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传统ECM濒临死亡,杀手同样是人工智能!

2018-07-23 09:03    it168网站 原创  作者: 钰莹 编辑: 赵钰莹

  【IT168 评论】今年早些时候 , Michael Woodbridge 在 Gartner 的一篇 博客文章中 提到 “ECM已经濒临死亡” 。事实上,在 2.5 千兆字节的数据 世界 中,传统 的 企业内容管理( ECM)和信息管理方法 都已经 不再可行。 企业 每天都会创建 新的 数据字节 , 传统的管理方法容易在 文档管理 时出现混乱 , 无法正确管理数据和文档可能会严重阻碍业务 发展,进而 造成 企业 效率低下 、 减缓销售和其他关键流程 出现问题。

传统ECM濒临死亡,杀手同样是人工智能!

  传统 ECM 最主要的缺陷是 版本控制 , 这仍然是企业面临的主要问题 。 传统管理方法很难保证存储内容处于及时更新状态,而且存储位置混乱,业务人员很难短时间内找到关键任务文档。在 M-Files和Dimensional Research对300家企业进行的行业调查 中 ,85%的企业 不会 定期清理或查找 文档,66%的企业用户承认在不同系统 的不同位置 中查找不同版本的文档。

  传统 ECM挑战引发的另一个问题是影子IT ( shadow IT ) , 通常 指的是使用不受公司IT 部门 控制的应用程序 , 现在也指绕过IT部门,并利用云服务完成他们的工作 。在某些情况下,员工 会更愿意 避免 公司提供的 复杂且难以使用的ECM系统,而是转而使用他们 更为熟悉 的个人解决方案来存储和共享内容 , 甚至是存储 机密和敏感信息。

  40% 的受访者承认使用Box,Dropbox或Google Drive等个人解决方案来共享和 管理 工作文件。但是,当 企业 转向智能信息管理方法时,它可以在一致且熟悉的界面中提供统一的用户体验。这样可以从任何工作站或设备进行简单直观的访问,包括智能手机和平板电脑的原生移动应用程序 。

  信息爆仓时代,人工智能的效果非常明显

  2018年,所有内容必须 存在同 一个系统或存储库中的信息管理方法简直不切实际。在过去,唯一可用的选择是 购买 单一ECM或文档管理平台,将 企业所有需要的 内容迁移到单个存储库中 , 部署 成功与否首要 取决于迁移过程。

  此外, 即便企业愿意花费时间和精力迁移所有数据,但员工未必愿意花费时间学习新系统,这导致的很直观的一个问题是企业很容易被某个供应商锁定,很难根据新的技术或者需求选择其他产品,一旦为解决某项特殊需求而购买新产品就很容易陷入信息孤岛。

  AIIM国际首席传播者John Mancini在最近的一篇博客中谈到了这个话题,他 表示, 经过一系列错误的 尝试 , 如今的 我们终于处于信息管理的时代。 过去,企业会将内容和数据分开管理,如今可以很轻松的解决数据和内容的统一问题。

  根据Mancini的说法,ECM 终将被AI技术的分支- 智能信息管理 系统取代。随着对移动端和云端内容随时随地访问需求的增加, 用户 更 希望 可以 在 工作系统中享受到 与 使用 个人解决方案类似 的用户体验和便捷性 。

  现在,企业使用的新的智能 信息管理方法与存储 库的位置 无关,行业调查发现,40%的受访者不得不在三个或更多地点寻找合适的 文档 。 新的智能信息管理方式不论你的文档存储在云端、本地还是其他任何地方,用户都可以通过统一的界面获取并访问文档,用户可以在不间断工作的情况下获取信息,并可 对每个非结构化数据源可见 。

  这种方法需要以下四大组件:

  1、 基于元数据的架构 —— 一旦客观地定义了信息, 就可以实现快速检索 或者对其他存储库中的内容和数据进行爬网和索引以便快速 获取信息。信息可以 存放在 本地 或者云端的 任何存储库 和 系统中 , 甚至是 网络共享 文件、 CRM或ERP系统中,用户 可以从单个界面访问 上述任何存储位置 的信息。

  2、智能化——新的管理方法可以 利用AI自动分析非结构化内容 , 使用自然语言处理和理解技术来自动化应用于任何系统或存储库中的新文件的元数据标签,以及此文件与整个企业中其他人之间的关系。

  3、 Value- 企业 信息量太大,最终会使系统超 负载 。此外,一些信息对业务 而言 至关重要。当 企业 可以通过智能信息管理为 不同的 内容 匹配 价值时, 这就 可以 更好得促进业务发展 。另一方面,智能信息管理使公司能够确定其相关内容的优先级,并对非关键数据采取适当的措施。

  4、 Multi-repository后端 —— 多存储库后端提供了与其他存储库和系统连接的能力,使用户可以查看每个信息孤岛,而无需将内容复制到单个整体存储库中 , 通过连接各种网络 共享 文件,办公应用程序(例如,CRM 、 电子邮件)和其他公共内容存储库的开放API 即可 。

  智能化的方式正在逐渐磨灭传统信息管理、绩效管理、人力资源管理等各种工具,我们不得不承认新的方式给企业带来了很多好处,这就是智能化技术最直观的的价值体现,但如果一味鼓吹智能化工具将取代人力,这是毫无意义的。

关键字: ecm , 大数据 , 信息管理
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