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五大绝招 消除项目小组与用户的矛盾

2010-11-05 00:00    it168网站 原创  作者: IT168 绝地苍狼 编辑: 李伟

  【IT168 信息化】

  BI项目实施过程中,会导致用户现有工作量的增加,会对用户现有工作进行重新分配,总之会影响用户的即得利益。在这种情况下,项目小组与用户之间矛盾的增加。虽然说BI系统主要是企业管理者在使用但是这个系统的基石基础数据,则是一线用户所提供的。

  为此在BI项目过程中,如果项目小组与用户的矛盾比较多,必然会影响到BI系统的实施,因此,BI项目推进中很重要的一项工作,就是如何消除项目小组与用户的矛盾。笔者根据自己的经验,总结出来一下五个绝招。希望对大家有所帮助。

  一、合理安排时间尽量减少对用户现有工作的影响

  BI项目很大一部分时间在与基础数据的整理。说句不好听的话,只要用户能够根据要求提供准确的基础数据,那么BI系统基本上不会失败。

  可见基础数据对于BI系统的重要性。正是因为如此,无论是实施顾问还是项目小组,在BI系统推进过程中会将工作的重点放在基础数据的整理上。

  毋庸置疑,这个基础数据的整理需要花费比较多的时间。而用户不仅需要花时间整理这个基础数据,而且日常的工作还不能够丢掉。笔者在给企业负责项目的时候,发现用户不得不通过加班等形式来完成这额外的工作。显然没有多少员工愿意加班。为此他们对系统的抱怨也会越来越大,最后会将这种抱怨的情绪转嫁到项目小组身上。

  其实笔者认为只要项目小组合理安排时间,就可能够在很大程度上减少用户加班的情况如不少企业都有明显的生产周期,以出口为主的五金企业,每年的1到6月都是比较空闲的,如果能够将BI项目的工作安排在这几个月份进行开展,就可以最大程度的减少对用户现有工作的不利影响。从而改善项目小组与用户之间的关系。

  二、尽量使用现成的数据避免基础数据整理的工作量

  企业在上BI系统之前,可能已经采用了不少的信息化管理系统。如ERP系统、财务管理系统、进销存管理系统。BI系统其实跟这些系统是紧密联系的。ERP系统、财务管理系统等等产生的基础数据,正是BI系统进行数据分析时的源头。为此企业如果已经有了这些系统,那么项目小组在实施BI系统时,应该尽量的选择使用这些数据。如此的话,就可以减少基础数据整理的工作量,从而减轻用户的负担。这就可以避免用户因为工作量的增加而产生的反感情绪,从而有效控制项目小组与用户之间的矛盾。

  如在BI系统选型时,项目负责人就可以将与现有系统的集成性作为选行的一个标准。如有些BI厂商会跟EPR厂商进行合作。在他们ERP或者财务管理软件的基础上,直接设计相关的主题包,如应收帐款帐龄分析等等。如此的话,基础数据就可以直接从这些信息化管理软件的后台取得。而不需要用户进行手工的整理。

  三、先易后难 不要把用户一下子逼到悬崖上

  在BI项目实施过程中,不同的需求所花费的时间是不一样的。这包括基础数据的整理时间、用户的培训时间、效果展现的时间等等。如果很长一段时间用户还不能够完成某个需求的话,用户就会感到厌烦或者对项目小组当时的承诺产生怀疑。其实这跟绣十字绣差不多。如果一开始绣十字绣的时候,就选择复杂的图形、需要两三个月才能够绣好的,那么很多人都会坚持不下去。

  相反,刚开始接触十字绣的时候,如果选择简单的,只需要一个星期就可以绣好。然后再绣第二幅需要半个月绣好,那么用户就会有信心了。在BI项目实施过程中,也是这个道理。

  笔者建议在BI项目实施过程中,要先易后难,不要把用户一下子逼到悬崖上。在安排实现需求的先后顺序时,要选择先实施那些简单的简单的需求包括基础数据整理简单、用户掌握起来简单、效果比较明显的需求等等,关于这方面的内容笔者在后续的文章中还会重点展开,这里只强调着一个基本的原则。各位读者若想更加深入的了解这个需求的排序,请关注笔者后续的文章。

  四、通过一把手的权威来调和项目小组与用户之间的矛盾。

  在实际工作中,员工一把不敢把气撒在一把手等领导身上。但是往往会跟一般的领导发脾气、对着干,在BI项目过程中也是如此。如他们会不听从项目小组的成员的工作安排,会暗中搞破坏、以表示自己的不满情绪。

  当企业员工自己的利益受到损害时,项目小组与用户的矛盾就出现了。笔者在组建项目小组时,一般都会要求一把手也加入到这个项目小组当中。虽然其不需要负责具体的工作,不过需要利用他的权威,来吓吓一些发动分子。

  其实这个道理很简单,就是项目小组负责人自己不要做黑脸。毕竟接下去的很多工作都需要下面用户的配合。如果项目负责人跟一线用户的关系闹僵了,那么后续的工作就无法顺利展开。这个黑脸其实可以让一把手来做。如需要员工加班来完成某项工作时,可以由一把手出面要求员工加班。再如要调整现有的工作流程以满足BI系统的需要时,这个内容也可以有一般手来决定。

  总之一个基本的原则就是BI项目负责人要尽量避免与一线用户发生直接的冲突。有时候还要充当红脸的角色。如员工加班时,项目负责人也需要在旁边陪同。加班后还可以公司出钱,请员工吃夜宵。如此的话,员工加班也觉得值得。

  这里笔者要提醒的是,千万不要将员工的加班当作理所当然。笔者以前在负责人一个项目的时候,需要员工加班。结果员工在加班的时候,项目负责人、部门领导早早就回去了。在加班过程中,遇到问题也没人解决。遇到这种情况下,任何人都会有反感情绪。此时项目负责人应该站出来做红脸。也可以在一定程度上调和项目小组与用户的矛盾。

  五、工作要有计划,避免临时性的任务

  笔者以前也在企业中参加过BI项目的实施。那时候笔者是作为项目小组成员参加到BI项目中去的。那时候作为一线的用户,笔者比较反感的是临时性的任务。如在下午3点,项目负责人说要在今天完成某份基础数据的整理。可这项工作需要近6个小时才能够完成。这种临时性的工作安排,让我们一线用户反映很大。

  当工作忙时,需要加加班,都一般员工都可以理解。不过他们不理解的是,为什么加班都是徒然安排的。说得难听一点,谁没有家庭、谁没有父母子女。用户自己加班,影响的不仅仅是自己,而且是整个家庭。如果加班、任务是临时性提出的,那么就会扩大加班带来的负面影响。也会加深BI项目小组与一线用户的矛盾。如果项目小组负责人能够提前几天布置相关的任务,让一线用户能够根据自己的实际情况来安排,如安排加班的时间等等。这可以在很大程度上降低一线用户的不满情绪。这是笔者以前在企业里做BI项目的感受。大部分的一线用户都与笔者有类似的情感。

  笔者后来自己负责BI项目时,就会尽量避免这种临时性的任务。其实某项工作真的是临时发现的,笔者一般也会选择延迟需求的实现时间,而不愿意强迫用户去加班。我们不能够因小失大。因为某个需求而影响了整个项目的进度。为此笔者的意见就是,给员工安排工作要有计划,避免临时性的任务。如此的话,能够在一定程度上减轻用户对项目项目的不满。

关键字: 商业智能 , 项目 , BI
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