【IT168 信息化】

    2006年9月，美国加州大学（University of California）Merced分校与875名新生，一起迎接该校成立后的开学，而下一次开学时，该校计划要招募25,000名学生。从零开始，建立一所符合现代潮流的研究型大学，并不是一件简单的事情，不但要有设施完善的教学大楼、聘请优良师资、妥善规划教学课程、招收适合的科系学生外，还必须一一规划所有校内的行政单位、制订该校校规与行政制度、流程，然后将行政人员安排在适当的职务上。而CIO则是肩负建置校内所有IT规划与通信技术…等相关设施的重责大任，笔者很荣幸担任该校的CIO，执行这项充满挑战与令人兴奋的任务。

    该校设立之初，加州大学正面临着预算严重不足与资源缺乏的窘境。当笔者加入Merced分校的筹备处之际，该校仅有10名IT规划与架构人员，而其中大多数是负责执行桌面计算机的架设，以及其他相关的IT设备联机处理。在IT人员无法大举扩充的状况下，我们得规划出能够同步监控与管理5个校区以及学生宿舍中的语音系统、数据处理、视频网络架构；设计开发日常行政运作所需的电子化流程及门户（包含数据文件目录管理、电子邮件收发、行政与教学E化日期排程、档案文件管理，以及校园信息入口网站规划）；部署协助教学作业的管理应用系统（尤其是处理选课、注册、缴费、分级、成绩单管理，以及助学贷款等重要功能的学生信息系统）。我们也负责监督各教室内视频设备的安装、部署教学用的计算机教室，而且我们还得规划信息单位，专职负责维护与支持上述所有设备的维修与运作。

    筹备处成立之初，并没有明确的组织架构，因此在目标的定义、策略的发展，以及项目需求处理的先后次序…等都是问题重重。

    当我初次到任接CIO这个职务时，我被赋予的第一个任务就是要提出“学校IT建设方针”的初步草案，以及未来这些建设规划的主轴与核心价值。然而，理想与现实总有相当的差距。

    我个人深信，通过任务核心宗旨的引导，可形成后续一连串的策略规划，进而找出科学化的处理与解决办法。因此，我到任后的首要挑战，就是要以之前的决议为基础，建立IT新的任务宗旨及策略。我很快就发现，学校的资源根本不足以满足每个人的需要，人力资源不足的情形更是严重。总之，当初所规划，要给1,000名学生使用的资源就已经严重不足了，我们还得利用相同的资源，建置出能够让25,000名学生使用的校内IT架构。现在唯一有的优势，就是来自其他加州大学姐妹校的盛情协助，举例来说，加州大学洛杉矶分校（UCLA）就一直代替我们运作财务与薪资系统。

    除此之外，我也开始着手发展自己的计划：专属于加州大学Merced分校的用户系统。换句话说，由使用者的角度，而不是管理者的角度建构校内的专属服务，让学生、讲师，以及职员们，可以凭借着直觉，自然而然地使用这些系统。这套系统会以身分识别管理系统为核心，以减少在不同系统之间登绿切换的问题。身分识别管理系统所管控的对象，可能同时包含科系申请人、学生、讲师、职员、校友、或是其他社团组织等。举例来说，一个学生毕业后，身分会转换为“ 校友”，但他也可能同时兼具“助教”的身分。因此我们就必须创造一个标准、开放、弹性、可以扩充延伸，凌驾所有个别系统之上，并且可清晰定义的系统架构。

    在系统发展的过程中，最重要的就是让使用者的经验能够越简单越好。为了要达到这个目标，我坚持发展以身分识别管理系统为基础的通用入口网站，这样一来，数据及应用程序的存取权限，就可以自动地根据每个人的状况来设定。这也表示各种使用者所会应用到的系统，如学生信息系统…等，都可以整合到入口/单一用户登录系统的架构中。对我们来说，应用大学本身所自行开发出的“开源软件系统”，建置学校内的IT应用方案，是相当合理的一件事 ，所以我们选择了JA-SIG（Java Administration Special Interest Group）的uPortal系统，以及提供主要身分辨识服务的CAS系统（Central Authentication Service, 耶鲁大学所开发）。这将会允许使用者在入口网站内，存取各种不同的应用系统与程序，而无须一再重复键入用户帐户与密码。

    我们每天全力投入地工作，并祈祷每件事都可以“及时完成”。2005年12月的某天，我们开始采用这些应用程序，将自助式服务功能整合到我们的管理系统之中，并且开始派发与提供使用者的账号的申请。我们在2006年的夏天，成功部署完成第一阶段身分识别管理系统的上线，也因此我们可以让系统自动提供电子邮件账号及开放其他的功能权限，以因应即将来临的新学期。我们在开学前一天的晚上9点，成功开通了学生宿舍的网络联机，所以新生们从开学第一天就可以在校内尽情地使用学术网络，以及架构在校园内各处的无线网络服务。开学之后没多久，投影机的相关设备也在教室内逐步架设完成。

    并不是每件事情都照我们的希望发展。总在最后一秒发现承包商没有将工作及时完成，这让我们吓出一身冷汗。我们将注意力放在某些重点项目上，像是由于没有多余的电力，教室或会议室内的升降投影屏幕都保持在下降的位置。另外谈到设备的采购，尤其是在影音设备的采购过程，经常会受到一些诡异的条款影响，或是采购部门突然间接获蜂拥而至的大量需求，因而发生延误的情形。可想而知，我们所使用的那些软件包，更是三不五时冒出许多会造成错误的状况。举例来说，当我们将网络架构检测系统设定在最严谨的安全层级时，校园内新的网络用户可能就无法取得网络地址，这时候我们就得把系统内部分的功能暂时关闭，以避免这样的情形持续产生。

    尽管如此，每当一个新的课程开始之前，每一个相关的基础建设与规划都得及时完成。虽然还有很多事情要做，但是针对这些事情，我们已经有许多很棒的想法与作法，而不用重新发展这些我们已经完成的系统。举例来说，我们依然需要整合数据文件管理、时间管理排程、课程注册…等系统应用程序到入口网站中。

    现在回头看，这一小群积极又有天份的IT人员们，他们的表现真是令人叹为观止。然而，如果我们当初没有根据我们想要的目标，以及如何达成的做法，规划出一个非常清楚的计划蓝图，我们可能根本无法成功。即使是在有限的资源下，这样的计划蓝图也能够协助我们，快速发展出兼容于长期策略的过渡方案。例如，某位教授希望在正式开学前，让他的学生能够在在线参加考试，以作为暑期成绩的评核。因此，我们利用了一个使用XML语法的独立软件包，以便我们可以轻易地输出未来课程中的考试题目。

    身为IT开发的项目领导者，CIO的工作就是要以清晰流利的表达方式与实际作为，来让这些公开讨论出的远见蓝图得以一一获得实践。在我的心目中那张神圣蓝图的最终理想，就是让所有校园内必备的措施与准备工作，都能够运作顺畅、畅快无阻，即便是“最后一刻”前才将所有事情完成。