逐支流程梳理五步走
通过第四步确定的方法,如““标杆法”“ 头脑风暴法”等方法,在全企业方法内,广泛的收集流程重组的意见,然后,结合意见建议,对每支流程进行梳理,对比标准流程,找出差异点,并进行分析,哪者更适合企业的需要。
在此过程中,要注意每支流程的控制点,即流程的关键点。把这些点找出来以后,就有利与以后在信息系统中,把它控制起来,把流程的固化到ERP的操作中去。同时,还要注意权限的收集,如销售定单审核权限,采购价格变更权限等等。因为ERP中,权限的分配是保证数据与业务准确度的非常重要的一环,再此处收集好的话,在后续的ERP实施中,就不用做重复工作,再来收集一次。
确定流程反复培训六步走
正所谓江山易改,本性难移。由于原由流程已经在企业深入人心,想一下子改变操作系统就有点强人所难。所以,企业对新确立的流程要用书面形式记录下来,并趁热打铁,对新的流程进行反复的、深入的培训,并在后期的ERP系统培训中,也要体现出新流程的特点。
建立持续改善体制七步走
ERP项目是个持续改善的过程,业务流程重组也是如此。企业随着管理的改善或者业务情况的改变,会发现原先的比较精简的流程又变得比较拖沓。
如采购单价审批,原先每次下采购定单,价格都要到采购经理、总经理去审批,有两到手续,而有了ERP系统后,发现到总经理去审批价格已经多余,只要报价单有总经理审批,而每次的采购单就不用总经理审批,因为系统设置了采购员无法更改采购价格;而有时候,出于安全的考虑,又会在原由的流程中加一个环节,如产品质量标准的确认,因一客户所在国家又出了一个强制性的检验标准,所以,设计该客户新产品时,要增加一个环节,即要质量部确认该产品是否符合该客户新家的标准,等等。
"PDCA循环"机制即计划Plan、执行Do、检测Check、行动Action,是一套使用广泛、效果较好的一套机制。企业要在固定的时期,如半年、一年,或者业务有重大调整的时候,运行一遍该机制,对原由流程再次进行梳理。特别是ERP成功运行以后,企业管理水平会有很大程度的提高,因此,很多流程的环节都可以利用系统的自动处理功能而过滤掉。