【IT168 信息化】

    作为一家中国中小型电子制造商，天津光电惠高电子有限公司实施ERP的原动力和所遇到的挑战具有中小企业这个群体的典型特征：导入ERP系统的需求来自外部合作伙伴或客户的驱动，实施的难点在于操作人员对系统新流程的适应和保证数据的准确录入，以及对急单、插单等供应链无常变化的快速响应等。在解决这些中小企业常见的问题时，惠高电子采用了自己独特的方法。

    惠高电子成立于1995年，专注变压器产品的设计与生产，产品80%出口国际市场。其设计和生产制造基地在天津，生产以“小批量、多品种”为主，且全部采用按客户订单生产模式。2006年，公司的销售额预计达5,000多万元人民币。

    惠高电子决定实施ERP的起因源于2001年与新西兰一家公司的合资，“合资方提出希望我们能上一套ERP或MRP系统。”惠高电子公司厂长助理李东波回忆说，“当时我们的业务流程全部是手工状态，没有专门的软件进行管理。”除了来自外部合作伙伴的要求之外，惠高电子的业务规模不断增加导致了内部流程管理日渐复杂，公司内部也对导入ERP提出了需求。

    “我们每个月大约要接100多份订单，生产线上同时开工的产品多达70多种，物料品种则有上千种，手工管理的难度越来越大，我们希望能借助一套系统来进行管理。”

    从2002年开始选型到最后确定方案，惠高电子经历了两年多时间，最终选定了神州数码的易飞ERP产品。李东波表示，选择与神州数码合作主要有两方面考虑：首先，它是一家本地ERP软件厂商，对中国本地公司的特点非常了解，在方案设计上较全面地考虑到了本地公司的个性需求；其次，神州数码的ERP方案以生产控制为核心。“我们实施重点在生产管理上，神州数码与台湾领先的ERP厂商鼎新是合资关系，鼎新的方案以满足台湾ODM生产需求起家，对需求多变的电子行业的生产控制和按订单生产方式具有丰富经验。”他说。

    分两阶段实施  降低风险

    方案确定之后，惠高电子很快进入系统的上线和实施阶段。为了降低实施风险，确保系统成功实施，惠高电子采用了分阶段实施的方法：第一阶段实施进销存和财务模块；第二阶段实施生产控制和成本控制模块。“ERP项目对于我们中小型企业尤其是信息化基础较差的企业挑战很大，特别是生产模块失败的风险比较大，为了稳妥起见，我们在第一阶段把生产相关的模块放在计划之外。”李东波说。

    第一阶段从2004年6月开始，主体部分实施大约在同年10月完成，全部完成上线在2005年2月。经过近一年半的系统稳定运行期之后，惠高电子于今年6月启动第二阶段的上线，主体部分包括生产模块的实施在9月全部完成。

    普及与分权相结合  保证数据的准确性

    由于实施周期很短，在系统上线和导入过程中，惠高电子并没有遇到太多麻烦，一切都按部就班地进行着。不过，令李东波没预料到的是，系统实施之后，数据录入工作量比以前手工作业反而增加了，而且系统对数据准确性的严格要求也给现有流程的运作带来困扰。“以前手工修改一个数据或表单非常容易，但上系统之后，如果数据错了且后续流程的部门已经使用了这个数据，需要在系统所有相关流程撤销干净之后，才能进行修改。”李东波表示，这与用户当初对ERP的期望相差很大，“原以为上了系统之后，维护和管理数据的时间和精力会少很多，但实际却相反，使用系统之后，每个部门的工作量比以前反而增加了。”

    但他很快认识到，这是使ERP系统最终发挥效用的必经之路。“使用系统之后，每个部门都需要严格按要求输入数据，虽然录入工作量大了，但数据统计和分析工作却得以简化，而且各部门数据可以实现互通，快速从系统中看到业务运作的实际状况。”于是，李东波开始去跟业务部门每个人进行沟通，告诉他们上了ERP系统并不会必然减少每个人或每个岗位的工作量，但是通过这个系统，数据可以做到更加准确和及时，“我们必须让他们了解，使用系统之后，他们实际上不再只为自己部门构建数据，而是在为整个业务流程构建数据。”

    为保证系统录入数据的准确性，惠高电子采用了普及应用和权限控制相结合的方法，即所有岗位人员都参与数据的录入，然后在系统中对每个人的使用权限进行控制。李东波认为，让所有操作人员都参与系统数据的录入，不仅有助于使ERP知识在公司内部普及化，而且还有助于及时发现流程或数据的问题。“采用专人录入方式，培训工作量和成本可能大幅减少，但如果专人不在公司数据就得不到及时处理，而且专人处理方式也不利于将业务流程与数据紧密结合。”

    惠高电子所有业务部门的人员都可以在系统中进行其所管理的那部分数据录入，采用实名登录的方法。根据每个人的职责范围，惠高电子在系统中设置了每个人的使用权限，并且由部门主管负责对数据进行审核和把关。“系统能对每个人所进行的操作进行记录和跟踪，一旦出现错误，很快就能确定错误源头和责任人。”李东波表示。

    采用手工干预  解决订单变化需求

    面向订单的小批量、多品种生产是惠高电子生产的突出特点。在应对客户订单快速变化的挑战上，李东波认为选择神州数码的易飞产品是一个明智之举，“它同时支持按库存生产和按订单生产两种模式，既有MRP传统生产排程方法，也有按客户订单设定的批次需求计划，为我们接单式生产做好了准备。”

    在面对临时性插单、订单更改或取消订单上，惠高电子采用的是依据系统数据进行人工干预的方法。首先，由销售部门的人员在系统中进行订单变更，然后人为判断是否需要进行生产和采购计划的调整。“有时候一些订单减少可以在下一次订单中消化掉，并不一定要去修改生产和采购的现有计划。”李东波说。

    对于确实要对生产进行修改的订单，销售部门会及时通知生产和物料采购相关人员，判断订单改变给生产和采购所带来的变化，对所有这张订单涉及到的衍生数据在系统中进行相应的修改。“这方面是没有任何捷径可走的，而且ERP系统本身提供的帮助也是非常有限的。”李东波表示，“我们解决的方法是用一个经验丰富的计划人员，参考系统中的数据，对计划进行人为的修改。”
他认为，ERP软件只是对在制品进行了很好的控制，对于插单等突发情况并没有好的解决方法，“ERP只能保证现有数据能很快被查到，帮助分析变化对现有采购和生产的影响，而调整仍需要通过人工方式来进行。”