习惯4—协调合作

　　一流企业注重有效地合作—他们知道如何集合人员解决问题或完成任务。也就是说，他们能让每一个人齐心协力地工作。（目前，市场上有许多系统可用来存储项目信息。一流企业知道，方便地输入和输出信息的过程对合作的成功是至关重要的。）

　　两个工具

　　建筑公司需要应用的两个重要的管理工具是既要有效地合作又要有效地控制项目。一个是关注内部，另一个是关注外部。
关注内部的工具是项目管理的一贯方法，从投标到收尾—换言之，你公司的项目控制系统。如果该系统没有被定义或很少被遵守，每个项目的运行将取决于每个项目经理一时的兴致。管理的连贯性将不复存在，每个项目所要求的学习曲线将严重影响你公司的经费和总体情况。

　　关注外部的工具是和项目的外部团体合作几乎惯用的手段。内部和外部两个工具并非在所有的项目中一成不变的经常应用。有些项目经理从分包商和其他人获得投入来成功制定所需要的精准的计划，该计划用以确保工作的有效开展。同时，对“买进”的进度和更加尽职尽责的完成项目达成一致意见。

习惯5—频繁沟通

　　一流企业经常性地用许多方式进行沟通。与合作不同，沟通是实实在在地关于你传播的信息有多少被如实地听到或理解。相信你已经说过许多次这样的话：“难道我们不是在星期一的会议上讨论过这件事吗？”

　　显而易见，高效的会议是项目成功的关键。糟糕的会议反映出项目经理和你的公司对待项目该如何被组织的态度，也反映了你的公司对项目的重视程度。想成为有效的沟通者，项目经理需要懂得有许多不同的沟通方式。取决于他们打交道的对象和他们的偏好，偏好可能包括口头通知，书面备忘录，电子邮件，或是三者的混合使用。

　　有效的利用技术

　　同样，技术起着重要的作用。网络化的项目协同软件能被用来加速特定项目的沟通过程。会议纪要能被转化成驱使责任到位的具体行动事项。

　　在周一上午的项目会议上，可能是口头传达的行动事项被归档进项目管理系统，然后自动送发提醒责任人注意。倘若行动事项到下一次会议时还没有完成，它们会被继续执行，而不会被遗忘。

　　此外，信息邀请书，提交的报告，数字照片，会议纪要，和其它信函能随时随地给予公示和得到解决，为所有各方营造高效率的沟通环境。

习惯6—责任到位

　　一流企业注重每个项目中责任的管理，对他们的项目而言，项目经理就是业务经理。优秀的项目经理私底下认为他们的项目亏钱，就是他们自己在亏钱。如果项目出现问题，他们不会找借口埋怨那是估算人员、建筑师、或业主的错误。

　　让高层管理者积极地参与对工作状态定期严格的检查，责任感便会在公司中涌现出来。但这并不意味着只是对项目的成本来一次草率的回顾；应包括下述内容的描述性说明：

　　l 当前的项目状态
　　l 对比预算的项目成本预测
　　l 进度更新
　　l 指令变更问题和管理
　　l 客户的担忧
　　l 分包商的绩效
　　l 现金流状况
　　l 利润预测

　　高层管理在评审期间必须创建良好的氛围，如搭建开放、真诚的交流论坛，而不是指责和惩罚。

　　只有这样，项目管理人员才会感到足够舒服，既乐于分享好消息，也乐于分享坏消息，而不至于在差错发生很久以后才采取纠错行动。根据我们的经验，“没有任何借口”的文化是承包商所拥有的最强的竞争力之一。（有兴趣的读者可参阅费拉尔·凯普著作的《没有任何借口》一书，译者注。）