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SAP ERP业务优化之基于收货的发票验证

2012-03-02 00:00    it168网站原创  作者: 绝地苍狼  编辑: 李伟

  【IT168信息化】在ERP项目的过程中,项目上线只是企业信息化管理的一个起点。简单的说,ERP项目就像逆水行舟,不进则退。如果在项目上线后,企业不积极的对现有业务进行优化,那么ERP项目所带来的收益会逐渐的下降。在这篇文章中,笔者结合实际的项目经验,以SAP ERP系统为例,给各位读者介绍一下业务优化的经验。

  一、 基于收货的发票验证业务的介绍

  物料需求、采购订单、采购收货、发票校验四个环节,贯穿SAP系统物料管理模块的整个过程。虽然这16个字可以概括物料管理的核心业务,但是其中的细节非常多。就以发票校验为例,就可以分为基于收货的发票校验和基于采购订单的发票校验。

  在实际项目中,一般都建议企业采用基于收货的发票校验。在实际工作中,一般都要求先收货、再开票,而不允许先开票、后收货。因为如果开票了,从流程上考虑,就意味着已经满足了付款的前提条件。或者说,是否可以付款,系统一般都只认是否有发票,而不管是否收货。为此在项目推进过程中,顾问都会建议采用基于收货的发票验证。

  二、 基于收货的发票验证业务优化说明

  在对基于收货的发票验证业务进行优化时,笔者建议可以从如下几个方面进行优化。

  1、从源头开始,进行规范

  为了规范业务,企业首先需要判断哪些供应商需要进行基于收货的发票验证业务。在实际工作中,并不是所有的供应商都建议采用基于收货的发票验证策略。如对于那些提供服务的供应商,如运输商、检测商、咨询商,其提供的是服务,很难通过收货单来进行管控。为此就无法采取这个策略。不过大部分供应商,如提供原材料的供应商,都可以采取基于收货的发票验证策略。

  为了防止在操作中用户的疏漏或者徇私舞弊,可以在供应商层级,就决定此供应商是否需要采取基于收货的发票验证。在供应商管理的界面,有一个基于收货发票验证的选项。只要选中此选项,就表明此供应商必须要进行基于收货的发票验证策略。一般有经验的顾问,还会通过后台设置,将此字段设置为必须输入。

  2、意外情况在采购订单层面进行更改

  在现实工作中,有可能会存在先开票后收货的情况。虽然这种情况法律不允许。如企业某个月的销项比较多,为了平衡税收,就会让某个持续合作的供应商,把没送货的采购订单的发票也开过来。如此的话,进项税就可以用来抵销销项税。由于这是特例,一般不允许更改供应商等基础数据。

  当遇到这种业务时,其控制点就在采购订单。当供应商采取了“基于收货的发票验证业务”之后,采购订单默认也采取“基于收货的发票验证”。不过这个字段是可更改的。也就是说用户可以根据实际情况,在采购订单上将基于收货的发票验证业务更改为基于采购订单的发票验证。不过在实际项目中,笔者一般会建议对于更改这个字段的权限,需要谨慎。通常笔者都只会给采购经理,而不会让采购员去更改。以杜绝舞弊的漏洞。

  另外,笔者需要提醒的是,如果采取基于采购订单的发票验证,此时发票中的项目行就无法跟后续的收货进行一一对应。举一个简单的案例。如果有张采购订单,其采购数量是100套,在收货时是分三次收货。如果采取基于收货的发票验证,则在发票的行项目中也会有三行,与收货单进行一一对应。但是,如果采取的是基于采购订单的发票验证,则发票行项目中只有一行,其跟采购订单对应,而无法跟收货单进行匹配。在业务监控中,需要特别注意两者的不同。对于采取“基于采购订单的发票验证”中,可能会带来一些管理上的麻烦。

  3、同一供应商不同策略的管理

  在一些复杂的业务中,同一供应商可能会采取不同的发票验证策略。如对于一委外加工商,企业会同时有“标准委外”和“制程委外”。制程委外其实就好像是企业的一个加工中心。当发生频率比较频繁时,企业往往会按月来结算加工费,而不是根据收货的情况来进行结算。当遇到类似情况时,用户不可能在采购订单上进行更改。

  为此笔者一般建议用户,在信息记录(定义供应商与某个产品或者服务的价格)中,默认所采取的策略。对于标准的委外,需要有仓库的交接,为此建议采用“基于收货的发票验证”。这个选项的值一般会从供应商处带过来。而对于制程委外,一般是意外情况。如车间产能不够或者机器损坏,才会发生制程委外的业务。企业出于成本的考虑,对于制程委外的费用往往有控制。此时就不能够采取“基于收货的发票验证业务”。在信息记录中,可以将这种业务设置为“基于采购订单的发票验证业务”。

  三、 SAP系统中业务操作预览

  步骤代码说明

SAP ERP业务优化之基于收货的发票验证

  作为企业的决策者,必须要了解“基于收货的发票验证”和“基于采购订单的发票验证”的差异。简单的说,基于收货的发票验证必须要先收货后开票,并且收货项目与发票项目是一一对应的。而基于采购订单的发票验证可以先开票后收货(只要有采购订单),并且收货的项目是发票的项目是脱节的。理解这两点的差异,然后再结合企业实际管理的需要,就可以判断在什么情况下该采取什么样的管理策略。

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