【IT168 信息化】

　　　BI系统的主要应用就是数据分析。在项目规划中，笔者发现有些企业在做计划时不够脚踏实地，甚至有点天马行空的感觉。在一个计划书中，包揽着太多的内容。最后一个好好的BI项目，变成了一个四不象。笔者建议各位读者，在做BI项目规划或者计划时，一定要脚踏实地，而不要将BI项目成为一个四不象。具体的来说，需要做到如下几点。

　　一、立足于企业现有的数据分析功能

　　很多企业实施BI项目，最后之所以成为了一个四不象，很重要的一个原因是没有立足于企业现有的数据分析功能。而是天马行空，想到什么就实现什么。如有些企业现在根本没有KPI分析的经历。结果看其他企业使用KPI不错，就想拿来使用。但是由于缺乏相关的经验，在使用过程中加入了很多自我的因素，最好将一个好好的KPI功能改造成一个有企业特色的KPI。这种随意的改造是非常危险的，有时候甚至会给企业决策者带来误导。

　　所以笔者认为企业在选择BI功能时，要立足于企业现有的数据分析功能。至少企业关键用户以前要用过这个功能。只有如此，企业用户才能够知道，这么使用对不对。否则的话，一味的跟着自己的感觉走，结果还是为走入误区。笔者以前就碰到过这样的用户。

　　在交货日期考核的时候，一般有这么一条线：企业物料部门、采购员、供应商。企业物料部门根据客户的交期、预计的生产完货日期会给采购员一个采购到料的预计日期。然后采购员根据这个日期去要求供应商。供应商会根据自己的生产情况，回复一个日期给采购员。如果企业要求交货的日期与供应商的回复日期不一致时，采购员就需要与供应商进行协商。现在的问题是，在评估采购员的业绩时（单从交货日期来看），应该采用的是哪个日期呢？企业物料部门要求的日期，还是供应商回复的日期呢？

　　通常情况下采用的是企业物管部门要求的日期。而不应该是供应商回传的日期。供应商回传的日期应该用在供应商的考核上，而不应该用在采购员的业绩评估上面。这个客户以前没有这方面考核管理的需要。上了BI系统之后，它们觉得需要使用这个功能。结果项目负责人（财务出身）去询问采购经理的意见。采购经理则出于自身利益的考虑，就决定采用供应商的回传日期。最终的结果是，采购员的考核业绩非常的好看，但是生产部门却再抱怨采购员无法及时到料。这个矛盾最好传到企业一把手的耳朵里。企业一把手向其他公司的领导请教之后，才发现这个考核使用的指标不合理，进行拨乱反正，最后使用了物料部门要求的日期作为采购员考核的指标。而供应商回传的日期则用来考核供应商。

　　从这个案例中可以看出，如果企业在使用BI系统的功能时，没有相关的使用经验，就容易走冤枉路。为此笔者建议在初期选择使用BI的功能时，要立足于企业现有的数据分析功能。在后期可以适当的增加新的功能。

　　二、利用标准分析模型来武装自己

　　现在业务数据分析模型已经发展的比较规范。无论是KPI分析还是存货周转率分析，都有现成的模型可以使用。即使企业有自己的特点，对这些成熟的模型进行改革时，也要慎重行事。通常情况下笔者不建议对这些标准分析模型进行过多的更改，以免改变了模型原有的初衷。
　　如存货周转率分析，一般是以存货的金额为统计的口径。而有些用户可能会在这里异想天开，使用存货数量作为统计的对象。这是非常不科学的。因为存货的单位价值不一样。如一些辅助材料，像扎带等等，价格非常便宜。企业可以根据日常的用量多备一些货。此时如果从数量进行考虑，这个扎带的存货周转率就很低。但是如果从成本角度考虑，则因为单位价值低，其总的存储金额也低。相对来说，其存货周转率就不会很低。

　　为此从成本的角度考虑，采用金额来分析存货周转率会更加的科学。可见在使用BI的分析模块时，应该尊重标准分析模型。如果根据企业的实际情况需要对其进行调整，也只能够更改一些表面的内容，而不能够更改其实质性的东西。还是以这个存货周转率为例。企业可能认为辅助材料在企业总的存货中金额比重并不是很大。为此在考虑这个指标时，为了简化期间，可以将辅助材料剔除出去。此时在BI分析中就可以通过Where语句将辅助材料的信息过滤掉。这种更改是可以的。

　　总之笔者认为，在使用BI系统进行数据分析时，应该尊重分析模型的原型。不要对其进行随意的更改，结果将好好的一个分析模型弄的面目全非。虽然最后的结果可能得到了，但是已近失去了价值。此时结果最好看，也不能够威企业创造价值。

　　三、分析结果力求简洁

　　笔者认为，BI系统出结果时应该追求简洁，而不要将所有的内容都包含在一张报表中。笔者以前在实施项目时就碰到过这样的客户。那次是为一家外贸型生产企业设计一张成本报表，其里面需要包括增值税信息、退税率信息、汇率信息等等。用户的意思很明显。他们需要将财务部门所需要用到的所有信息都包含在一张报表中。然后不同的用户所需要用数据时都从这张报表中获取即可。这种想法是可以的，但是在操作上是否很的方便，笔者觉得有待商榷。

　　笔者的建议时，即使在同一个部门中，不同岗位的用户对于数据的内容会有不同的要求。在实际工作中设计报表时没有必要设计的过全。而应该根据不同用户的需要，分别为其设计显示的结果。简单的说，就是将原来的报表进行分离，分别按照用户实际的需要来出结果。这么设计有两个好处。

　　一是便于用户的使用。如果在同一个报表中，用户需要从报表中截取数据，如复制粘贴等等，会增加额外的工作量。如显示的结果根据用户的实际需要量身定做。用户将数据从BI系统中导出来直接可以使用，那么结果就不一样了。不需要再从原来的报表中复制粘贴。在节省时间的情况下，还可以提高数据的准确率。

　　二是可以相互进行核对。不同报表中的数据由于其来源是相同的，为此其最终显示的结果也就有关联。或者说应该一致。如果最后的结果不同，那么就说明在报表设计时存在一定的疏漏。如现在财务部门的应收会计需要统计10月份的销售金额。而成本会计需要计算10月份的毛利率。两个用户在统计时都需要用到10月份的销售收入以及汇率等信息。正常情况下，两者的数据来源相同，其销售收入、汇率等结果应该是相同的。如果设置单独的报表，结果又发现两者的结果不一致，那么就说明统计口径或者过滤条件上有问题。这多了一个相互核对的环节，其结果的准确率就会提高许多。

　　可见在设计报表时，简洁为宜。可以将一张报表设计成多张独立的报表，不仅有利于用户使用，而且还能够起到相互核对的作用。将数据整合在一张报表中，就像一只航空母舰一样，不够灵活。