【IT168 资讯】酒易酩庄主要从事法国、南非、西班牙、澳大利亚等国家优质葡萄酒的进口业务，有多个国际著名品牌的中国独家代理权。公司处于高速发展期，有批发、零售、专卖店、电商等多个渠道。我们希望在公司业务升级的同时，财务软件、办公软件能同步跟上。现有的软件只能满足批发业务，很有必要换一个靠谱的大厂商。在朋友的推荐下，我们用上了T+、工作圈。3个月下来，从业务层面讲，下单、审批、发货整个订单处理上，一个月多处理了100多张单子，提效47%以上!

▲(本文口述人：北京酒易酩庄酒业有限公司财务总监曹亚玲女士)

　　我们的红酒都是从国外直接采购的，合同里凡是涉及到价格的，要先把欧元要折合成人民币，中间的运费，也要算清楚;运到国内海关要清关要交税，还要印标贴标、走完仓储，流程非常非常多。我们做中高端红酒讲究的是品质和口碑，不想合作方吃亏，更不想顾客吃亏，所以既想把成本算准确，分摊清楚，还想把应付给合作方的都对应上，麻烦着呢!

　　(酒易酩庄举办的法国名庄波玛酒庄中国品鉴会)

　　接到客户订单，从签订合同到收款、下单、审批、发货，再最终运到顾客手里，整个业务流程也是相当繁琐。

　　(酒易酩庄酒仓)

　　总结来看，换成T+工作圈，我们享受到了四大益处：

　　第一， 查库存、查账款、下单，快!

　　之前要库存信息，销售经理都要打电话现问，或者等我们定期发送。在双方沟通的间隙，或许库存就有了新的变化，这种信息不对称性难免出现差错。现在他们在手机上就能查库存，能查客户的应付账款、还能自己下单。不管是在拜访客户的路上，还是出差途中，想查看业绩情况，随时随地轻松搞定!

　　第二， 简化下单流程、错误率为零!

　　订单管理这块，以往的做法是让总部销售助理去下单，所有订单他们统计完会在系统里下单、发货。红酒的产地、品牌、系列、规格非常繁多，再细心的都避免不了一个错误率，除非你好几个人来审。换了T+之后，销售经理将他们与客户沟通的单子原始数据录入，直接审核通过，减少了中间环节误差几率，我们有3个大的仓库，到了这个月库存都能对的上，错误率直接为零!

　　第三， 移动审批，高效!

　　有时候销售经理想做一些回馈顾客的活动，类似某品牌某系列红酒订购到一定量，可以赠送其他系列，最终能不能送、送多少要经过销售总监审批。我们传统的做法是，销售经理与总监电话或邮件沟通，再跟我们说结果，不管他俩的沟通有没有凭证，财务审批时都要再跟销售总监打电话核实一遍。如果总监出差，还要等他回来才能签字，走财务流程让库房备货。

　　现在的订单审批，我们都用工作圈里的T+审批功能。一般销售经理下单后，会把申请特批的内容填写清楚，总监看到了如果不同意就会备注原因，如果同意，单子就到财务那里了，财务确认完收款，就可以安排发货了。不管销售总监、财务在不在公司，都不耽误做审批，不耽误顾客收货。销售经理在外谈客户也能随时了解上一批订单的最新进展，库存有没有安排发货，什么时候发的，他可以算算大概几号能到货。比如，100万的奔富系列红酒大概5号就能到货，他就会跟客户沟通说要到货了，请他们准备下。

　　在审批环节，T+工作圈帮我们省去了3次多余的沟通环节，有效避免了因为审批人出差、请假而耽误发货的情况，同时能第一时间了解、告诉顾客发货时间，省的他们着急。

　　第四、请示，用工作圈更快!

　　请示这块，可以分3个层面来讲：第一个层面，我们公司最早的审批是邮件、微信，外审都是大区总监来审。邮件没有提醒功能，手机登录邮件操作也麻烦。微信不好的是，过段时间信息就被清理了或者被刷屏，销售的请示单报销单、市场的报销单、都在微信里聊，审批流一多，财务要忙、大区总监也忙，很容易遗忘。

　　工作圈就不一样了，它有消息提醒功能，比邮件更靠谱，历史消息可以一秒钟追溯到;它比微信快捷，如果着急还可以用电话、短信、群聊等催一下。

　　第二个层面，为了规范工作流程，之前总监批了的请示要截图给我们，他们忘记截图了，我们就不知道了，业务相关人不能同时了解进展，大家在沟通传达时难免产生一些失误。

　　有了工作圈之后，简单了很多，领导批了知会我们，我们一看就知道了。

　　第三个层面，还有一些电话沟通，员工申请了一个东西，他以为同意了，我们发完货跟总监沟通，总监说我没有同意，我的意思是再缓缓，问题接二连三就来了。

　　万幸，工作圈所有记录不可消除，万一出现了后期的纠纷，操作记录都是有的。而且是双层的审批，就更简单一些，销售总监审批了额度大没有这个权限，可以直接把董事长加上，同意就同意，不同意就把意见加上。

　　现在，公司员工请假、业务请示、报销、考勤签到、公告都用工作圈完成!

　　有了T+工作圈，节省了我们很多人力物力，降低了1/3的沟通成本、减少了很多错误，最主要的是订单处理速度上去了!之前我们一个月最多处理340个单子，现在一个月能处理500多个订单，公司效益有明显提升，客户的反馈越来越好，我们打造优质葡萄酒服务平台的脚步也越来越快!

　　公司简介：

　　北京酒易酩庄酒业有限公司由资深葡萄酒专家、法国国家酿酒师张言志先生创立，主要从事法国、南非、西班牙、澳大利亚等国家优质葡萄酒的进口业务，拥有多个国际著名品牌的中国独家代理权。

　　(酒易酩庄公司外景)

　　酒易酩庄倡导"优质葡萄酒文化"的概念，旨在成就"优质葡萄酒价值的传递者"的理想，在全球范围内选择"品质优良、品牌深厚、价位合理"的优质葡萄酒，酒易酩庄与合作伙伴共同搭建一个"合作共赢、稳定发展"的葡萄酒服务平台。