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最优实践:精简采购生命周期

  【IT168信息化】从第一代到第二代的外包能力对于许多企业来说是一个长期的过程,需要采购和供应管理专业人员充分发挥作用。为了更好的进行投资管理,采购专业人员首先必须通过整个采购生命周期理解利益相关者的支出和所需。采取强有力的措施管理和监督采购过程进而促进采购流程灵活高效,使现有供应商好处的最大化。

  作为SVM的专业人士,准备采取更广泛的服务配置文件和更复杂的技术解决方案,利益相关企业间合作变得更加复杂。如今,授权员工跨业务单位开始有自己的开源解决方案,在没有IT部门的监督情况下擅自做出技术决策。越来越多的企业领导开始技术投资,IT部门面临着限定的任务、选择、部署整个组织满意的解决方案——采购和供应管理组织的一大挑战证明了一个关键的区别。

  以便采购组织的成熟,他们必须认识到采购过程的复杂性以及复杂的采购周期中每一个环节。尤为重要的是,SVM的专业人士,务必要了解公司的贡献者和利益相关者,利用知识计划采购过程中的各种活动。利益相关者,在采购周期的阶段不同,包括IT管理人员制定策略,基础部门和运营团队支持执行,采购组织支持采购周期活动,法律和人力资源部门要坚持管理企业。

  正如利益相关者在整个采购周期有所变换,计划也在不断变化。然而,CIO和IT管理人员要在采购过程对关键步骤负起责任,整个IT部门的其它角色也应负责。SVM通常被卷入整个生命周期监督采购的每个阶段,确保明确、简明、建立沟通。为了更有效地调整采购过程中的活动,SVM专业人士应遵循若干非常好的实践,明确利益相关者的角色:

  1.建立采购生命周期的运行模型

  建立公司具体的采购模型帮助SVM专业人士在确定重要的利益相关者时走出关键的一步。例如,Forrester的采购生命周期说明了运筹帷幄的再次发生,合同,对IT进行投资。许多SVM专业人士已经领导公司建立起自己的模型,制定了公司具体的生命周期,根据活动的需要更有针对性的进行沟通。

  2.使用RACI确定角色和责任

  RACI能够帮助SVM人士更好的理解在采购周期的每一步各个利益相关者的责任以便采取下一步行动。这个工具使各利益相关方的关系可视化,从而走在活动过程的前列,为沟通和合作创造了更好的理解。使用这一工具帮助SVM专业人士按照其利益相关方计划主要的采购任务。

  3.了解不同服务的不同阶段

  因为每项服务传递给他的客户——包括桌面服务、服务器托管、应用软件开发服务——在不同的生命周期需要管理,SVM专业人士理应追踪管理合作。这将使利益相关方集中精力进行沟通,为更好的合作节省时间和精力。例如,在战略和承包阶段,通过有效的沟通明确职责使会议更成功,决策更快捷。

  采购和供应商管理人员必须采取主动的方式管理采购周期,成为采购问题的焦点,发挥其战略监督职能。为了让这一转变发生,SVM专业人士必须在投资过程中限定个别采购的生命周期,不段地寻求改善利益相关方间的沟通。在采购决策的背后采取小步骤减少内部管理的成本,使采购投资价值最大化,在采购过程中产生实实在在的成效。利益相关方的合作更加必要和容易,为服务需求逐步上升和结束服务需求提供强有力的治理,联系适应采购生命周期——但是把SVM专业人士放在以客户为导向中心,价值驱动的服务支付。

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