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两招破解企业知识管理应用难题

  【IT168 信息化】

  知识管理的概念传入国内仅仅10年,然而企业对知识管理的接受度却在发生着变化。特别是近5年,很多组织逐步认识到了知识管理的价值并开始实施,实施效果比较好的组织已经在企业内部建立起了知识库和知识体系。但同时企业管理者又面临着这样的问题:如何进一步复用知识,以带来更有价值的知识创新?在完成知识积累后,如何进一步进行知识的复用、创新,这将是知识应用的又一提升。

  国内管理咨询公司AMT知识管理专家团队亚久表明:从本质上讲,知识首先是积累,在此基础上,才有条件考虑知识创新的问题。要做好知识的复用与创新,可以分两个步骤来看。

  与业务过程相融合

  如何做好知识与业务过程的有机融合,即让知识能够在组织内部,伴随着实际的业务过程“动起来”,而不是简单的存储到知识库中呢?

  要实现这个目标,可以从两个方面深入梳理:首先是面对关键业务流程,针对性分析业务过程中存在哪些关键业务知识。这些业务知识不单单是目前以可显性化的文本形式存在的,更重要的是发掘出来目前没有显性化的知识,把这些知识点统一梳理出来后,随即针对实际业务活动的需要,设计相关的知识点所用表格及模板,并固化在系统平台中,以流程驱动,从而保证在日常工作中,只要该流程发生,相应的岗位/员工就清楚知道该业务活动需要什么知识,并按照管理要求加以完善。

  其次是,在此基础上对后台已有的知识资料,进行汇总、分类整理,形成面向不同岗位、业务、产品等多种的提炼过的知识集合。这样可以形成企业业务非常好的实践总结,并通过两种方式提供给实际使用者:一个是定期以知识地图等形式推送到个人,另一个是在日常工作中,当员工在完成新的工作时,通过IT系统自动将相应的可参考范例、非常好的实践等第一时间推送到该员工处,保证在需要的时间找到需要的知识。

  管理方法的导入

  如果说知识管理的IT系统解决了知识积累与自动化处理的问题,在应用层面,更需要管理方法/工具的导入。对于知识而言,有些是适合文档化的,有些是不适合文档化的,而往往不适合文档化的知识是最容易流失并且潜在价值更大的。所以,在已经构建了良好的知识库,并结合业务活动,将知识点与业务流程关联的基础上,可以针对不同业务活动,设计不同的管理方法,比如COP、专家帮助、协同作业、定期的经验交流会等不同形式,一方面保证在实际工作中所发生的“正式”知识能够更好的提炼总结,另一方面,把目前没有整理的知识点进一步发掘,并可以形成供参考的范例,以为未来的工作所直接使用,从而更进一步丰富知识库及企业非常好的实践。

  对于知识创新的问题,虽然可以有一些步骤和途径参考借鉴,但更多的需要结合组织自身的特点,包括管理特点和业务特点,针对性的进行分析设计,一开始建议面不要太广,重点从核心能力入手,先聚焦几个关键领域将创新活动实践起来,并时时在过程中调整优化。以此为基础,逐步拓展扩大。

  通过这样一系列的活动,组织将更聚焦知识与业务活动的结合应用,将核心能力所需要的知识更好的提炼总结,实现领先于对手的核心能力构建。

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