【IT168 信息化】

    【编者按】对于多数中小企业的IT采购主管来说，面对某个特定的需求，不仅要考虑软件的选购，而且要考虑网络的搭建方案、服务器的配置、笔记本电脑和台式机的配置等，更要考虑总体预算。从IT采购的角度说，成熟的做法一般是首先根据需求选择软件，然后根据计算量和数据存储量确定硬件配置，再选型采购产品。但是由于缺乏系统集成的经验，往往面对一个简单的需求就无所适从；为帮助广大中小企业的IT主管理性采购，IT168信息化频道推出了《情景导购》栏目。该栏目根据一些中小企业或大型企业的某一特定的真实需求，进行需求分析形成IT方案，然后提出IT方案具体实施策略，并推荐相应产品。

    仪器仪表行业特点

    仪器仪表行业是为国民经济各部门提供计量、检测、调节和控制等技术装备的一个重要行业，以开发生产通用仪器仪表为主，仪表门类齐全。近年来，我国仪器仪表行业发展迅速，朝着高性能、高精度、高灵敏、高稳定、高可靠、高环保和长寿命的“六高一长”的方向发展。仪器仪表行业的特点如下：

    ● 生产要求严格  产品属高精密度产品，技术含量高，生产组织要求严格，往往需要通过国家有关部门的产品认证才能销售。

    ● 产品类型众多  品种和型号非常多，产品需求个性化设计，一个企业往往品种达上万种，更新换代快，工程数据管理复杂，经常要进行工程变更。

    ● 订单周期短  完全按照销售订单组织生产，一般不做产成品库存，属小批量多品种生产模式，订单周期普遍较短，一般在一周以内，计划管理非常困难。

    ● 生产效率高  以流水线组装生产为主，生产效率较高。有些产品如光学仪器则需要专门设备进行加工，一般也采用流水线连续生产形式。

    ● 采购管理困难  由于采购周期较短，零部件的质量要求很高，生产经常受制于采购物料的配套情况和质量状况。

    ● 安全库存重要  部分精密零部件国内不能生产，必须国外采购，采购周期较长，往往需要做安全库存管理。

    天美企业简介

    上海天美是由创建于1994年的上海天美科学仪器有限公司和2006年成立的上海天美生化仪器设备工程有限公司组成，它们都是天美(控股）有限公司的独资子公司。天美（控股）有限公司是一家在新加坡上市的从事分析仪器和生化仪器的研发、生产、销售、服务的专业公司，总部设于香港。

    上海天美的研发和生产基地位于上海市漕河泾开发区新经济园。通过10多年的发展，已经形成了一套完整严格的企业管理体系,拥有专业的科研生产队伍和销售服务团队，专业从事分析仪器和生化仪器的研发、生产、销售和服务。企业通过ISO9001/2000质量认证及ISO14001环保认证，产品符合欧共体CE标准，是上海市高新技术企业。

    在生产和研发上，通过吸收国内外的先进技术，独立研制、生产出具有自主知识产权并达到国际水平的产品。已形成气相色谱仪、离子色谱仪、液相色谱仪、紫外/可见分光光度计、原子吸收分光光度计、电化学仪器等分析仪器产品系列，及生物安全实验室（3级）、离心机等生化产品已在国内外市场取得良好的业绩, 多次获得BCEIA金奖、知名色谱仪器品牌、自主创新奖等荣誉，现公司正着力于向生命科学仪器方向发展。
 

    天美实施ERP的动因

    随着企业规模的不断扩大和市场竞争的加剧，在天美的经营过程中暴露出如下的问题：

    1．信息孤岛，制约企业发展 　　

    天美有自开发的进销存系统，但是只实现了部分信息化，销售、财务、办公系统等各个部门独立运行，形成部门的信息孤岛，不能有效控制企业的内部管理，这严重制约了目前的工作效率和增加了工作难度。

    2．为了更好地响应快速、个性化、多变的市场

    天美公司生产的是分析仪器系列和生命科学仪器等设备，属多品种小批量生产，每次接到客户订单后开始组织生产过程。由于产品品种多，很多订单还要研发部门进行个性化的设计，产品的物料清单变化频繁，需要的配件和原材料品种繁多，因此采购、生产计划的制定很复杂。

    3．缺乏精细化生产管理

    天美的产品特点是产品结构层次复杂，对于天美生产订单多，生产任务细的情况，制作生产计划耗时长且任务粗，有时难将生产任务合理分配到各生产小组，使得生产过程缺乏精细化。

    4．管理成本过高

    由于进行非理想控制，又要加强管理和控制，保证数据的准确反映，这势必需要增加人员，从而导致管理成本增加；库存管理仍然处在非理想控制状态，劳动强度大、准确性低，这样会出现多余采购和多余存储的风险，造成库存成本增加。
 

    规范流程 精细管理

    ——MyERP解决之道
 

    ● 统一基础数据，实现企业资源的整合

    实现了全公司基础数据的统一及资源共享，提高了工作效率，如物料资料、客户资料、供应商资料、产品清单、采购价格体系、销售价格体系。通过计划、销售、采购、生产、外协、存货、成本的实施，实现公司物流、资金流、信息流的完美统一，从而为公司各级管理人员提供及时、可靠的决策信息。

    ● 规范流程

    建立公司的标准业务流程，规范公司采购、销售、生产、财务等环节，提高运营管理与决策的效率。

    ● 强化采购管理的机能

    依赖ERP进行物料需求计划运算，计算合理的采购提前期和采购单，以保证生产的正常运营，对客户的临时定单也可以有更佳的反映速度，可以及时变更采购的内容与数量。

    ● 均衡生产，稳定质量

    依靠物料需求规划，均衡企业的生产，消除由于材料欠缺而出现的紧急材料采购和突击性的加班加点，同时降低库存水平及积压库存。

    ● 成本核算与成本控制

    建立完整的多级成本核算体系，通过实际成本与标准成本的对比，进行成本的分析与控制。

    实施范围
 

    “销售环节”面临困惑

    ■ 订单周期短，准确预估交货期，销售订单的执行情况难于跟踪

    ■ 销售信息统计的反馈不及时、不准确，造成销售决策的不确定性

    ■ 产品品种繁多，加上客户的个性化需求，不可避免有时会产生不能准时、准确交货的情况
 

    解决方案要点

    ● 系统的销售订单执行情况表能够很好地跟踪销售订单的发货情况、开票情况、收款情况。

    ● 通过库存可用量查询能够很好的预查订单交货的准确时间，使销售部门做出相应的调整，使管理层更准确地做出销售决策。

    ● 销售合同统计表可以按办事处、按区域、按业务员等多个角度分类汇总公司里的销售业绩。
 

    “采购业务”面临困惑

    ■ 由于所涉及的物料有15000种以上，手工的操作根本无法做到采购的及时和准确

    ■ 由于采购量大、采购品种多，经常发生人手紧张、加班加点的情况

    ■ 由于采购问题造成的生产缺料或采购过剩，导致影响生产进度和库存积压的情况

    ■ 无法准确及时地了解跟踪采购件的到货情况，进而无法及时对供应商进行催货，从而延迟了销售订单的交货
 

    解决方案要点

    ● 通过MRP运算得出采购计划，而采购计划就是准确地告诉物料部需要采购什么、采购量是多少、何时开始采购、何时之前必须到货。

    ● 利用系统的采购订单到货情况汇总表来跟踪订单的到货情况，利用系统的采购到货预警表来对供应商进行交货提醒。

    ● 对仓库进行库位管理，利用物料收发存汇总表、库存明细帐、库存批次余额表等功能，从多角度对仓库库存进行管理。
 

    “需求规划”面临困惑

    ■ 企业基础数据庞大，尤其是物料、产品明细表，这些数据的登记都是易错且不规范

    ■ 产品结构明细表非常复杂，手工操作根本无法准确的计算出原材料、零部件等相关任务的数量及时间结点

    ■ 面对生产紧急订单和其他生产中特殊情况，无法及时准确调整生产计划

    ■ 手工无法合理分配生产任务、采购任务和外协任务
 

    解决方案要点

    ● 将内部的原材料、零部件、产成品全部严格的按照《天美物料描述规范》进行定义，经各业务部门、财务部门审批后，由统一的资料管理人员录入系统。

    ● 产品明细表必须经过各个部门的严格审核，才能统一录入到ERP系统中。

    ● 利用系统的MRP运算能够极其方便地计算出产品的采购计划、零部件的加工计划、产品的装配计划及相应的时间结点和相关需求。
 

    “生产管控”面临困惑

    ■ 无法掌控每一个生产订单的实际完工情况和工时情况

    ■ 生产过程中，不能实时掌控物料信息

    ■ 无法及时下单、无法及时掌握订单的工序进度

    ■ 不能有效控制生产成本
 

      解决方案要点

    ● 生产领料、生产退料、生产完工、生产工时单都必须严格提供生产订单号，使订单的执行情况、工序进度情况一目了然。

    ● 利用生产缺件明细表，能够清晰展示每个订单的缺料情况，以便生产部能够及时进行补料，按时生产。

    ● 生产领料的超额部分只允许在规定的范围之内，在一定程度上控制了生产成本。
 

    “财务控制”面临困惑

    ■ 客户催款工作任务重，数据多，无法方便地同客户进行应收款的对账

    ■ 无法对企业的应付款进行合理预算及安排

    ■ 无法进行准确及时的成本核算，传统手工核算已无法满足财务管理的需求

    ■ 无法知道部件、装配组件的成本，无法对产品的成本进行对比分析
 

    解决方案要点

    ● 利用系统进行单对单的收款及核销，客户应收款的账期及收款情况一目了然

    ● 利用系统的应付账款账龄表及应付款的核销明细实现企业资金的合理安排

    ● 利用系统成本核算模块实现及时准确核算成本

    ● 系统对部件及产品的成本进行标准成本和实际成本同步管理
 

    应用效果评价

    ■ 物料精细化管理

    通过MyERP系统，天美建立了科学、统一的基础编码体系和信息化平台，保证编码的唯一性。建立了规范的基础资料体系（物料编码、供应商编码、客户编码、BOM资料等等），资料可供各相关部门共享，为规范的信息化管理奠定了基础。建立了多层次的BOM结构，将各生产关键工序设置为半成品，严格区分了各种不同状态的材料、半成品、成品。现在，企业基础数据清晰、明确，各部门之间的沟通效率大大提高，为企业精细化的管理打下了基础，大幅提高了基础管理水平。

    ■ 高效的计划管理

    按照仪器仪表行业按订单生产的模式，根据不同的订货策略、订货策略，提前期等参数，运行MRP。根据MRP的结果下达生产计划和采购计划。合理的计划管理，使计划人员的工作效率明显提高，不再疲于奔命，MRP的结果很准确，生产安排顺畅，库存水平也明显下降。

    ■ 增强了管理控制，降低了成本和风险

    由于业务与财务的一体化管理，采购和销售流程得到了很好的控制。采购管理系统中可以随时监测采购到货情况和查询付款情况。产品售出后可以随时了解销售回款状况，对应收款进行有效的控制。在成本管理方面，系统的实施有效的降低了产品成本。在财务上，核算明细，责任明确，使财务控制有的放矢。同时，财务分析使管理者实时掌握企业的财务状况，加强了控制，降低了财务风险。

    ■ 提高了决策的速度

    系统提供的丰富的查询统计功能使得天美的决策者可以及时的了解企业的经营状况和财务状况，在此基础上更有效和快速的做出决策。

    ■ 财务业务一体化管理

    博科MyERP系统整合了业务管理过程，实现了业务数据和财务数据在数据层的统一，完美的实现了业务和财务的一体化，提高了工作效率。原来销售、财务、办公系统等各个部门独立运行，没有形成合理的信息沟通渠道，部门之间没有联网；现在财务、营销、物流实现了信息一体化，MyERP自动驱动的工作流，把财务、销售、物流等各个部门的关键岗位紧密地联系在一起，有效增强了员工的协作意识和团队精神。