【IT168 专稿】 据英国《金融时报》最近公布的一项调查报告指出，全球经济虽然呈现复苏回暖趋势，但仍有40%以上的大型企业计划在2010年冻结IT预算增长，60%的公司会从严审批可支配的IT经费。调查还表示，2010年CIO面临最大的管理挑战还是和往年一样，也是IT预算管理。因为老板会对IT预算严格把关，CIO必须给出他们花的每一分钱的正当理由，这也是位居CIO担心的问题排行榜的首位。
为什么IT预算总是呈现虚胖现象？
IT项目一直被很多人认为是一个资金黑洞。因此，每到年底的时候，CIO都要为下年度的预算绞尽脑汁。一项针对国内企业CIO的调查显示：IT预算虚胖的背后有来自企业运营的切实需求，也有控制不当引发的隐性成本。这时，IT预算就像是一场演习，CIO的基本功和作战能力多体现于此。他们不仅要制定合理的预算计划，还要熟知业务部门的需求，而且还要能预见到可能发生的隐性成本。
张远达是一家企业的CIO。考虑到经济复苏的大环境要求，张远达决定比平常早两个月就开始进行IT预算编列计划，让大家有更充裕的时间思考，哪些事项该优先处理。但在预算会议上,许多IT预算内容还是被老板批评为"虚胖"。结果是有些IT方案被暂且搁置，还有一些被无情的删减。对于为什么会出现"虚胖"现象，张远达认为主要有以下几种因素：
（1）需求不明确，没有考虑投资回报率（ROI）
导致IT预算虚胖的主因是各部门人员在需求上存在很多信息不对称的现象。由于职能式管理在目前国内大多数企业中起主导作用，这就很容易导致IT部门和业务部门之间出现信息沟通不畅。例如，业务部门不清楚IT究竟能为他们做些什么，IT部门也并不真正了解业务部门的实际需要。而IT预算规划往往是由CIO制定的，这就使得预算过程中很多重要的需求被遗漏。
因此，在制订IT预算时，如果没有一个清晰的IT预算边界定义，或没有详细的IT项目计划。尽管老板大笔一挥，一下给出几百万的预算，但是哪些方面需要钱，需要多少，考虑得还是不够清楚和明确。一般有经验的CIO会把视线落到ROI上，通过ROI分析明确各部门和企业的整体需求。然后基于节约开支的原则，利用ROI计算出相应的数据，进行收益和风险的评估，找到IT投资非常好的利益的所在。但往往很多CIO是到了受到无情的削减时才发现，所制订的IT预算与老板所要达到的效果相左。这就意味着：不关注ROI，IT预算将面临要减肥，再减肥。
（2）没有建立严格IT预算控制体系
IT预算制订难度大，表面上看可以把IT预算虚胖归因于预算执行不力。但从本质上，它说明企业的预算执行随意性强，预算执行的均衡性、准确性没有受到监督与考核。在制订IT预算管理时，没有同时建立严格的IT预算控制体系。因此，IT预算虚胖的背后必然隐藏着企业预算管理、信息化组织、IT项目管理中的诸多问题，这些可以说是深层次的原因。
因此，建立起一套IT预算的完整管理机制是非常有必要。这个机制涉及到项目目标、业务详细需求、项目KPI、ROI分析、谁来买单等；项目在进行过程中，IT预算执行是否需要调整等。这套完整的管理机制不仅保证了IT预算执行的可控性，还大大提高了IT项目的成功率。
如何给虚胖的IT预算减肥？
当企业高层要求IT预算要进行减肥时，CIO该怎样办？这时CIO心态要摆正，要明白到不是为了IT而做IT的，而是为了服务业务而做IT的。当业务发生了变化，IT也要相应的发生变化，这是很正常的。因此，CIO必须要象对待商业投资一样去对待在IT技术上的投资。只有这样，CIO才会做出正确而理性的IT预算方案，并且进行合理的费用减肥。
（1）向冗余的IT系统开战
张远达表示减肥的真正旨意是：处理系统问题，而不是预算问题。因为许多公司把太多的时间、财力和精力投入到了维护一大堆局部化、冗余的IT系统和应用软件。这些IT资产就单个而言也许是有必要，但作为整体的一部分，却是对资源的一种巨大浪费。那么减肥的核心就不在于直接把IT预算削减10%，而是要把IT系统削减10%。
作为一名既想节约成本、又想创造价值的CIO，不仅要关注实施IT系统，同样还要关注给冗余的IT系统减肥。经过痛苦的减肥行动，张远达现在明白到：最好的投资回报来自系统减肥，而不是IT预算数字的削减。换句话讲，让企业转向关注IT系统减肥而不是关注IT支出额的数字，可以节省更多费用。简单说，就是不保留重复的IT基础设施。这不仅保证了对现有IT技术和员工的高效利用，同时也确保了业务部门有一个统一的观察视角。据张远达表示，与单单进行IT预算减肥所带来的节省相比，系统的减肥所带来的节省更持久、更具持续性、更有价值。
（2）向隐性成本及灰色开支开火
对大多数企业来说，IT预算往往会分成两大部分：一部分是IT部门日常运营和维护所需要的预算，另一部分是IT项目预算。对于CIO来说，前一部分不难应付，后一部分则体现了CIO的水平和管理艺术，因为其中会产生很多不确定的隐性成本。因此，面对IT项目预算减肥时，CIO往往会有更深刻的体会--就是隐形及灰色开支的减肥。因为灰色成本总会使得业务流程和IT环境变得杂乱无章，而且灰色支出的增加也会使预算费用缺少清晰的控制。
为了保证IT预算的资金透明度，CIO应该清楚解释在他们预算中的核心需求和非任意性项目。CIO需要把必须进行的IT投资项目、应该进行的IT项目和最好进行投资的IT项目区分开，而且清楚地表示出来。因为大部分的CIO在很难以一种简洁的方式进行预算内容描述时，就常常会采取一些灰色的、不清不楚的描述，结果就会使到IT预算呈现"虚胖"。
（3）屏蔽非关键性需求
一般来说，IT预算和IT需求总是直接相关的。因此IT预算减肥的重点应是取消非关键性的IT项目，而且尽可能地取消或延迟关键性的项目。所以，CIO必须仔细检查IT预算的运行情况，紧紧地抓住项目目标，严格地控制项目范围并将其细化，这样IT预算的准确性就能够得到提高。通常，在IT项目立项之初会产生很多需求，其中相当大一部分是次要的和非关键性的需求，而要解决这些非关键性需求却需要投入大量资源和时间。所以，在做IT预算减肥时，一定要对一些次要的需求加以屏蔽或分步实现，以实现有限IT预算的最大化效益。
（4）向更便宜的设备和服务转移
基于标准的IT平台环境有助于降低设备和服务成本，因此CIO应该要向更便宜的设备和服务转移。省钱的一个简单方法就是要知道现在手里有什么，许多公司常常购买了很多超出需要的设备和服务。因此，CIO虽然无法把以前浪费的钱要回来，但是有可能停止支付这些用不到的设备和服务的维护费用。
（5）细分IT预算内容，严格控制执行
CIO要想做好IT预算的减肥，还应要充分利用财务知识和技巧，并且站在CFO和老板的角度来看待IT预算的减肥行动。例如，把IT预算切割成更细、更独立的项目来管理。最好是把预算分门别类，加以细分。把预算切割为更细且各自独立的项目之后，除更容易掌控之外，也能一眼看到问题，这是好过一古脑把所有花费全部塞在预算表里。CIO用这样的预算控制表格去和老板或CFO沟通，他们就会从只关注数字减肥转向关注IT项目的减肥过程，进而支持并配合IT预算的执行。
预防IT预算虚胖的策略和方法
（1）IT预算制订前，应广泛征求各方意见
企业自身需求不明确，是造成IT预算虚胖的主要因素之一。因此，为了保证IT预算的合理化，在制订IT预算时应以企业业务需求为出发点。例如，CIO在制订IT预算前要广泛征求各方的意见，包括高层管理者、业务部门、IT部门等关键部门人员的需求；还要对企业的组织架构和业务流程进行深入分析，甚至先进行合理优化，这样才能大大提高IT预算的准确性。
（2）IT预算减肥之前要知道价值所在
IT预算是要减肥，但是必须是要聪明地减肥。为了实现合理的进行IT预算减肥，CIO需要了解各项实际成本和各种技术、服务和业务交付成果的价值，否则所做出的减肥努力可能会使重要的业务流程功能退化。只有理解了成本和价值分析之后，才能帮助CIO 确认哪些员工和技术是业务的核心，哪些不是；哪些工作要求具备特殊技能或予以特别关注，那些则是日常事务。这种分析有助于确定在什么地方实施优先原则，以及把钱投资在什么地方。
（3）精简流程管理
IT预算减肥的有效一招是精简流程管理，这是节省成本的根本所在。对于许多IT预算有限的企业而言，精简流程是IT预算减肥的不二法门。当用一种综合的眼光来检查IT与流程紧密整合在一起的领域时，就可能简洁地揭示出IT预算的"虚胖"所在。因为IT成本过高通常与流程陈旧过时、手工操作步骤、冗余和瓶颈有关。通常采用80/20法则可以确定最适当的业务量，通过调整业务量就可以获得非常好的的减肥效果。
（4）拥抱通用性，建立标准化制度
标准化是一种提高工作效率的有效途径。据Gartner 分析师发现，IT项目的一大成本预算是与客制化开发有关。因此，尽管在许多业务流程中客制化开发的确有其必要性，但还是可以评估一下。因为标准化既可以降低费用，又可以使得公司运行更加简易。这样，IT预算减肥将变得更健康和多元化，而不仅仅是一系列数字的削减。
实践证明，利用标准化管理方式是能做到"事半功倍"的减肥效果。因此，CIO需要建立有效的测量手段，通过对各项任务的严密监控，牢牢把握能标准化的IT活动，并与商业运营、财务、采购和其它高级管理人员一起开发能够帮助公司节省成本的标准化流程和制度。
