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一堆理不清的发票 小微企业该如何报销?

  【IT168信息化】在日常工作中,我们常会遇到报销发票的问题而发生尴尬:员工本来是好心为企业做事情产生费用但没有发票,老板不给报销,损失的是自己,而且每到月底实际上每到月底总会有那么几天令我们头疼——大量的乱七八糟发票,都不知道如何开展报销,更多的时候是想不起某一张发票是何原因发生的,而对于老板而言,没有发票企业的现金流以及财务怎么去控制?...

  理不清的发票怎么报销?

  在我们日常工作中这类问题很多,不仅仅是普通的员工会遇到这样的问题,连企业的各个部门主管如CIO、营销主管以及老板也会经常碰到这样的问题,看似简单的问题,但一直也没有得到解决过,给我们日常工作带来很大的烦恼。过去我们以旨在解决大问题为骄傲、有成就感,但今天我们看到很多的大问题已经被解决的差不多了,而且大问题周期长,很难在短时间内能够产生价值,但今天我们看到解决问题的思路越来简单化,哪个问题需要解决去解决,更贴进实际工作中的工具或者产品将会受到用户的青睐。

  众所周知,发票是报销的核心所在,没有发票,财务很难给你能够报销,那么对于企业的员工或者管理者而言,我们怎么去解决日常工作中发票遗失、混乱的现象呢?在业界我们看到有许多的记帐软件,但记帐软件只是简单解决了记帐功能,并没有真正能够解决报销的问题。对于大型企业而言,财务制度严格又有专业的人员以及信息系统,但是对于小微企业而言,养活不起这么大一帮人员及系统但他们又有需求,那么,怎么来做?事实上,记者了解到在日前国内推出的首款APP报销软件——闪电报销软件还是挺实用的,非常适合小微企业人员合使用。

  它能实现企业费用的实时上传、审批、统计分析。小微企业团队无需具备财务基础,就能搭建符合公司业务的现金流管理流程,账目清爽无比,从而达到最优决策。员工也不用担心票据丢失、遗忘,不必重复填写报销单,不必苦苦等候老板签字审批。

一堆理不清的发票 小微企业该如何报销?
闪电报销CEO于震寰

  据闪电报销CEO于震寰透露,闪电报销的终极目标之一,就是让企业保存、处理、利用好每一张发票,控制好现金流。闪电报销一方面可以解决员工因遗忘、丢失票据所造成的损失;另一方面,直接打印的报销单也免去了员工填写报销单的烦恼,避免了报销单因数字大写错误、金额计算错误、填写不规范等被财务打回的麻烦。据了解,闪电报销是一款简单、易用的报销APP软件,它最大的优点是可以随时随地的记录、保存发票,能够及时为月底报销,从而满足企业财务报销要求。另外,对于使用也特别简单,使用人员只需要注册下载客户端就可以使用,通过手机拍照功能,可以很方便的记录发票信息。 对于小微企业管理者而言,通过设置可以把所有的员工加入,然后可以看到所有的报销信息进行审批。

  记者了解到,对于大多数的小微企业而言,闪电报销是一个不错的选择,这是因为一方面它的功能简洁实用,另外一方面它的成本很低是免费的,而且闪电报销也最近完成了百万融资,有强劲的实力去解决小微企业报销问题。当然,也有小微企业用户提出关于安全的问题,实际上这个问题要看怎么来看待了,我们通常使用的公众邮箱以及QQ难道就很安全吗?“在日常的工作中邮件中会有大量的信息相比于邮箱以及QQ,很多时候小微企业对于信息安全的担心并非实质性顾虑,而只是一个‘心结’。”

  实际上,闪电报销在信息安全方面一直都是有投入的:一方面,闪电报销目前所采用的是国内最优异的云服务提供商所提供的服务,其在信息安全是有保障的;另一方面,闪电报销在技术架构上,也充分考虑到各种信息安全风险的存在,并完善了相应设计;第三,闪电报销也在与国内优异的信息安全团队进行合作,对产品的信息安全保护进行升级;第四,除了技术手段,闪电报销团队也在其它方面尝试降低财务风险。

  对话闪电报销CEO于震寰

  记者:闪电报销相对于传统财务软件的费用管理功能有什么不同?

  于震寰:不同于传统财务软件的费用管理模块,以及协同办公软件中的审批功能,它可以把报销人、管理层、财务人员在报销过程中的操作全部打通,并考虑到各个使用场景中的需求,做到尽可能的简单易用,同时保留了财务软件的严谨性。举个例子,传统的费用管理模块一般侧重于财务严谨性,操作起来比较复杂,对大多数员工来说,每个月的报销提交会占用大量时间和精力,甚至比手工填写报销单并黏贴票据还要复杂和耗时。而传统的协同办公系统只能将审批流搬到网上,员工需要手写报销单并黏贴票据后,由财务人员发起报销审批,再由管理层在系统中审批;审批完成后,系统也无法对费用数据进行各类统计和分析。而闪电报销则不同,员工可以通过微信端实时上传报销票据,操作非常简单,且避免了报销时票据的遗忘和丢失;在报销日一键生成报销单,审批通过后,直接打印、黏贴,无需填写;财务人员可以在最终报销前,对票据和报销单进行预先处理和检查,并可通过系统实时生成各类统计、分析报表;管理层可以通过闪电报销实现移动审批,并实时查看各类统计、分析数据,快速决策。

  记者:闪电报销如何保证信息安全?

  于震寰:我在2010年10月第一次创业之前,在安永做企业咨询,主要是为500强的企业提供信息安全、IT服务管理、战略咨询等服务,服务的客户主要包括工商银行、中国铁建、海尔、ACCA等。对于信息安全保护应该说有一定的了解。在我看来,一个企业的信息安全是符合“ 木桶原理”的,只要有一个重要环节出现问题,整个信息安全保护机制机会失灵。另一方面,信息安全要考虑经济性问题,其投入应该与其保护的信息资产的价值成正比。从以上两个观点来看小微企业的信息安全保护:1、小微企业应该从整体上考虑其信息安全的问题,保护好核心的信息资产。财务数据固然重要,但相对于公司经营策略、重要客户名单等,财务数据的重要性还是次要的,更何况是仅代表局部的费用数据。

  我们目前很多小企业通过QQ、gmail邮箱等交流内部重要信息,有没有想过信息安全的问题?很多老板的邮箱密码仅为6个数字,且像“功能较多钥匙”一样可以随意打开老板的收集、电脑、社交应用等,大家有没有想过安全问题?所以说,很多时候小微企业对于信息安全的担心并非实质性顾虑,而只是一个“心结”;2、小微企业之所以采用一些未经足够信息安全保护的在线服务,也是因为企业在这个阶段缺乏足够的资金投入,用以购买更安全的服务和设备,但每个小微企业都要面临这样一个阶段,信息安全不是一个一蹴而就的事情,是需要不断基于业务情况去完善的。

  记者:目前员工在报销时最麻烦的环节是贴票,闪电报销是否起到提到效率的作用?

  于震寰:从目前国内工商、税务的要求来看,纸质票据的黏贴作为报销的重要环节在短时间内是不可能取消的。所以,对于员工来说,贴票的麻烦是少不了的。但是,员工在报销过程中所遇到的麻烦也不仅仅在于贴票。美国shoeboxed团队在其官网上曾贴出过一个数据:在美国,每年每个员工因票据遗忘、丢失而损失的报销款大概是460美元。我想,在中国这又何尝不是一笔大的损失!所以,闪电报销一方面可以解决员工因遗忘、丢失票据所造成的损失;另一方面,直接打印的报销单也免去了员工填写报销单的烦恼,避免了报销单因数字大写错误、金额计算错误、填写不规范等被财务打回的麻烦。

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