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倒插门,在南方就是“上门女婿”的意思。前段时间连续剧《上门女婿》在国内热映,这个话题也被更多的人关注起来。通常情况下,做上门女婿的话有这么几个特点。一是家庭的权利在女方手里,所以男方经常有受委屈。二是要接受一个潜规则,即以后的孩子要归女方姓。三是大部分的上门女婿太过于依赖女方。
在BI项目中,笔者发现有不少企业也有这种“上门女婿”的特征。即BI软件提供商或者实施方像是女性,而企业则像是男方。然后项目实施时就好像是男方去做上门女婿似的。主动权掌握在对方手中、还要接受一些潜规则的约束、太过于依赖实施方等特征。这些特征对于企业来说是非常不利的。我们在项目过程中,包括项目选型、合同签订、项目开展以及后续优化时都应该避免这种情况。笔者下面这些建议估计对大家避免这种劣势具有一定的帮助。
一、企业应该掌握主动权
笔者经手的BI项目有数十个。纵观这些客户有一个比较显著的特点,就是在项目实施过程中太过于依赖我们实施方或者软件的提供商。这就好像有些上门女婿,家庭的权利都掌握在女方手里(软件伤或者实施商),一切都有我们说了算。
如什么时候开展项目(主要看我们实施方有没有时间)、什么时候进行上门辅导等等。而正常情况下,实施方与企业应该是一个平等的关系,在很多方面需要双方有一个相互协调的过程,或者说企业在一定程度上要掌握主动权。具体的来说,笔者认为企业至少应该在以下几个方面掌握主动。
1、项目的开工时间。在实际工作中,很多企业都是实施方说什么时候开展项目,企业就什么时候开始。笔者认为,这并不是很合理。这对实施方来说,比较方便,有利于他们安排实施顾问。但是对于企业来说,是不利的。这主要是因为企业可能有一个比较明显的生产周期,某一时间会比较空。而BI项目会增加许多额外的工作量。如果时间有对方来定,那么就有一个问题,项目的工作可能会与企业的日常工作产生比较大的冲突。而如果由企业来定项目开工的时间,那么就可以选择在企业淡季的时候进行BI项目的相关工作。这对于企业说更加有利。
2、二次开发的内容。BI系统是一个套装软件。在使用过程中,有些地方可能不符合企业现有的需求。这就会导致一个新的问题。当不能够满足某个需求时,该如何处理呢?这里有三种方式可以解决。
1)是调整企业现有的流程;
2)是通过二次开发解决;
3)是利用系统现有的功能来优化企业现有的作业(即在企业现有流程与系统作业之间取得一个均衡点)。
在实际工作中,从软件提供方来说可能会建议采取前面两种方式。特别是会建议以二次开发的方式来解决。这主要是因为二次开发可以会企业赚取额外的利润。但是对于企业来说,这就有点亏了。不但需要为这次的二次开发买单,而且以后在软件升级时也会遇到麻烦。特别是如果企业现有的流程是不合理的,而实施顾问却没有提出。那么以后企业可能仍然需要更改。这就会走冤枉路。为此笔者认为在二次开发的需求上,企业也应该占有主动权。虽然在这方面具有一定的困难(主要是信息不对称),但是仍然要努力往这方面去做。
二、不要受潜规则的约束
做上门女婿,需要遵守一些潜规则,如以后的小孩要跟女方性等等。在BI项目实施时,也可能会有许多潜规则。如付款的方式(签订合同时需要付70%左右的款项)、不提供书面的实施文档、后续支持的方式(不提供上门服务或者上门服务需要收费)等等潜规则。笔者认为,企业不要被这些潜规则所吓倒,其实都是有协商的余地的。就好像上门女婿以后小孩子的性,可以同女方家里进行协商。如以后小孩是女的跟男方性、小孩是男的话跟女方性等等。在签订合同之前主动权在企业这里,一切都可以协商。
如可以协商后续支持的方式。一般项目结束后,对方可能会提供一年的免费技术支持服务。一年之后,如果还需要提供技术支持的话(通常情况下是需要的),就需要收取服务费用(根据总项目费用的比例进行收费)。这是行业内的一个潜规则。其实这个潜规则企业可以跟对方进行协商。虽然不能够全部改变这个潜规则,但是可以争取一些对企业有利的内容。如延长免费服务的期限、降低技术支持的费用、改变技术支持的方式(如增加免费上门支持的次数)等等。
如付款的方式上可以进行协商。一般根据行业内的规则,大牌的实施商或者软件提供商都会要求在合同签订时就需要支付5到7成左右的款项。虽然总的价格不能够少,但是如果首付的比例越高,对企业就越不利。这个首付款的比例只要企业努力,也是可以做出更改的。如笔者以前有一家企业,通过不断的努力之后,将这个收付款的比例降低到3成。
利用一句俗话,规则是人定的,没有什么不能够更改的。在项目实施时,虽然会遇到不少的潜规则(通常情况下会在合同中体现出来)。但是如果企业占据主动的话,那么就可在很大程度上同对方进行协商。只要企业有这个意识的存在,那么一切都会有可能。其实对方在提出一些规则时,往往会留有一定的余地,而不会设定的太死。如果企业一切都遵循的话,那固然最好。如果企业需要让对方进行一定让步的话,也可以。为此笔者建议,企业不要被对方的这些潜规则吓倒,而应该努力去争取,向自己有利的方面发展。
三、企业不能够太依赖于对方
一般上门女婿都不怎么独立或者自信。如果独立或者自信的话,一般也不会去做上门女婿。所以通常情况下,上门女婿一般都比较依赖于女方。其实不少企业在实施BI项目时也存在这方面的问题。如有些企业,BI项目都上线好几年了,在遇到问题时都还不能够独立的解决,需要依赖于实施顾问的帮助。而实施顾问并不是免费服务的。如果上门服务的话,企业还需要支付昂贵的服务费用。另外在时间上也要看实施顾问有没有空。太过于依赖实施顾问,对于企业的BI项目是不利的。
笔者认为企业应该养成独立分析、解决BI系统问题的能力。简单的说,企业用户如果遇到一个新的需求。项目管理员不应该第一个时间就想到实施顾问。而应该凭借自己对系统的理解,先去分析需求,并在系统现有的功能中寻求答案。如果不行的话,再去寻找实施顾问的帮助。只有如此,久而久之,企业才能够具有独立解决问题的能力,而不再过多的依赖于实施顾问,从而降低企业后续项目维护的成本。
还有一个需要注意的问题就是企业要注重总结,并形成书面的文档。其实根据笔者的经验,BI系统是一个相对比较简单的信息化管理系统。用了两到三年之后,一般能够遇到的问题都遇到过了。以后就只是重复性的处理问题。在实际工作中,由于企业项目管理员缺乏必要的总结,等到下次再遇到同样的或者类似的问题,又不会处理了。
有些企业的项目管理员更换比较快,而处理问题时又没有书面文档,结果就是后面的项目管理员遇到问题是没有资料可以参考,又不得不向实施顾问求助。如果以前在解决问题之后留下完整的书面文档,那么以后再次遇到问题时,即使是新的项目管理员,也可以独立的解决问题。