外轮理货在这之前已经建立了一个Domino R4.6服务器，主要用于上下级单位间通过电子邮件进行通信，借办公自动化系统建设的机会，对服务器进行升级到更新版本的Domino R5平台，既是对平台资源的充分利用，也是对邮件系统的升级，并将该应用统一纳入OA系统中。考虑到兼容性的问题，旧的邮件文件与新的邮件系统的冲突问题，简单的方法是将公司现有服务器软件进行升级，但现实是上级单位仍采用的是基于R4.6环境，而且在短期内是不会改变的。因此，即使内部采用 R5邮件格式，但在与上级单位进行通讯时仍需保留R4.6格式。解决方法是新建R5服务器，并与R4.6的服务器之间建立复制。当 R5 服务器将含有 MIME 内容的数据库复制到R4服务器上时，所有含有MIME消息格式（R5消息格式）的邮件会转变成Notes格式（R4消息格式）。例如：一个邮件文件位于 R4 和 R5 服务器上，它在 R5 服务器的数据库中含有 MIME 消息，则 Domino 将所有 MIME 转换为 Notes 格式。这样从R5客户机发送的邮件也可以路由到是上级单位的邮件服务器上，上级单位可以正常接收和发送邮件。

    变革带来效益

    外轮理货OA系统主要实施了内部通讯、信息发布、行政办公、辅助管理、文件管理、企业集成、远程办公等五大系统。该系统于 2001年5月投入运行，运用合强OA的工作流管理、协同办公能力及知识管理功能，率先在同行业成功推行了办公自动化。

    外轮理货公司通过OA系统实现了内部行政办公的自动化，一些流程如采购登记、发文、用料申请等处理流程的使用，不但提高了工作效率，还达到了很好的管理效果。外轮理货公司信息技术部经理刘涛评价说，“合强软件目前在我们公司运行情况良好，应用效果也很明显”。他还总结了合强OA应用之后所产生的变革：

    （1）节省资源，提高工作效率

    外轮理货之前日常的发文、签报、报表、通知都需要办事人员亲自办理，往往需要忙前跑后、楼上楼下的奔波，需要花费很多时间。OA应用之后，这些都可以通过系统高效、自动流转，节约了时间、人力，工作效率得到了极大的提高。

    （2）提高了管理水平

    OA系统为外轮理货提供了更广阔的空间，电子办公改变了传统的办公模式，使办公人员从手工起草、手工批阅、手工传递、手工查找、手工登记中彻底解放出来，真正实现无纸化办公，实现电子办公，从而有利于提高管理水平。例如，档案管理模块，使我们的档案管理从传统的纸质档案发展到了电子档案。

    （3）有利于分清工作责权

    严格的权限配置和用户操作规范等安全保障机制，实现办公的有序与严密。例如在发文过程中，系统为每个人都设置了一定权限，同时也是一种责任，当公文流转到哪里，权限与责任也就转移到哪里，这样有利于分清工作责权。

    （4）有利于提供信息服务

    可以通过系统相关模块很方便的提取自己需要的各类信息，并可进行各种统计，它为公司进行规范化管理和为领导决策提供了有力的信息支持服务。
 
    （5）有利于内部交流、沟通

    电子论坛、电子刊物、公告通知等公共信息服务平台，为使用者提供了丰富多样又准确及时的交流场所。

    （6）提高了公司的综合实力

    信息化水平的高低，是反映公司综合实力的一个重要指标，而电子协同办公环境的建立在某种意义上反映了公司的信息化水平，也为公司员工创造了一种电子化工作环境。

    企业发展过程中，难免遭遇一些违背初衷的“包袱”，但有些“包袱”也是企业的财富，例如企业的优秀经验和知识的沉淀，各个业务系统之间的“信息孤岛”。因此，正确的方法不是采用一概不管，而要积极寻找一个真正能挑担子的OA系统，变负担为动力，促进企业成长［Ｅ－ｗｏｒｋｓ］