智能文件管理平台实现知识共享

　　大连交大多数办公事务属于跨院系、跨处室应用，在以前手工填单并完成流转处理的情况下，每天产生至少上百份的纸质表格；交大各学院、学系距离较远，松散分布，存在着损耗时间多、效率低、强度大等现象，容易滋生过程监控难、管理难、协调难等问题。

　　因此，交大力图通过上马协同OA系统，将教程安排、用品购买、代课申请、教务通知、两办公函、行政、财务、人事、后勤管理、附属机构等多个流程规范化，并将这些流程进行电子化、网络化、无纸化处理，以减化中间流转过程，提高办事效率。

　　交通大学在文件库的规划与设置上，一是设置了两办文件库、人事文件库、教务文件库、纪委（监察）库、公共文件库等，用于归档各类流程流转完成的文件，按部门规划文件库；二是设置了管理文件库，用于共享各类管理规定及规章制度等公共信息文档。

　　教务、科研、党务和行政管理是大连交大主要的办公业务，有着大量的跨处室、跨院系的事务需要协同处理。通过上马OA系统，大连交大办文建立了一套完整有序、监管得力的工作流程。

交大调课申请审批流程图

　　领导可对各院校、科室上报的工作计划、财务资金调度、考勤统计、学生考试成绩、教研科研情况等随时查询，满足了交大领导高效处理日常事务的工作需要。

　　伴随大连交大半个世纪的发展历程，日积月累形成了海量、重要的档案资料、技术知识，而存在于各院校、学系、处室之间的“信息孤岛”，给档案文件的咨询、查阅、调用及保存带来挑战，方便性、安全性、储存量等问题凸显。

　　大连交大着手改变传统的档案管理模式，建立智能文件管理平台，进行文档资料的交换、发布和存储，形成知识管理型的信息管理机制，实现对内部日常产生的各类文件文档的有序管理和分类保存，推动知识管理促进内部信息学术交流，营造知识共享和知识创新的信息氛围。