【IT168 CIO天地】    通常沟通一件重要的事，前面一、两点应该是背景说明，接下来则是要讨论的主题内容，最后再留一点时间，让CEO能够就这个题目来发表意见与讨论。

    上一篇我们谈到沟通的重要性，现在，我们来谈谈实务上CIO与CEO沟通应该注意的事项。

    第一，CEO的时间通常都是切成非常多的片段，很难有足够的时间来探讨特定议题，所以，CIO要学习如何在很短的时间内提供简洁有力的讯息。在一般的情况下，CIO也许可以在每周或每两周预约到CEO半小时的时间，这时候应该要珍惜难得的会议而充分准备。

    比如说，把自己要讲的内容加以组织，很多主管只有在正式会议简报时，才会把资料整理的井井有条，其实任何沟通都要学习把沟通的内容组织成重要的3～5点。通常沟通一件重要的事，前面一、两点应该是背景说明，接下来则是要讨论的主题内容，最后再留一点时间，让CEO能够就这个题目来发表意见与讨论。

    有时候如果准备不足，往往花掉大半时间解释或者是在背景上交代太细，使得后面讨论的时间不足，我建议CIO每次沟通时，学习在5分钟内把背景说明完成，后面才能够留下足够的时间讨论正题。而若要讨论的议题较为复杂时，不妨事前就请秘书转交相关参考资料，让CEO在正式会面前就能有时间了解。

    第二，CEO的工作必须非常聚焦在公司最紧要的问题上，所谓紧要，也就是公司发展上最重要的事情，虽然有时候也会看到有些CEO忙于眼前救火的事情，但是，如果CIO所谈的议题，要充分得到CEO的注意，建议要与这些紧要的事项有足够关连性。

    CIO其实是可以随时准备好几个议题，然后在适当时机来谈适当的议题，由于公司的资源时常是要用在刀口上，所以，适当的时间自然会比较容易得到共识。例如说，银行的个人资料外泄，对该银行造成不小的压力，这时候CIO就可以提出资讯安全相关的专案预算需求。

    CIO除了经常思考公司需要的长远ICT策略之外，其实也要见机行事来因势利导，这就像是棒球赛不能全靠长打，有时候机会来了，先打出一个安打也是很重要的。

    第三，注意CEO平常征求意见的对象，很多领导人对于自己不擅长的事物，也会常常向第三者徵询，例如说，科技公司的CEO如果要了解云端运算，除了找该公司内部的CIO之外，很可能还会向研发部门的主管请教，有时候也会跟公司聘请的顾问询问，相较于CEO，这些主管或顾问的时间通常会较为充裕，CIO应该要平常就勤于跟他们沟通，经过他们所认同的观念，往往比较容易为CEO接受，所以，平常在跟老板的谘询对象沟通时，就要善于表达自己的想法，必要的话甚至可以请他们向老板建言，有时候他们的一句话可能胜过自己一小时的简报。

    第四，为了经常让 CEO接受到有关ICT的新知，应该经常争取在CEO所主持的会议里有简报发言的机会，利用这些机会一方面让其他主管可以吸收ICT新知，无形中也增加对CEO的教育，这种简报甚至可以邀请外面的专家来参与。

    第五，清晰的思路与严谨的逻辑是说服别人的必备条件，在准备与CEO沟通的过程中，要反覆检查自己的论点是不是很清楚，脉络是否符合逻辑。如果是一个重要的讨论，甚至可以考虑先请一位好朋友来模拟CEO的角色，并且从CEO的观点给自己提出改进的意见。

    以上五点，是我个人平常工作的一点心得，任何重要的事情，往往都需要充分准备以及好的临场表现，罗马不是一天造成的，CIO的沟通能力往往也是历经不断的努力与改善，才能达到一流的水准。