【IT168 信息化】善加运用科技深入了解企业内部流程，不仅有助于降低成本，还能协助企业达成既定目标。NBC Universal(NBC)为了解决该公司在企业流程管理（Business Process Management, BPM）上所遇到的挑战，于是组织一项目小组，让小组成员能与信息科技人员及营运人员，一同携手改善客户端的流程问题。

    “我们的主要目的是要了解：甚么流程对企业及终端客户是最好的。”该公司策略性规划与分析部门副总裁Michael Fabiano表示。NBC自2005年起便设立了这个部门，职责是协助公司进行流程改善与策略规划事宜。

    Forrester Research分析师Clay Richardson表示，为了因应经济情势，企业必须更严格地监督每项流程的效率，因此，企业流程管理对企业的重要性也就日益提升。他表示，当前经济情势同时加速一项趋势：亦即，由诸如NBC的策略性策划与分析这类的部门，负责企业流程管理相关任务。

    Fabiano的部门已经完成约30%的营运转变与流程改善，包括像是重整与Universal Studios Home Entertainment(USHE)相关的主文件数据，以及与NBC.com相关的交付流程。而其中在2008年最大的项目，乃是”重新调整广告销售系统”，这套系统攸关NBC如何横跨旗下广播网、有线电视台及数字平台，以针对不同节目时段进行推销、宣传与订价。

    他表示：”我们有10种不同流程，可以让业务人员销售广告空间。”例如，决定广告应该在哪一文件节目或频道播出。不过，后续一连串有线电视频道的并购活动，却增添了这家媒体公司广告销售流程与系统的复杂度与繁冗性。

    Fabiano所属部门的使命，便是将这一切合并成为一个单一、公司一体适用的流程与系统。这是流程小组、营运小组及信息科技小组彼此相互合作的起点，”我们必须检视所有的流程，先行找出改善之道，再交由信息科技人员着手建构新的系统（广告销售），”他说。

    为此，Fabiano得与电视销售技术部门的资深副总Katie Curtis携手合作。2008年，Fabiano及部门同仁，和Curtis、广告销售营运与系统小组…等单位，一同分析了广告销售流程，以试图找出提升效率、缩短周期时间的方法。

    要成功落实一套新的、整合的销售系统，得同时获得公司CFO、CIO及各资深事业单位领导人的认同。因此，Fabiano的部门花了3个月的时间分析广告销售流程，提供Curtis相关数据，以证实这项方案的可行性，包括基础价值链分析法（value stream map）与营运需求。”我们决定要在甚么地方全力以赴，以及要在甚么地方获取非常好的价值。”Fabiano表示。

    简化销售系统是一项为期3年的计划，且每6个月都有一预设的、阶段性的投资报酬率目标要达成。这套整合的系统最终希望能协助广告主，可更方便地从NBC的电视广播、有线电视及数字平台中，选择、购买最适合的广告时段，以降低提案、开立发票与核准流程中多头马车的现象。此外，新系统也能让销售小组一目了然各个节目时段的状况，让他们提供更多价值予广告主。”我们不仅要降低周期与文书作业。”Curtis表示：”还需要加强包装跨频道节目时段的广告销售。”

    Fabiano成功落实企业流程管理计划的秘诀，在于其能够拟定出一套可在3至6个月的时间内降低成本、提升营收、缩短周期或改善客户服务的项目。为了赢得大家对项目的认同，他建议高层主管一起参与，进而树立一个强而有力的变革个案。他说：”当企业上下一心，实际上也就是项目最成功的时候。”

    NBC策略性规划与分析部门副总裁Michael Fabiano表示：”我们的主要目的是要了解：甚么流程对企业及终端客户是最好的。”


    删减预算时必须了解的五件事

    1找出冰山下有什么。埋藏在间接成本底下的是”非核心费用”──即对公司的产品与服务并非必要的支出项目（想想电信费用或差旅费用）。MGPS（Moorcroft Group Professional Services）执行长Philip Moorcroft表示，这些项目是缩砍预算的好起点，从此处开始着手，可以削减整体预算达10％以上。

    2非核心费用的数据遍及于不同的预算，你得花时间把它们一一找出来。你可以利用信息科技搜集数据、确保数据准确，然后提提供企业运用。不过，追踪一段时间的数据，以便找出未来的趋势也很重要。Moorcroft表示，单单计算一次额外的开销是不足够的。

    3精确了解你的预算是如何花掉的。你可以先从自己部门的支出开始了解起。信息长可能知道他的员工拥有黑莓机，但是每位员工每个月花了多少电话费呢？有了更具体的数据，你才可以订定较为精准的节约目标。

    4Hackett Group信息科技实务领导者David Ackerman表示，要升级计算机及其它设备时，密切检视、并确保这么做确实有其必要性。即使你或许通常每隔3年便会汰换掉一批设备，缓一缓再执行可能可以替你省下一笔开销。

    5删减人事、差旅及其它任意性支出了吗？Ackerman建议，企业可以将目前的委外合约延长2或3年，以便协商出更优惠的价格。他说，虽然这个方法比较费力，但是却可以令双方都获利。