三、如何利用软件解决问题

    FMIS系统的主要管理理念有两个，一个是全面预算管理，一个是流程管理。针对公司的具体管理需求和信息化需求，我们对数源FMIS产品的匹配性进行分析。

    1、公司已有一定规模的预算管理，但对预算的控制并不严格，预算流于形式，在管理成本的控制上作用有限。公司要求通过FMIS产品，使预算真正落到实处，使企业能够从预算着手，实现资金控制、费用控制和成本控制的要求。

    FMIS系统是以全面预算管理核心，实现“全面、全程、全员、全额”的预算管理。通过预算指标“自下而上”的编制和“自上而下”的下达，使企业各分公司、各部门都参与预算的编制；设置切实符合该公司情况的预算数据，使各分公司、各部门都对自己的预算情况做到心中有数。各分公司、各部门在发生经济业务时，可以按自己的预算范围对费用进行控制，不仅可以充分调动各分公司、各部门的积极性，还可以降低整个企业的运营成本。

    FMIS系统改变了财务工作的方向，从原来的事后控制到现在结合预算进行事前控制。即在业务发生之前，就必需要有相应的预算指标，如果没有预算的，该项业务无法则发生；在业务发生的时候，要扣减相应的预算，使预算的可用值符合实际的可用值；业务发生结束之后，要财务核算的时候，预算的相关信息记入凭证；保证业务从开始到结束都有预算可以查询，预算从头到尾都能控制到业务的发生。

    FMIS系统为预算管理提供了一套完整的评价体系与标准，方便企业在使用中更好的进行预算管理。

    2、进一步强化内控制度管理，完善各项业务流程，杜绝跨级签字的情况。

    FMIS系统提出了“先固化、后优化”的观点，即先理顺公司的流程，再将业务流程（包括审批流程、授权制度以及审批人的金额权限等等）固化到程序中去，然后在运用中不断对流程进行修改，最终达到流程优化的目的。

    FMIS系统的这种方式，很适合像电力公司这样的国营大型企业，这种企业人员众多，人员素质参差不齐，员工对操作流程都有一定的定式，对流程的改变都会有很大的反弹，会提高项目的风险。这种“先固化、后优化”的方式，不但可以降低项目的风险，提高用户对软件的接受程度。

    四、问题解决的效果

    公司在实施了FMIS系统之后，从预算、内控制度、企业文化上都得到了很大的改善。

    1．预算方面的改善

    在过去，电力公司对预算管理的重视程度不够，预算指标只是每年通过财务工作会议对外宣布，主要在财务部门传达，其他部门则对预算指标没什么概念。预算管理的主要工作由财务部门完成，各级领导对预算的重视程度不够。

    针对这一情况，电力公司成立了预算管理委员会，分管各级公司的预算管理工作；成立了预算管理办公室，负责各级公司目标预算方案、执行预算方案、调整预算方案的制订工作；各部门设立专门的预算管理员岗位，负责本部门的预算编制以及管理本部门预算值的使用情况。

    组织机构调整之后，保证了从高层管理者、中层管理者、基层群众都对预算有一个新的认识，改变过去的预算只属于财务部门的指标，使预算成为全公司都关心、都了解的事。

    预算指标可以得到准确的执行，高层管理者可以很清楚本年度的资金使用情况，有效的安排资金，使资金获得最大的效益；预算指标可以做得非常细，可以非常准确的反映企业成本的使用情况，有利于企业节约成本；预算指标是按部门分解的，管理者也很容易了解到成本在各部门的使用情况，能够更好的控制成本。

    对于中层管理者以及具体业务执行者来说，预算是实实在在眼前的事，不再遥不可及；预算编制也不仅限于财务部门，是每个部门、每个预算管理员都要做的工作；预算指标也由原来的单调枯燥的数字，变是每天业务发生时都要用到的、严格控制费用发生金额的指标。

    2．内控制度上的改善

    公司过去的业务流程是比较混乱的，没有文件或章程对业务流程有一个明确的确定。在过去的业务流程中，由于没有一个严格的控制程序，有审批权的员工在审批业务时有人情思想、面子思想，在审批时没有严格把关，有的可发生可不发生的费用，也就发生了。由此看来，电力公司在业务流程的变革上要注意两方面，一个流程的明确，另外一个是流程的控制。

    FMIS系统在业务流程的管理上，采用了将所有业务流程都设入系统的方式。业务流程设置好之后，每一个员工都能很清楚的看到自己所处理的业务的流程，清楚的查询到自己所申请的业务的流转情况，现在流转到那一步，该由那个人进行审批，能够清楚的查询到其他人处理这笔业务时的情况，这笔业务的流转时间，通过或驳回的情况，还有几步流程没有走，大概需要多少时间才能流转完成。

    业务流程一经设置，使得日常工作中，没有该笔业务申请权的人员无法申请该业务，使用该笔费用，从根本上杜绝了不该发生的费不发生的情况；同时该笔费用又由预算进行控制，使可发生可不发生的费用在预算允许的范围内发生，在预算不许可的范围内不发生。业务流程一经设定，业务就必须按流程流转，不得跳过流程，也无法由用户手工干预，从根本上杜绝了跨级审批的出现，从而保证了流程的完整性。

    业务流程的变革，明确了处理人的责任，减少了原来工作中因责任不清而出现的互相扯皮、互相推托的情况。业务流程的变革，提高了工作效率，业务申请人很清楚流程的流转情况，减少了工作的盲目性。业务流程的变革，使得业务流程更加合理，更加符合企业的需要。

    3．企业文化上的改善

    公司作为一家历史悠久的国营大型企业，由于历史的原因，过去的企业文化比较保守，实施FMIS系统之后，公司的企业文化由保守转变成以创新、开发为主的企业文化。

    1）．改变过去的家长式作风、一言堂作风，建立平等、公开的企业文化

    公司过去家长式作风严重，企业内缺少平等有效的对话的机制。高层领导往往根据自己的想法做出决策，基层员工甚至中层员工对企业的决策没有决定权，只能执行决策。企业内部员工虽然可以提出合理化建议，实际上这些建议也很难真正成为决策的主角，作用不大。召开会议时也往往是上级说，下级听，一言堂作风严重，上下级之间得不到很好的交流，沟通严重受阻。这种家长式的作风极其不利于平等、公开的企业文化，在企业中划分出三六九等的等级制度，人为的加大了上下级之间的隔膜；严重打击了员工参与企业管理的积极性，极不利于企业的发展。

    使用FMIS系统之后，FMIS系统的预算编制的过程本身就是一个“自上而下，由下而上”的过程，部门通过草案编制与公司进行有效的沟通，公司也通过目标预算的编制了解基层的想法，最后通过执行预算达成共识，这本身就是一个有效的沟通过程。FMIS系统的预算编制程序为电力公司上下级沟通新设了一个渠道，大家都可以向预算发表意见，提出自己的想法，预算指标的实际出台也是建立在多方意见的基础之上的。员工不但可以了解到本部门的预算情况，也可以知道其他部门的预算情况，使得员工的眼光不仅仅放在本部门，更可以扩展到整个企业中去，更加关心系统的发展。

    2）．打破部门之间的坚冰，建立良好的部门之间的沟通渠道

    在过去，员工都只看到自己的工作，只注意部门内部的交流，部门之间的交流极少。部门之间所站的立场不同，各自的利益不同，对问题的看法也大相径庭，造成部门之间对立的情绪很重，部门与部门之间缺少良好的配合，对问题反应时间长，反应速度慢，在竞争中很难取得竞争优势。

    FMIS系统就为企业各部门之间提供了一个相互交流、相互沟通的平台。FMIS系统在实施的过程中需要对业务流程进行梳理、确定，需要各部门在一起讨论，给各部门提供了一个很好的交流平台；参加者除了各部门负责人外，还有各部门有骨干成员，就他们每天工作的流程提出讨论，因为讨论的不但是他们所熟悉的事，而且关系到日后的具体工作，所以在讨论时都很积极，在活跃的气氛中，很好的完成了任务，达到了沟通的目的。这对培养公司员工的全局观念，发挥团队精神，形成沟通、协作的行为文化，起到了潜移默化的作用。

    3）．树立崇尚学习的文化氛围

    通过使用FMIS系统，电力公司建立起了学习型组织的雏形。首先给各个员工指明了共同愿景，共同愿景这一提法由来已久，但由于没有相应的工具，使得愿景更像是一个遥远的目标，美好但不会实现。在使用FMIS系统的过程中，电力公司的员工不但学习了系统的使用方法，也学习了系统中所承载的管理理念，愿景借助先进的管理理念深入到公司的各部门、各员工的心中，管理水平也在无形中得到了提高。

    FMIS系统已经在公司实施了三年，从结果上来看，可以说是非常成功的。企业在信息化建设中选什么样的软件，我们要大声说，“不选贵的，不选便宜的，只选最合适自己的。”