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写给IT项目新手的一封信

魏荃荔:

你好! PMIS-ERP 项目进展如何,是否一切尽在掌握?

    我正在上海参加PMI 中国项目管理大会,白天开了一天的会,刚刚回到酒店。刚才在路上,看到你发的微信:“人微言轻,如何能干有为?缺职少权,如何心想事成? 答案何在?出路何方?”还特别注意到你的配图——一个垂头丧气的小丑,由此可见你内心的苦闷和焦躁。

    我还记得这次临行前,你到我办公室大吐苦水,当时你愁容满面,唉声叹气,历数项目的重重艰辛,特别是与人相处的种种苦恼。的确,你说得没错,你年纪轻、资历浅,威信低、职权小,难免感到头晕目眩、焦头烂额,心力交瘁、疲于应对,更不知如何树立威信、团结服众,非常担心项目不能取得成功……见“微”知著,可以看出,这些问题,如鲠在喉,困扰着你,不容回避,不容耽搁。

    这次项目管理大会盛况空前,我遇到了很多老朋友,也结识了很多新伙伴,吸取了很多新思想,更发现了很多新著作。昨天在中国电力出版社的展台,我就发现了一本好书——《微权力下的成功项目管控》。昨晚我手不释卷,囫囵吞枣,连夜读了一遍,启发很大,收获很多,浮想联翩,心潮澎湃,当初做项目的酸甜苦辣一一重现脑海心田。不如我就结合这本书,谈谈我对项目管控的想法,特别是与人相处之道,来供你这个IT 项目新兵参考。

    小魏,首先,你要把心放肚子里,缺职少权、人微言轻,是一种普遍现象。

    你知道我们60 后,也有偶像,除了林青霞,就是刘晓庆。晓庆有句名言:“做人难,做女人难,做单身的名女人难乎其难。”套用这句话,来形容做项目,可以说:“做领导难,做项目领导难,做缺职少权的项目领导难乎其难。” 的确,人生不如意十之八九。虽然理想是丰满的,我们都希望 “位高、权重、责任轻;钱多、事少、有人疼”,但现实是骨感的,我们往往是“位低、权轻、责任重;钱少、事多、没人疼”。就连温家宝,也曾发出“政令不出中南海”的慨叹!

    由此可见,上至一国总理,下至黎民百姓——当然也包括信息总监、项目经理,缺职少权、人微言轻,非常普遍;忍气吞声、心有余而力不足,不只你一个“倒霉蛋”。我是过来人,从IT 项目经理到信息总监,也是一个个项目做出来的,对你的遭遇感同身受,非常理解。你还年轻,来日方长,不要自怨自艾,不要顾影自怜,振作起来,迎难而上,展现青春活力,展现管控能力,让大家看到你的精气神,让大家看到你的真功夫,打一个漂亮仗!相信自己,团结大家,人多力量大,项目成功指日可期!

    当然,小魏,项目成功管控不只靠勇气、靠信心、靠“精神原子弹”,更需要一定的技巧和方法,下面就来说这个问题。

    俗话说,“没有金刚钻,不揽瓷器活”,“欲先利其事,必先利其器”,这里的 “钻”、“器”就是工具。这次到上海,是我第5 次参加PMI中国项目管理大会了,我本人就是个老PMP。PMP 是项目管理专业人士的简称,其认证依据为事实上的项目管理全球标准《PMBOK? 指南》。PMBOK? 指南内容充实丰富、过程条理清晰、工具琳琅满目,5 大过程组、10 大知识域、47 个过程,构成了项目管控的二维坐标。你6 月刚刚通过了PMP 认证,对此一定很熟悉。

    不过,《PMBOK? 指南》等理论方法往往假定项目经理拥有正式职权,组织环境和谐,制度流程健全,那么回到开头的问题:如果缺职少权、人微言轻,又该怎么办呢? 针对缺乏正式职权的项目经理,《微权力下的成功项目管控》提出了三大控制工具,即规范化的项目管理过程、用于赢得合作的个人影响力和用于引导合理行为的测量指标。这三大工具与《PMBOK? 指南》的二维坐标构成了第三维坐标,原本严谨周密的二维平面,也就变成了形象生动的三维立体。理论方法由此得以落地生根,项目管控得以成功实现。

    阿基米德曾经说过,“给我一个支点,我将撬动地球”。在我看来,综合应用三个工具,就能实现微权力下的成功项目管控。而其中最重要的,你猜是什么?不是过程、指标这些“硬功夫”,而是影响力、威信这个“软刀子”,特别是“交易”这个看家本领。

    小魏,我知道,你的项目里普遍都是80 后,甚至90 后,这些年轻人注重个性、不好带。他们普遍认为:屁股决定脑袋,有位才能有为——有个好位置,才能有作为。在我们年轻的时候,也有类似的说法:学好数理化,不如有个好爸爸。但我一贯认为,实践也一再证明:有为才能有位!职位、权力也许是别人给的,威信、业绩却必须靠自己脚踏实地赢得,来不得半点虚的。这个信念,20 多年前我就树立了,至今还记得当时在日记里有感而发,写下两行心得:“弄虚作假假聪明,踏实认真真精灵”。

    小魏,借用项目之机,在团队内外建立自己的影响力,就是树立个人威信的一种可行之法。那么怎么建立呢?

    首先,要注意你的工作风格,也就是你为人处世、待人接物的方式。你知道IT 圈如日中天的新名词——“互联网思维”吧?按流行说法,互联网思维是用户口碑,是极致体验,是颠覆创新;是用户至上,是体验为王,是创新制胜;是一种创新的方法论,是一套颠覆的新思想。但是,喜新不能厌旧,创新不能忘本,万变不离其宗。互联时代有杆秤,那秤砣还是老百姓!老百姓就是用户,就是网民,就是群众。互联网思维,本质上就是走群众路线,就是为人民服务;就是取之于民,用之于民,以民为本;就是云计算、大数据、移动互联新时代的科学发展观。

    总之,金杯银杯不如老百姓的口碑,金奖银奖不如老百姓的夸奖。团队成员对于你的看法,比你屁股下的位置更牢靠,比你脑袋上的乌纱更重要。人心齐,泰山移,你一定要形成行之有效的工作风格,与团队成员建立信任和尊重,这样才能服众,才能获得拥护,才能为项目成功奠定基础。当然,威信的建立不是一朝一夕的,也不是一劳永逸的,需要你不断地维护与团队、领导和其他人之间的关系。

    小魏,最后,要强调的是,“无利不起早”,增强威信、提升影响力的关键在于互惠互利。任何人想要树立威信,都需要对症下药,量体裁衣,都需要依靠付出,凭借给予,唤起人们对项目的兴趣,换取人们对项目的承诺。当团队成员对项目上心了,把工作当成自己的事了,他也就不会阳奉阴违、应付了事,你也就大可举重若轻、抓大放小,把心放到肚子里了。就拿PMIS-ERP 项目来说,即使我亲自负责,也无法简单依靠发号施令、乱提要求,就让别人言听计从,让自己心满意足,也需要动脑筋、想办法,对症下药——用成员想要的东西,换取他对完成项目工作的承诺。

    看到这里,你也许会说,人人都有需求,交换的确有用,但是,正如你微信写到的——人微言轻,缺职少权,我哪有什么“本钱”可以用来交换呢?我凭什么唤起人们的兴趣,换取人们的承诺呢?我又如何知道人家到底需要什么呢?

    这的确是问题的关键所在。我们通常都知道需要别人做什么来促进项目成功,但却往往不很知道别人想从你这里得到什么。小魏,这就需要你花大心思,下真功夫,详细了解下属真正关心什么,真正需要什么,把项目需要与个人想法统一起来,从而合理分配项目工作,让人心悦诚服,心往一处想,劲往一处使。

    小魏,实际上,你有许多东西可用于交换。交易自古有之,无处不在,如同空气,是我们生存和生活的基本元素,以至于我们往往忽略它们的存在。

    你先想想,咱们公司哪些人特别善于与人相处,和人合作。比如,你觉得我是这样的人吗?回顾一下你是如何被我“忽悠”来领导这个项目的?我给了你什么?为什么我的“忽悠”方法是有效的?还记得我当时是怎么对你说的吧?

    “首先,上ERP,是个大项目,公司上下,包括集团领导都很关注,谁负责,谁受益,近期可以评先进,远期可以被提拔。其次,你在PMO 做过,了解公司项目制度,也在一线做过项目,了解公司核心业务,你是最适合的人选。第三,你是我招进公司的,跟我这么多年,我是看着你长大的,知道你有上进心,有求知欲,干一行爱一行……”

    好了不回顾了,我当时说的的确是真心话,但的确也是为了说服你挺身而出,负责这个“烫手的山芋”。我相信,我没有选错人。

    言归正传,相信你只要仔细想一想,就一定眼前一亮,茅塞顿开,能拉出一大篇用于交换承诺的“本钱”清单,超乎你的最初想象。当然,列清单要“看人下菜碟”,要针对人们所关心的事情,有的放矢,分门别类,晓之以理,动之以情,诱之以利。

    在《微权力下的成功项目管控》里,就提到了四类可以用来交换的内容:项目整体情况、项目工作情况,以及认可与人际。就拿认可来说吧,实际很好理解。俗话说,“人要脸,树要皮”,每个人都渴望得到他人的认可和尊重,有机会抛头露面、嘉奖表彰、扬眉吐气、收获感谢,以及指导别人、发挥影响,当然也希望得到礼品等有形的东西。这一切都可以体现你对对方的认可、赏识与肯定,也就能换来对方的信任、理解和忠诚。

    小魏,我相信看到这里,你一定冒出了很多点子,举一反三,想到许多思路。项目各有不同,彼此差异很大。你需要考虑具体情况,列出对项目最行之有效的做法,确保提出对方真正感兴趣的东西。要知道,最适合的,才是最好的。投入产出,好好把握,好好权衡。

    小魏,“打铁还需自身硬”。项目要想成功,目标要想达成,不仅需要我和其他公司领导的指导,需要公司各部门同事的大力支持,更需要你自己——作为IT 项目经理,充分发挥主观能动性,灵活运用自身的力量。我相信,如果你真正明白了我上面说的话,即使人微言轻、缺职少权,也一样可以树立威信、建立影响力,一样可以能干有为、心想事成。

    咱们回去再详聊,等着拜读《微权力下的成功项目管控》吧,我给你带了一本,可是有译者亲笔签名的哦!

                                             加油!记住:纵使微权力,一样大作为。

                                                               项南

                                                      2014 年9 月21 日,于上海

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