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远离电子政务项目五个阶段的系统性风险

  风险管理是项目管理中非常重要的环节。电子政务项目由于受到政府预算体系、领导个人意志、层层审批决策机制以及实施方对政府业务特点把握能力等多种客观因素的影响,风险种类更多,如果不能很好地进行管理,会对整个项目的进展造成严重影响,甚至导致项目失败。
 
  【IT168 专稿】所谓系统性风险,指的是与项目本身相关的人或事物对项目造成的影响而产生的风险。在项目的不同阶段面临的风险是不同的。系统性风险可能是由于业主的原因造成的,也有可能是由于实施方的原因造成的,不管怎样,问题都需要双方鼎力配合才能得到妥善解决。
 
  A、初始阶段
 
  1、目标风险:业主或实施方对项目目标不清晰,没有明确、实际的目标描述。
  出现概率:低
  影响程度:高
  处理建议:业主和实施方要组织专题论证会,明确项目目标,并确定考核目标实现的方法。
  
  2、范围风险:业主未明确项目范围,需求外延不断变化。
  出现概率:高
  影响程度:中
  处理建议:由于业主通常不是专业人士,同时电子政务的很多项目都没有可参照样板,因此很容易出现项目范围不明确的情况,实施方需要帮助业主完成对项目范围的界定,并在实施过程中控制范围,超出部分建议业主分期实现。
 
  3、沟通风险:实施方缺乏与业主沟通或业主难于沟通造成理解偏差。
  出现概率:高
  影响程度:中
  处理建议:实施方要主动加强与业主沟通,要尝试通过会议、电子邮件、聊天工具等多种途径进行沟通。同时要学会换位思考,多从业主角度出发考虑问题。
 
  4、业务了解风险:实施方需求分析人员同于知识缺陷,无法全面理解相关业务。
  出现概率:中
  影响程度:高
  处理建议:实施方的需求人员要安排足够多的时间加强对与需求相关的业务了解,避免无法理解需求的真实含义。可以引入可视化辅助工具尽量使双方的表达一致。
 
  5、需求理解风险:实施人员没有对需求仔细研究,出现误解需求或部分理解需求等情况。
出现概率:中
影响程度:中
处理建议:实施方项目管理人员应组织所有参与人员集中讨论需求,并取得一致理解,通过静态原型等方式加强相互理解。
  
  6、可行性风险:由于时间仓促等原因,实施方案没有进行可行性研究。
  出现概率:中
  影响程度:高
  处理建议:重要项目应请专业的机构和人员进行可行性分析,并出具相关报告。因为技术并不是功能较多的,一定要界定好技术实现的时间与资金等前提条件。
 
  7、细节需求频繁变更风险:业主不断变化需求细节,积少成多,产生很多额外工作量。
  出现概率:高
  影响程度:中
  处理建议:实施方要科学控制需求变更,通过项目组集体决策的方式确定变更,除了严重影响使用外,细节变更要批量修改,不要一事一改。
 
  8、需求变更缺乏管理风险:业主缺少有效的需求变化管理。
  出现概率:中
  影响程度:中
  处理建议:实施方协助业主加强对需求变更的管理,责任到人,签字确认。
 
  9、文档管理风险:实施方缺乏有效的文档管理体系。
  出现概率:高
  影响程度:低
  处理建议:应建立严格的文档管理制度,包含对错误的管理,建立完善的错误追踪管理系统。
 
  10、需求变更缺乏分析风险:实施方对需求的变化缺少象原始需求一样的分析过程。
  出现概率:高
  影响程度:低
  处理建议:实施管理者要对所有需求的变更与原始需求一样重视,要逐条进行详细分析,确定对原设计的影响,全面变更实施计划后再进行变更实施。
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