【IT168 信息化】

　　在传统模式下，公文处理要纸质拟稿、人工送审、机械铅印、集中交换等复杂而繁琐的工作。而采用工作流项目后，文件从起草、审批到下发整个过错都在网上运行，极大的提高了公文运转的效率。可见工作流信息化系统对政府单位的重要性。在这里，笔者结合实际的案例，谈谈工作流在政府单位中如何选型与实施。

　　一、要关注标准化、格式化的电子公文格式

　　做过政府信息化项目的顾问大概都了解，政府单位公文的往来特别多，比企业中要多好几倍。不过政府单位的公文有一个特点，就是特别有“章法”。比较通俗的说法就是，大部分公文都是“八股文”，有套路可循。在工作流系统中，最好能提供一些标准化、格式化的电子公文格式。如果没有，在项目实施过程中，最好要求实施顾问通过Word等工具制定一些模板，用户在需要时可以直接进行调用，以提高办公效率。

　　在制定标准化的电子公文格是时，要先对电子公文进行分类，以便于后续的查询。如会议记录、领导汇报、对外公告等多种类型。对于每种标准化的电子公文格式，要规文件的排版、字体大小、类型等要素。

　　二、拟稿、审批、公布、批阅一条龙服务

　　在政府对外事务中，前不久推出了“一条龙”服务。即各个相关部门集中办公，以节省用户办理相关证照的时间。这个措施执行一段时间下来，确实收到了很大的成效，大大减少了用户审批等待的时间，受到用户的好评。

　　其实政府在公文处理中，也会有类似的流程。如用户需要根据领导的要求进行拟稿。然后交给上级领导进行审批，这其中有可能还会涉及到多个领导。审批流程走完之后，才能够将相关文件公布出去。如果是发给领导看的，可能领导还需要批阅。如果这套流程通过纸质文档走一遍，那是相当花时间的。如果各级领导、用户还在不同的楼层、或者不同的地方办公，那么送文档审批的人是相当的类的。一般都需要专门安排人员来做这些事情。显然这工作效率非常的低。如果相关的流程能够在工作流系统中完成，那么只要大家配合，几分钟时间就可以将这套流程走完。所以拟稿、审批、公布、批阅等一条龙服务，能够在很大程度上提高政府单位的办公效率。

　　根据笔者的经验，政府单位用户希望能够将这些流程都能够在系统中记录下来。一旦某个公文出现问题，或者某个公文需要作废，按照流程，需要找到当初对这个流程审批的人，以追究原因。同时还需要找到当初文件发送的对象，以收回相关的文档等等。在工作流系统中，对于流程审批的追踪、电子公文的作废与收回等等，都是非常方便的。因为在工作流系统中，可以设置某类文档用户不能够打印、不能够保存在电脑上，只能够在工作流系统中查看。如果这类文档因为某种原因需要作废收回，则只需要具有相关权限的用户在系统中做一个作废或者收回的操作即可。而不需要到现场去向用户一个个的进行回收。显然无论从安全性上，还是从效率上，都会有很大的保障。

　　三、工作流与移动商务结合，突破网线的束缚

　　众所周知，在政府单位中等级制度是非常严格的。某个文档如果需要科长审批后才能够发布，如果没有其审批，一般再急切的公文都不能够发布出去。即使是类似国庆放假等没有任何悬念的消息。但是政府单位出差的机会又特别多。这两种情况碰在一起，麻烦就来了。

　　在实际项目中，笔者都是建议用户在启动工作流的同时，启用移动商务项目。将工作流系统与移动商务平台结合，用户通过手机终端就可以审批文件、收发文件等等。这就好像移动的10086平台，根据语言或者短信提示，键入相关的数值，可以实现不同的功能。特别是随着3G网络的推广与完善，网络状况得到很大的提升。这给移动商务的发展提供了很好的技术支撑。

　　简单而言，如果将移动商务与工作流结合，单位员工在任何地方都可以对文档进行审批。而不用受到网线的束缚。不过这里需要注意一点，就是要进行整体的规划。即在上工作流项目的过程中，在选型时就需要考虑以后是否需要同移动商务平台进行整合。现在有不少的工作流系统中，本身就带有移动商务平台的解决方案。如此的话，在后续实施移动商务时，就不需要进行额外的二次开发。或者说，至少要选择那些提供对主流移动砂商务解决方案的工作流系统。如那些同一个厂商的产品等等。

　　因为移动商务与工作流毕竟是两个不同的产品。如果要进行二次开发进行整合，其成本会比较高，而且稳定性也会打折扣。为此笔者的建议还是选择那种“移动商务+工作流”的一揽子解决方案。毕竟按照现在信息化的发展趋势，移动商务也是一个必不可少的工具。而且现在成功的案例也比比皆是。如短信平台，就是一个很成功的案例。最主要的是，对于政府单位来说，一般都不会“差钱”。提早的规划，也可以减少后续的重复投资、重新实施带来的重复投入。

　　四、要跨平台，尤其关键

　　政府单位如果上工作流项目，其并发数是非常多的。一般都有上千个并发数。因为其上一个工作流项目，一般都不是单独的一个部门上，而是会同时上多个部门。如一个民政局的工作流项目，一般都是以地区或者市为单位进行规划，下面各级民政局都会上工作流。毕竟上下级单位之间有隶属关系，也会涉及到大量公文的传递、内容的审批等等。

　　从技术上来说，Windows操作系统要比Linux操作系统薄弱许多。而且SQLServer数据库也比Oracle等数据要咬脆弱一些。从技术角度讲，针对成千上万的用户，数据量往往是成几何级别增长。此时如果用Windows服务器操作系统加上SQLServer数据库，就会显得薄弱一些。

　　笔者在实施的项目中，很多政府单位采用的服务器系统都是Linux或者Unix操作系统。其稳定性比较高，安全系统也不错。同时搭配使用的是Oracle数据库。针对大量的并发处理、几何级别增加的数据量，Oracle数据库处理起来会更加的通畅。

　　不过这对工作流等信息化系统就提出了一个跨平台的技术要求。众所周知，现在很多的信息化管理软件，其开发设计都是基于Windows平台的。即无法在Linxu等非微软的操作系统平台上，流畅的运行。有些要么是根本无法运行，或者就是功能或者稳定性上受到不利的影响。

　　如果政府单位需要新上工作流项目，那么笔者建议，最好需要关注一下工作流系统所适应的平台。笔者认为，最低的限度，就是至少工作流的服务器系统要能够支持多种操作系统平台。当然最理想的是，服务器与客户端都能够支持跨平台，即真正的跨平台技术。现在很多软件厂商已经在往这方面努力。在选型时，政府信息化主管还是需要多长一张眼睛，要认清工作流系统是真的“跨平台”，还是形式主义的“跨平台”。