ERP系统财务实施重难点解析
明细账的整理和核对
在系统上线前,除了基础数据的准备和核对工作外,一些明细账的整理和核对工作也是一个重点,这部分数据将作为系统上线月份的期初数据,其中的一些数据的整理和核对需要在实施的过程中重点关注。从财务业务实施过程来看,明细账核对工作基本涵盖财务管理的所有方面,在实施的过程中需要能够重点关注以下几个方面:
(1) 应收账款明细账的整理和核对。应收账款明细账主要是客户的一些欠款,国内一般企业的应收账款拖欠情况相对来说比较严重,所以此项内容的整理工作需要重点关注。在整理应收账款明细账时,需要能够整理出欠款的时间、客户、余额等,对于一些企业还需要能够整理到对应的销售合同,而对于一些款项较大的项目款还需要能够对应的回款阶段,具体需要根据软件和解决方案的要求进行适当的调整。在处理此部分数据时,还需要考虑的其他因素就是同预收账款的对冲问题、因为购买该客户的商品而产生的应付账款的对冲问题等等。在相关内容整理完成后,需要同总账的应收账款进行核对,核对内容包括总金额是否一致、各客户的金额是否一致、使用币种是否一致等,对于不一致的内容需要相关部门协调同客户确认核对,在系统上线前调整完成。
(2) 应付账款明细账整理和核对。应付账款的整理和核对工作同应收账款基本类似,此处就不做过多的阐述。
(3) 同客户核对的明细账除了应收账款明细账外还有发出商品的数量和金额,这部分数据也就是已发货的数量金额同已开票的数量金额的差额部分,主要包括:货物已发出票未开的数量及金额、采用寄售方式结算的寄售在客户处未结算的商品数量及金额、外销方式下提前多开的数量及金额,这部分数据针对某些企业同样需要能够对应到具体的销售合同,对于工程项目类或者金额较大需要分阶段付款的需要能够对应到具体的付款阶段。在同客户核对完成明细以后,需要同总账的发出商品进行核对,核对的内容包括总金额是否一致、各客户的金额是否一致、币种是否一致等,对于不一致的内容需要相关部门协调同客户确认核对,在系统上线前调整完成。需要说明的是,在中国的国内税法环境下,对于满足纳税条件的销售行为都需要及时确认销项税,这个同会计确认收入的时机存在一定的差异,需要注意相关的协调工作。
(4) 同供应商核对的明细账除了应付账款明细账外,还应整理出暂估入库的明细账。这部分暂估入库的明细主要是因为供应商的货已经收到但是一直未收到供应商的发票,具体的整理和核对同发出商品基本类似,在此不做过多的阐述。
财务业务相关的核对工作还包括存货的库存明细总额同财务总账的存货科目的金额一致、银行存款各账户的金额之和同财务总账的银行存款的金额一致等等,有一些需求需要根据上线的业务模块的解决方案来确定。
财务业务实施的明细账核对主要工作在于将一些明细账核对清楚,对于一些历史问题进行必要的处理,最后的需要得出的明细账的总额需要同对应的总账。
结束语
除了上述的两个方面,ERP系统的财务业务实施还包括一些账务处理逻辑的设置,例如计价方式的选用等,这些都是随具体的业务需求和解决方案来确定,另外一部分就是各系统自身的要求,需要在实施时能够及早明确,避免不必要的重复工作。
ERP系统的财务业务实施的重难点情况也会因为企业的规模和经营体制而有所不同,一般小企业的明细账很难核对,大企业的基础数据准备的协调工作较难,这些需要根据具体情况具体分析才能得出一个合理的结果。
一般情况下,负责财务实施的顾问需要有相应的财务专业背景和必要的实践经验,这样能够更好地理解财务的一些处理模式,充分理解哪些业务环节对ERP实施来说是重难点,以及能够发现一个初步的解决思路。
财务相关业务处理的情况直接影响输出的财务报表是否准确反应企业的经营现状,企业的相关利益人会特别关注,例如企业的股东、管理层等,因而ERP系统的财务业务上线是一个非常重要的过程,而且此部分上线工作也会存在大量需要同外界关联企业发生交互数据的过程,所以在ERP系统实施的过程中需要更加慎重地对待。
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