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在OA系统中，工作流程设计是办公自动化系统(OAS)开发的关键性工作，其合理与否直接影响着办公流程的准确性、自动化程度、运转效率以及系统的安全性、可靠性等各个方面。因此，工作流程的设计是系统规划的重要环节。本文提出一种基于工作流管理的OA系统核心业务流程模型，并以实际系统为例，对模型中的核心业务流VIA行了详细的设计与实现。
1 OA系统核心业务流程模型设计
工作流管理平台是OA系统的核心部分，它的任务是解决不同角色在公文处理中的协作问题，在网络上实现公文的拟稿、审批、签发、驳回、编号、登记、注销、分发、归档、查询和浏览等基本工作的全部处理过程，对公文的审批流程进行跟踪、催办和统计，以便及时了解公文的处理进度。
公文流转业务主要分为发文业务和收文业务两种业务类型。
1.1发文业务流程模型设计
在发文业务流程模型设计中，发文需要在拟稿人、公文意见签署人、审批人等多个角色之间流转，同时根据发文的实际审批情况给发文设定不同状态，如“新发文”、“准备提交”、“待审批”等。这样，发文就会在不同角色的驱动下，从一个状态到另一个状态进行流转，完成整个审批过程。
1.2收文管理业务流程模型设计
收文需要在登记人、审批(办理)人等多个角色之间流转，同时要根据不同角色的实际操作情况给收文设定不同状态，如“新收文”、“登记后收文”、“待审批”等。这样收文就会在不同角色的驱动下，从一个状态到另一个状态进行流转，完成收文的办理过程。图2所示为收文业务流程模型。对收发文管理核心业务流程模型的这种设计完全实现了办公的自动化过程，使公文流转流程变得清晰、透明、易于完成，所有的处理全部在网络环境中实现，可以充分地体现各个部门协同办公的特点，极大地提高部门整体工作效率。
2 OA系统核心业务流程模型实现
以广东警官学院OA系统为例，人事处是一个核心职能部门，其工作流程比较复杂而且直接面向全院各个职能部门，是其它部门和学院领导之间的桥梁。因此，在OA系统中人事公文管理子系统是整个办公自动化系统的核心，系统在设计时充分利用了收发文模型的特点，并结合广东警官学院的传统公文的审批和签批等流程，实现了在网络上公文的拟定、收发、审批、归档、查询、登记等全过程处理，实现了公文流转、审核签批等行政事务的自动处理，促进了管理电子化、规范化，提高了整体办公效能。
2.1发文业务流程模型实现
发文管理模块是人事公文管理子系统中使用频率高、用户层次多、功能要求高的一个重要组成部分，涉及到多个职能部门的各个级别，不仅要完成自发文，而且能够将收文转发文，是典型的流转型事务。
发文管理模块是在Lotusd omino/Notes提供的文档集模板的基础上开发的。根据广东警官学院人事处的发文实际情况，发文类别分为对学院内和对学院外两种情况。发文工作流设定为三种状态:待审、已批未发、已发。同时，根据发文管理本身的事务，又定义了起草、初审、复审、审批和签发5种发文状态。流程中共使用到签发、引出、登记、保存、提交、保存关闭、发布、归档、取消、退出等十余种操作。这些操作只有在特定的上下文环境中，具有相应权限的角色才可选择执行。
(1)发文子系统的模型实现
发文管理子系统主要体现人事处对其他部门发布公文及公文处理的整个工作过程。根据学院人事处的实际发文工作，发文包括两个方面，一是对学院内部各部门的发文，另一个是向学院外的发文。
(2)发文子系统的工作流议计与代码实现
发文设计首先要确定所发公文的类型，发文类型不同，具有签发权的对象也不一样。另外，与普通的文件一样，发文也具有标题、文稿状态、缓急级别、保密级别、拟稿部门、拟稿人、收文部门、提交的个人、正文、备注、领导审批专区等对象，这些对象可以直接在表单中进行设计。
发文由于类型的不同，送审时会碰到各种不同的角色。学院内的发文涉及人事处文员、人事科科长、人事处分管副处长、人事处处长、其他部门秘书等至少五种角色;学院外发文涉及人事处文员、人事处分管副处长、人事处处长、主管院长、学院办公室、外单位接收对象等多种角色。在设计时可以为不同的工作岗位创建相应的角色，同时根据用户职务和责任指派合适的角色，用户根据所指派的角色获得相应的权限，实现对文件的访问，以保证系统的保密性和安全性。如人事处文员只具有草拟公文以及修改在审批过程中领导不同意被返回的公文的权限。人事处秘书具有登记收文的权限，却不具备批改公文的权限。
下面以人事处师资科对学院外单位发文为例介绍发文管理中工作流的设计与实现。
当人事处师资科要对学院外单位发文时，首先由师资科文员拟稿，填写表单上相应对象的内容，然后在“提交个人”选项中选择工作流程中的初审人，如选“人事处副处长(师资)”，然后单击“提交”按钮就可将该公文发给主管师资的副处长，主管师资的副处长收到该文后对该文进行初审，可以在副处长审批意见栏中填写相应意见，也可以在原文中进行修改或在备注栏中加以解释。若不同意文员的拟稿内容，可以将原文发还该文员，并可在相应视图中对该文进行回复。初审完毕，可以在“提交个人”选项中指定下一个审批人，如指定人事处处长，再按“提交”按钮后就可以将该文发给人事处处长进行复审。
2.2收文业务流程模型的实现
收文管理主要对人事处以外部门的来文进行收文登记、拟办、批办、批阅流转、办理和归档等管理工作。在实际工作中，由人事处秘书对收文进行登记，并将收文在人事处内部转换成发文，由人事处处长对该文指定相关的拟办、批办等人员。
(1) 收文子系统的实现
收文子系统主要是体现人事处接收公文及对其相应处理的整个业务工作流程。
(2)收文子系挽的二作流议计与代码实现
在收文子系统的工作流设计中，收文功能分为两个部分:已登记的收文和未登记的收文。根据收文子系统工作流程图可知，当外单位给人事处发文时，人事处秘书对该文进行签收、登记后，收文就会出现在已登记收文视图中。若人事处秘书没有对该文进行登记，则该文属于未登记的收文。这个登记的权限只有人事处秘书才有，其他的角色不具备登记公文的权限。
3结束语
本文提出的基于工作流技术的OA系统核心业务流程模型的设计方法已在广东警官学院OA系统中得到很好的应用。该系统的设计与实现增强了学院各级部门工作人员协同工作的能力，强化了领导的监控管理，实现了公文流转、审核签批等行政事务的自动处理，促进了管理电子化、规范化，较好地整合了各部门内部的信息流。OA系统流程模型的这种设计模式适应了现代办公业务流程管理的需要，具有广泛的应用价值。
