫的落脚点在于发现IT浪费的源头。用5S的话说，就是在进行清扫工作的同时要进行检查、检视。

    在5S活动中CIO迫切需要清理IT资产管理。例如，清理那些过时的、未使用的或者未经批准的软硬件。查清连接在网络上的计算机设备哪些是有用的、哪些是不太有用的，然后淘汰掉浪费资金的IT设备，如多余的打印机。还有对计算机文件夹的整顿，要养成定期整理计算机文件夹的习惯。最后，就是对软件的整顿，计算机用了一段时间后，计算机里会装很多软件，要常把一些不用的软件清理掉。一旦查到了这些方面，就能很快省下钱来，减少无谓的IT浪费。

    5S第二步：持续改善以保证长期减少IT浪费
    5S管理的要点并非仅仅是纠正某处浪费，5S管理的核心是要通过持续有效的改善活动，塑造一丝不苟的精神，保证长期减少浪费。因此推进5S管理的第二步：是推行后两个“S”，一个是整洁，另一个是素养。

    整洁的基本含义是如何保持清洁状态，也就是如何坚持下去，使有序的工作成为规范的标准，而素养的含义是要自觉地在日常工作中贯彻这些基本准则和规范。5S是建立杜绝浪费的长期理念，如果只把5S活动当成阶段性的IT改进项目，缺少长期执行，浪费仍然还是会浪费。所以，后两个“S”其实是公司文化的集中体现，是要把整顿、清理、清扫的要求通过以制度的形式固化下来，并融入对员工的绩效考核中。

    5S管理的思路是倡导从小事做起，力求使每位IT员工养成事事“讲究”的习惯，当这种氛围形成以后，就能影响和逐步扩大5S在IT管理的影响力，就能最大程度上减少IT浪费。经验证明，在减少IT浪费方面，看起来象是鸡毛蒜皮类的IT管理5S活动，都会使企业有一种脱胎换骨的感觉。