【IT168评论】采购申请转采购订单，这个业务虽然是SAP系统的标准功能，但是在实际项目中，往往会在标准功能上做一些扩展。加入一些控制优化的元素。在这篇文章中，笔者就以一个实际项目为例，说说如何做好这个业务。

　　一、分业务采取不同的转换方式。

　　在SAP标准功能中，采购申请转采购订单有好几种方式。如通过ME57来实现分配供应商和转换采购申请、如通过询报价来实现采购申请转换采购订单、如直接在ME21N中寻找采购申请并转换采购订单等等。其实从操作上来说，并没有难度。在实际项目中，难度在于如何根据企业的实际业务、然后建议用户采用哪一种方式。

　　如对于固定资产采购，其采购频率比较低、而金额又比较大，此时一般就建议每次采购申请都需要走询报价流程，然后通过报价单来生成采购订单。而不允许直接采用ME57来转采购申请。

　　而对于经常需要使用的原材料采购业务，则建议维护信息记录。然后需求部门提出申请时，通过ME57带来来分配货源并转成采购申请。如此的话，价格能够控制，同时在采购申请、货源确定、价格确定和采购订单之间就形成了一条线，便于后续的查询与追踪。

　　在某些特定情况下，可能需要采购申请直接转换采购订单，即在ME21N中寻找采购申请并转换成采购订单。如某种原材料(如有色金属)价格变化比较大，而且采购又比较频繁，如果每次都通过询报价或者信息记录里获取价格，其维护的工作量比较大。对于这些业务，一般采取考核的方式。采购的价格，由采购人员进行维护。但是由专门的稽核人员每月进行考核。

　　从以上的分析中可以看出，操作虽然简单，但是业务是有点复杂的。笔者建议，在实际项目中，最好多一个对照表。将企业的业务都一一列出来，然后根据各个业务的特点，建议用户采用相应的处理方式，

　　二、采购申请转采购订单的控制策略。

　　以上的业务实践是基于人非常自觉的假设前提。人毕竟是感性的动物，一段时间后，他们会采用比较方便的处理方式。在实际项目中，还是需要结合屏幕控制、后台配置及行政管理手段，加一些控制策略进去。接下来的内容中，笔者就谈一下实际项目中常用的一些控制策略。

　　一是针对不同的业务设置不同的采购申请单据类别和采购订单单据类别。在SAP系统中，大部分控制策略是根据单据类别来的，如审批策略等。为此有必要针对不同的业务，设置不同的单据类别。如对于采购申请来说，根据是否是MRP跑出来的需求，要区分不同的单据类别。如果是直接根据MRP跑出来的，在审批上就不会严格。相反，如果是手工建立的需求，则在审批上就会比较严格。

　　二是根据价格的来源不同，设置不同的单据类别和编码规则。如在生成采购订单时，价格的来源可能是询报价、信息记录、上次采购订单或者手工输入等等。在控制严格的企业，询报价、信息记录等采购部门以外的部门维护的，如财务部门。如果价格的来源是这些单据，那么采购部门经理在审核采购订单时，对于价格就可以少关注一些。而对于手工输入价格，其主动性就在采购员这边。在这种情况下，采购订单审批者就需要多关注一些价格因素。不过要实现这个“区别性对待”，一个前提就是要让审批者能够一目了然的知道这是哪种类型的采购订单。此时就需要通过单据类别和单据编号的编码规则来实现。让采购审批者看到单据类型或者编码就知道是否需要关注价格。

　　三是设置是否允许用户手工输入价格。结合条件策略和屏幕加强控件，可以实现某种采购订单类型是否可以手工输入价格。如果某些采购订单类型必须要从相关单据上(如报价单或者信息记录)获得条件类型，而不允许用户手工输入或者更改价格，此时就需要将这些作业禁用掉。毕竟不能够完全的信赖用户，而需要在系统层面设置相关的策略。

　　四是决定是否允许用户手工开具采购订单。在正常的情况下，采购只是一个执行部门，不允许其直接开具采购订单。简单的说，就是其开具的采购订单，都需要有来源。这个来源就是采购申请。但是在某些企业中，其采购部门比较强势，或者由于某些特殊的业务，又允许其开具没有来源的采购订单。如发生退货业务时，采购人员可以直接开具退货采购订单。为此顾问需要向用户确认，哪些采购订单类型必需要有采购申请，而哪些采购订单不用。在系统配置中，可以在这方面进行控制，进一步降低审批者的风险。

　　五是不同的采购申请单据类型对应不同的采购订单单据类型。在上面说明不同的采购申请类型对应不同的业务，那么不同的采购订单类型也应该对应不同的业务。只有如此，才能购控制到位。在采购申请转采购订单时，要能够自动选择对应的采购订单类型。要实现这个业务，需要从两个方面出发。一是结合系统配置，做好相关控制。在系统标准配置中，可以控制哪种采购订单类型只能对应哪种采购申请类型，甚至对应项目类别。如标准委外采购申请只能够对应标准采购订单类型。不过这只能够起到控制作用。如果要在采购申请转换采购订单过程中，实现自动选择“采购订单类别”，还需要做一些增强。在ME57中根据后台的控制策略来默认采购订单的订单类型。这对配置有一个要求，即在配置是采购订单单据类型要与采购申请单据类型一一对应。由于配置一般都是顾问做的，所以这个问题并不是很大。

　　三、行政管理加强用户监督。

　　再强悍的系统都离不开监督和行政管理。SAP系统要用的好，也必须辅助一定的行政管理措施。以采购申请转采购订单为例，往往要辅助一些管理报表，才能够将这个业务管理好。

　　如要有一张MRP计划物料外的管理报表。通过这张报表可以反映出哪些采购经常要买、但是又不是自动跑需求出来的。对于经常需要买的生产辅料、行政办公用户等，只要价值比较大、使用有一定的规律(如模具、硒鼓、打印纸等)，就可以为其建立物料编码、并让其也参与MRP计划。从而节省后续审批的过程、降低物资管理的风险。

　　另外需要一张报表，就是要能够统计采购申请转采购订单中各种业务的出现比率。在实际项目中，追求的目标是尽量通过ME57等标准作业来操作，这可以提高企业的管理效率。如果企业大部分作业是通过ME21N直接从采购申请转采购订单或者通过询报价流程来获得价格，那么其管理就是失控的、或者说采购员的大部分时间都在操作单据上了。通过这张管理报表，可以直观的反映出顾问的业务规划是否合理。

　　对于物理管理模块的采购业务来说，价格确定、货源确定是最能够体现采购员的价值的环节。而这两项作业又都反映在采购申请转采购订单这个作业内。为此建议用户千万不要小瞧这个作业，要切实的抓好每个细节。