光大机械：男孩的裤子与协同OA

专注一事干好一事

    王同庆认为，制造业进行信息化建设最根本的目的是希望通过信息化系统来降低成本，包括制造成本、人力成本、管理成本、市场成本等，而协同办公系统作为企业最基础的管理工具，可以实现包括通讯、信息、工作、知识等方面的科学规范管理，提高办公效率和水平，特别是整体效率将得到充分提高，从而减少内耗以达到降低管理成本的目的。因此，王同庆希望充分利用现代信息化手段，可以使公司能够及时掌控整个企业的日常运营情况，迅速提升跨部门协作能力，对外界响应能力获得提高，从而增强企业的竞争力并在竞争中求得更大的发展。

    在确定了协同办公目标之后，王同庆采取了“专注一事干好一事”的方法，并在协同系统的实施过程中，着重抓好内部通讯、信息发布、业务流程、知识管理等方面的工作，并组织合强软件服务工程师和企业内相关部门，认真做好系统实施各项工作，进行科学实施。
 
    首先建立实时的企业内部通讯平台。

    以往，光大机械内部使用的是外部免费邮箱，在安全性、可管理等方面存在明显不足。员工之间的交流也大多使用qq、msn等即时聊天软件，这些工具未经合理管制很容易被用来非工作性质聊天，导致效率下降。而统一的企业内部通讯平台给员工提供了实时进行工作联络的工具，既方便企业管理又能规范员工行为。同时OA也很方便那些经常在外的员工与总部保持联系，顺畅传递信息。员工间的联络也能从电话联系更多转变为使用在线实时短信等渠道进行，时效性明显。

    其次建立了规范的信息发布平台。

    企业内部以及各部门的公共信息，如公告、通知、启事、新闻、报道等消息全部改成电子化发布，改变了过去的纸质打印张贴、电话和口头通知等方式引起的纸张浪费、实时性不强、安全不保障等弊端，也杜绝了反映没收到或看不到通知等借口，从而使企业各项政策规定得到规范、高效的传送。另一方面开辟了电子论坛、电子刊物，为企业员工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，员工可以在论坛进行自由的谈论和发言，员工自己可以开辟小范围的讨论区，得到确保的访问安全性解除了员工畅所欲言的顾虑。这些功能的主要目的是创造一个员工喜欢的企业环境，促进企业文化建设，同时，使企业能够及时收集员工的最新思想动态，集思广益，吸纳先进建议和意见。