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数字化时代下,重新审视“BPM”

  给木匠一个锤子,并训练他如何使用锤子,并不能教会木匠如何建造房子。建造商或承包商需要提供和管理活动的顺序,以管理成本,确保高质量和符合建筑规范,且坚持预期设计的房子。这就需要一个蓝图来确保工作与期望的最终结果一致。

  同样地,给公司的办公室职员提供新的信息工具,如企业资源计划(ERP)、制造执行系统(MES)和客户关系管理(CRM),可以使他们得到工作所需的信息。但这并没有告诉他们什么时候使用每种工具,如何使用每种工具,以及使用这些工具来达到预期的最终结果的规定顺序。

  这就引出了本文的主角——业务流程管理(BPM)。或许在管理软件品类中,对于ERP,CRM,HR,OA等,大家绝对耳熟能详,但对于BPM,可能很多人不知其为何物。在T研究发布的《2018年中国云BPM市场用户研究报告》中,我们得知,仅有9.7%的企业用户表示,明确知道BPM是什么,BPM能做什么!

  在国内大大小小近亿家的企业中,这一认知比例显得相当寒碜。不过,随着数字化时代的到来,随着企业对于效率和低错误率的极致追求,BPM市场正逐渐显示其增长势头。在T研究前端时间出具的《2019 BPM市场品牌测评报告》中指出,BPM市场营收规模近34亿,远超CRM、云客服等市场表现。其中,以炎黄盈动、奥哲H3、易正等为代表的BPM厂商也逐渐在企业市场崭露头角。

                 为企业绩效而设定的业务流程管理

  的确,工作中,拥有适合工作的工具是至关重要的。但是,如果给三个人相同的工具,而没有对他们进行规定的业务流程培训,他们可能会用三种不同的方式来做事情。这可能导致可接受的性能,但更有可能导致执行不一致的业务流程。

  “我们希望实现96%的订单填写率”和“我们计划实现96%的订单填写率”之间有很大的区别。

  业务流程管理(或BPM)是设计业务流程时考虑到最终目标的关键活动。例如,管理库存的过程应该有目的地设计以实现库存目标。“我们希望实现96%的订单填充”和“我们计划实现96%的订单填充”之间有很大的区别。换句话说,聪明的公司专门设计他们的业务流程来实现期望的性能,然后监视和评估这些流程来评估性能,重新设计流程来改进流程,并强制执行遵从性。

  需要对一致同意的流程的遵从性进行监控,以确保员工遵循公司既定的政策和程序。不遵守可能意味着需要更多的培训,或者也可能意味着需要重新设计流程,使其更适合执行工作的人员,而无论是哪种结果,都是需要重新花费时间的,这对于如今速度为王的时代而言,无异于一种自杀行为。

  新一代的BPM工具

  BPM不是一个新概念。它已经存在了几十年了。新出现的是支持技术的工具,统称为业务流程管理系统(BPMS),用于支持BPM流程。这些工具可以:

  为已被接受的公司流程的治理提供基础,这些流程旨在实现公司的战略目标。

  在运营员工日常执行公司的运营流程中对其提供指导。

  “聪明的公司专门设计他们的业务流程以达到期望的性能,然后监视和评估这些流程以评估性能,重新设计流程以改进流程,并强制遵守已建立的公司流程。”

  BPMS (SAP称之为iBPM)的一个关键方面是将端到端业务流程映射到流程的每个部分中使用的工具。流程建模工具(如SAP云平台工作流服务)用于将每个流程步骤链接到指定的执行工具。例如,可以将特定流程设计为达到可接受的客户订单填写水平。端到端流程可能包含多个步骤,包括ERP事务,可能跨多个ERP系统,以及其他企业应用程序和数据源。

  例如,在SAP的产品世界中,云集成服务用于连接这些SAP和非SAP应用程序以及各种数据源。然后,这些流程模型将提示业务用户执行特定的任务,并提醒用户注意需要注意的事件和情况。流程可见性服务提供来自各种企业应用程序的数据和信息的统一上下文视图,以了解情况并做出最佳决策。

  那么,使用BPMS具体有哪些好处呢?

  优势1:建立公司的标准操作流程和指导方针

  传统的BPM总是努力定义如何在组织内以及涉及客户、供应商和其他业务伙伴并与之交互的外部流程中执行工作。在今天的技术出现之前,BPM的最终结果通常是一个流程流程图的硬拷贝文档,不幸的是,它经常会被放在一个很少使用的抽屉的底部,并且很少(如果有的话)被再次查看。这些文件与实际进程或这些进程的执行没有任何形式的数字连接。这样一来。所谓的符合标准流程也只是一种假定。

  当今的BPMS的优点是使用新技术将指定的流程与实际执行流程的工具进行数字链接。这使得公司能够监控标准过程的遵从性,评估过程性能已达到公司的关键性能指标,以及更有效和一致地管理大型、复杂的组织。例如,特定业务流程中的更改可以在几分钟或几小时内快速应用于整个企业。

  优点2:每天集中精力做正确的事情

  也许,传统BPM与当今技术支持的BPM之间最有益的区别是执行实时流程监控的能力。在过去,办公室职员基本上每天都在盲目地工作,根本不知道他们的行为是否产生了正向的影响。管理层只能相信员工以“正确的方式”工作。老员工常常依赖经验知识来完成工作。

  现代技术支持的BPM方法确保员工拥有完成工作所需的数据和信息,并为他们的绩效提供指导和持续的反馈。管理也因此受益,因为整个团队的绩效可以在工作执行时被监控。

  现代BPM的功能和好处

  建立公司业务流程和对日常业务进行实时监控是两个首要目标,以下是现代业务流程管理方法的基本功能:

  ·过程治理——聪明的公司能够识别为实现业务目标而设计的标准过程和规程。技术赋能的BPM允许链接端到端业务流程中使用的应用程序。此链接允许流程所有者监视流程遵从性,并评估该流程满足公司目标的能力。

  ·态势感知——获取“态势”的自动警报实际上就是“数字化”的定义。“对公司业绩和机会的威胁每天都在发生,但只有在有人知道的情况下才会采取行动。”他们越早了解这些情况,就能越快地对威胁或机会采取正确的行动。一个现代的BPM程序将监视这些情况,并主动向适当的用户发出警报,帮助他们采取行动来改进或提高公司的性能。

  ·决策支持和可见性——用户接收他们需要的信息来做出明智的决策。今天可用的分析工具可以把有关的资料汇集起来,提供一个完整的情况,以便迅速进行评估和改进决策。现代BPMS工具提供了一种技术,可以根据端到端流程可视性的需要,使用来自多个系统的数据来生成这些组合信息视图。

  ·上下文协作——业务决策和操作通常需要其他内部和外部方的帮助。应该设置BPM程序,以允许与其他涉众(包括内部和外部)共享信息,以便就纠正措施进行协作,就谁负责任务达成一致,然后让相关方检查状态并跟踪行动项。

  ·行动建议——业务用户需要每天做出决策来管理计划外的事件,对问题采取纠正措施,对客户订单的更改做出适当的响应,等等。在可能的情况下,管理人员应该识别用于管理这些情况的任务或过程。否则,行动将由可能采取适当或不适当行动的个人决定。现代BPM程序可以向业务用户发出威胁或机遇的警告,然后根据公司的指导方针指定操作。当经验较少的人进入到以前由更资深员工担任的职位时,这一点尤其有用。

  ·流程自动化——尽管可能不是BPM程序的真正组成部分,但是一旦确定和分析了业务流程,自动化重复任务是一个自然的后续活动。一旦确定了公司标准的流程,一些手动的流程步骤就可以实现自动化,在某些情况下,还可以应用机器人流程自动化(RPA)来提高流程效率。

  虽然业务流程管理已经存在了几十年,但是现在是时候重新审视它了。新技术为更好地管理企业带来了新机遇,无论企业是大是小,是简单还是复杂。在此之前,组织不仅能够确定要使用哪些业务工具,而且还能够建立和监控端到端业务流程,这些业务流程是为实现企业绩效和成功而设计的。这样,业务用户社区和他们的经理就有一种前所未有的能力来实时监控他们的业务流程,了解未计划的情况,并很容易与他人合作采取纠正措施,并从新的业务机会中获益。

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