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避免实施文档缺陷致ERP实施陷困境

2010-05-04 00:00    IT168网站 来源:IT168网站  作者: IT168 火星人 编辑: 李倩

【IT168 专稿】    阳春三月, 本应是阳光明媚令人心旷神怡的季节,但正如近日倒春寒的天气一样让我感到深深的寒意。原因是最近公司让我接手一个实施到一半的ERP项目,而这个项目只有片言片语的几份简单文档。不但没有详细的实施计划,更没有详细的实施文档记录。在接手此项目后让我深深的感受到没有实施文档的痛苦,因为所有的一切都要自己重新摸索。不但浪费了宝贵的实施时间,而且还经常需要做重复的工作。缺乏实施文档让我在这个ERP项目中吃尽了苦头,这里和大家分享我对实施文档的一些反思和总结。

常见的ERP实施文档缺陷

    当我从公司前任ERP项目实施同事手中接过"薄薄两页纸"的实施文档时,我难以置信的看着他问"没有了吗?只有这些?",我同事尴尬的点点头,然后他再说了一句让我吐血的话"实施计划和记录文档都在我心里记记清清楚楚呢。"实际上,这完全是对实施文档的误解,也是许多ERP实施顾问的通病。

    (1)什么是ERP项目实施文档?

    ERP实施文档是用来记录、描述、展示实施过程一系列信息的处理过程,通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。例如,分阶段实施计划文档、标准业务流程文档、标准编码及数据文档、标准参数设置文档、功能操作指南文档等。这些文档将会伴随着ERP实施的各个阶段逐渐充实、完善,也同时记载了整个实施的过程和成果。

    从内容上说,ERP项目实施文档可分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分,其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息,为实施人员提供决策依据,以保证ERP项目的顺利实现;另一方面,过程文档也是实施过程最为宝贵的资产,通过对过程文档进行归纳和分析,可以对实施项目的成功经验和失败教训了然于胸,从而对后续ERP日常运作、维护更加有的放矢。

    (2)常见的ERP实施文档缺陷

    一般来说,实施文档是否规范和专业已成为ERP实施的重要评价指标之一。经过深入分析,我总结这个项目主要存在这些缺陷:①文档编写不够规范:主要表现为项目实施过程中,没有对每一个阶段的文档进行分层次整理和管理,各类文档资料缺少一致性。②文档内容描写不够完善:在编写各种文档过程中,虽然大家都按事先规定的模式进行了编写,但编写的内容经常不够完善;要么文档极其简单,相当于没有文档;要么文档流于形式,没有什么实际的价值,甚至于有的实施文档与实施过程完全不相符。③文档没有统一入库管理:随着ERP系统的不断优化、升级,新需求的不断产生,各种文档越来越多,没有建立一个文档资料库。不同时期的各种文档零散存在,造成查询文档时非常困难。④只重视文档的形式,实用性不强。在实际的实施过程中,编制人员没有时间去关心它们的用途,也不知道哪些部门使用,更多的是在规定的时间内完成任务,以免影响考核成绩,这样一来一些不实用的、重复的文档不但阻碍ERP实施的可执行性,而且还影响项目的整体进度。

文档对项目实施起到什么作用?

    与本项目前任负责同事沟通中了解到,他对实施文档的作用存在非常多的误解,认为实施的事情本来就多,有许多用户抱怨的事情要处理,根本没有时间来写文档。因为有了这样的想法,就开始忽略文档的编制。例如,认为写文档太累了,能用嘴说的就不用手写,能简单写的就绝不详细写。实际上,实施文档是一种工具,是古语有云的"磨刀不误砍柴功"。

    (1)文档能提高实施过程的能见度

    规范、齐全的文档会详细记录项目实施过程中发生的事件,便于实施人员掌握项目实施进度、实施质量以及各种资源的调配。同时,文档还有助于实施人员与操作人员明确了解各自的职责,信息互通,共同把握实施过程的节奏。因此,实施成员用一定时间编制、整理实施文档,可以使实施人员对各个阶段的工作进行周密思考、理顺和找出存在的问题,从而减少差错,提高项目实施质量。例如,通过对文档的检查,在项目实施早期发现文档错误或不一致的地方,及时纠正以减少大问题的出现和为纠正失误而付出的更大的成本。

    (2)文档能规范实施问题的处理

    实施过程中肯定会遇到各种各样的问题需要解决,这类问题的处理和解决是关系到实施效果是否有效的标志。这类问题主要分两种情况:①是重要的反馈迟迟得不到解决和回复,当文档化做得好时,在出现问题的时候,打开文档可以一目了然,责任不会被推卸。②是有些问题在不同部门和不同的阶段频繁出现,简单而又琐碎的重复问题会让实施顾问疲于奔命,效率低下。这时,一个文档化的FAQ问题集对项目实施就显得意义重大。

标签: ERP , 实施 , 文档
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