【IT168 信息化】

　　企业要生存下去，必需要有利润。为此在BI系统中，利润分析是一个核心的作业。在分析过程中，由于采取的纬度不同，所得到的结果也会有一定的差异。如可以从客户角度出发，也可以从产品角度出发等等。在这篇文章中，笔者以客户角度为例，谈谈BI系统中进行利润分析需要注意的内容。

　　一、利润分析的结果显示

　　利润分析的结果该以何种形式展现给用户呢？这是一个比较直观的问题。如果以表格的形式来展现，虽然说结果是一样的，但是看起来并不直观。如果采用图表的形式显示分析结果的话，那么也需要选择合适的图表。这往往需要根据用户的需求来选择。如采用饼图等形式，可以展现各个客户对企业利润的贡献程度或者组成部分。而如果采用柱形图的话，则可以非常明显的看到各个客户的利润情况。总之，在系统设计时，需要考虑用户的不同需求来选择所采用的图表。如下图所示，是一家企业BI系统中客户的利润分析图。

　　在这个图标设计时，笔者认为需要注意如下几个内容。

　　一是当企业客户数量比较多时，可以对客户进行分类比较。如企业的各户分布全球各地的话，则可以根据洲或者国家来对客户进行分类。这不仅可以简化图表的显示结果，而其得到的数据会更加的合理。当然，这需要跟用户确定是否需要进行分类以及分类的原则。

　　二是图形动态的排序规则。如根据利润的高低来进行排序，像上图所示。因为经过排序后的内容，能够更加直观的向企业决策者展示他们所需要的结果。不过在排序设置的时候，有一个问题需要注意。如果企业用户需要看到的是连续两年的客户利润情况，此时往往不同的年份客户的利润有所差异，此时就会影响到结果的显示与年份之间的对比。在这种情况下，有一种折中的方式。即用户可以选择一个年份的排序规则，如按利润进行排序。然后其它年份的数据，不会自动排序。而是根据当前年份的排序情况来展现数据。也就是说，如果当前年份A客户的利润在企业所有客户中是排名第二。而在上一年，这个客户的利润排名是第一的。此时最后在图表中显示的话，无论是在当年还是在上一年的图表中，其都是在第二个位置上。如此再前后年份数据对比的时候，就会比较直观。

　　二、三分系统七分实施十二分数据

　　在实施信息化系统时，我们往往会说三分系统、七分实施、十二分数据。其实这句话在BI系统中也是非常有道理的。如果基础数据不准确的话，那么最后的结果也不可能准确。而且由于信息化系统会有一种放大镜的效应。有可能基础数据只相差一点点，但是通过中间过程的处理，最后的结果会相差十万八千里。为此，在BI系统中，基础数据是非常重要的。为了提高基础数据的准确性，笔者有如下几个建议。

　　一是在使用BI进行分析前，需要做好基础数据的核对工作。如一般来说，至少需要先跟财务部门进行核对销售金额是否准确。财务部门或者销售部门每一个月或者季度会根据自己的纪录进行核对与汇总。我们在使用BI系统进行分析时，所采用的数据应是他们核对与汇总之后的数据。这可以提高数据的准确性。

　　二是在使用基础数据时，需要注意统计口径的一致。在实际工作中，有时候销售部门、仓库部门、财务部门在核算口径上会有所不同。如销售部门在统计销售金额时，采用的是销售订单签订时的汇率。而财务部门在计算利润时，采用的则是实际收到钱时的汇率。这连个不同时期的汇率往往是不同的。这就直接导致了最后分析结果的差异。我们在使用BI系统分析时，需要注意类似的核算口径的问题。在日常工作中，一般系统管理员需要先跟不同的部门确认，采用什么样的汇率。只要各个部门定下来，并且在一定的时期内不发生变化的话，这个核算口径的问题就不成问题了。

　　三是如果是从ERP系统中直接获取数据的话，那么最好是在ERP系统中结账后再获取相关的数据。在ERP系统中有一个结帐或者关帐的作业。这个作业运行之后，用户就不能够再对以前的数据进行更改。为此这可以防止由于用户更改数据后对分析结果的影响。而且在关帐之前，用户都会核对数据。这也是提高数据准确性的一个手段。

　　三、销售额与利润的对比分析

　　在实际工作中，销售额与利润存在着一定的关系。但是并不是说，销售额余越大，企业利润就越高。如上图所示，第二个客户的销售额只有第一个客户的一半，但是其利润就与第一个客户比较接近。这主要是因为不同客户之间所销售产品的利润不同而导致的。在数据分析中，决策者不仅需要知道每个客户对企业利润的贡献程度，还需要了解其销售额与利润之间的对比关系。如果销售额比较高，但是利润却比较低，这说明企业的销售效果比较差。

　　为了向用户比较直观的反应这个情况，可以在利润分析图中，同时显示各个客户的销售情况。如上图所示。当然在系统设计中，可以在这个图表中设置一个开关，让用户来决定是否需要显示每个客户的销售额。这可以提高系统的灵活性，减少后续的二次开发。

　　针对这一点，笔者有如下的建议：

　　一是不同币种的处理

　　如笔者以前有一个客户，属于外贸型的企业。他们的产品会出口到德国、美国、澳大利亚、日本、朝鲜等等。其采用的结算币种也是不同的。众所周知，不同币种之间的销售额往往没有可比性。在这种情况下，就需要将不同币种的销售金额按照一定的汇率转换成同一个币种，如人民币来折算。在折算的时候还需要注意，最好采用交易发生时的汇率。如现在有一家美国的客户，在一季度总共发生10笔交易。现在人民币与美元的汇率变化很大，对企业的利润影响也就不同的。如果先根据美元金额来汇总，然后再按当时汇率进行折算，这会使得最后的结果与实际的结果存在比较大的误差。对于这一点，各位系统管理员与用户需要特别注意。

　　二是利润的表示方法

　　利润一般可以有两种表示方式，分别为金额表示和百分比表示。如上图所是，采用的是百分比的表示方式。两种方式各有优缺点。采用百分比的话，能够更加直观的反应出销售金额与利润之间的关系。缺点是，有些百分比虽然很高，但是由于销售金额比较低，最后利润的绝对额并不是很大。就如同上图中的第一、二两个客户。他们的利润百分比接近，但是由于销售金额相差悬殊，为此对于企业来说，取得利润的绝对额也有很大的差异。使用百分比来表示不能够反映出这种差异。而如果采用金额表示的话，可以反映出各个客户对企业利润贡献的多少，但是却无法直观的反应出销售金额与利润之间的关系。即无法证明企业销售的效率是不是很高。可见，不同的表示方法各有其优缺点。为了提高系统的灵活性，这里比较好的处理方式是设置一个转换的开关。或者在系统基本设置中，用户可以指定所需要显示的方式。让用户可以根据自己的需要来进行自定义。