【IT168 专稿】所有数据都保存下来很费钱。本文介绍了如何弄清楚你需要多少存储资源，同时又能满足法律文档管理和保留要求。

    你可能知道贵公司不应该保存每个数据。考虑到监管方面的需求以及电子记录在法律诉讼中所起的作用，一些企业于是把所有数据都保存下来，这么做仅仅为了保险起见。不过，IDC公司的分析师Rick Villars说：“更多公司注意到了这个事实，即我们根本无法一直通过增加存储资源的办法来解决这个问题。”

    存储成本是很便宜，但一旦数量增加，成本就会提高。IDC公司发现，从2007年到2008年，磁盘存储成本下跌了27%。不过，全球存储开支在去年达到了800亿美元。此外，如果贵公司遭到起诉，或者甚至仅仅作为证人被传呼，专家们表示找出所需的文档可能耗资数百万美元――这项工作每小时的成本在250到600美元；相关软件每搜寻1GB数据就需要150到1900美元。

    企业战略集团的分析师Brian Babineau表示，一个比较好的办法是，弄清楚自己其实需要保存哪些数据（软件可以帮助你）；只购买实际所需的存储资源。

    图森电力公司（TEP）有一套程序来执行其法律部门制定的数据保留政策。这帮助这家公用事业公司控制存储方面的需求――目前存储空间为200TB，而且有不断增加的趋势，基础架构系统主管Chris Rima如是说。

    首先，图森电力公司没有把备份与归档混淆起来。分析师们说，这个做法极其重要，因为把两者混合起来（临时文档与必须保留好几年的文件一同保存起来）只会浪费存储资源。图森电力公司备份30天的数据以便灾难恢复，同时另外对电子邮件及其他一些文件进行文档，保留七年。

    Babineau表示，由于与备份过程分开来，并采用专门工具来完成，备份过程运行起来更加顺畅。开发商提供的应用软件可以根据企业的保留政策，分析哪些数据需要备份、哪些数据需要归档。图森电力公司使用了自己的定制软件。

    应对电子发现（收集电子证据的做法）工作来得比较困难。美国奥睿律师事务所（Orrick, Herrington & Sutcliffe）的电子发现特别顾问Wendy Curtis表示，一旦公司能够合理地预料到自己会被起诉，它就得保留与面临指控有关的任何记录。你一定要能够把这些记录与定期删除的其余数据分开来。

    大概花了六个月时间，图森电力公司使用赛门铁克公司的Discovery Accelerator软件来分析电子邮件以满足电子发现的要求；现正在把该软件的应用范围扩大到其网络存储系统中的所有非结构化数据。Rima表示，该公司还把来自个人电脑上用户创建的Exchange文件夹的电子邮件添加到企业网络存储中，禁止使用Exchange文件夹，以确保电子邮件保留工作的一致性。

    拥有良好的备份、保留和电子发现策略帮助图森电力公司知道自己需要多少存储资源。Ovum公司的分析师Tim Stammers表示，一旦企业解决好了这些规则和机制，就可以开始调查分析产品了。

    Stammers建议采用使用重复数据删除的策略：如果文档中的共同部分有多个副本，那么重复数据删除技术只保存一次，从而减少你所需要的存储资源数量。借助亚马逊和Nirvanix等厂商提供的服务，把数据存储在云中可能也比较省钱，因为你不需要内部人员来管理系统。