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流程再造 构建高效上市企业

  【IT168资讯】一、 用户背景

  歌尔声学自创立以来, 始终专注于电声行业微型电声元器件和消费类电声产品的研发和制造,主要产品包括微型麦克风、微型扬声器/受话器、蓝牙系列产品和便携式音频产品,广泛应用在移动通讯设备及其周边产品、笔记本电脑、个人数码产品和汽车电子等领域。经过持续的努力,公司已经由从事微型电声元器件制造和销售的单一业务企业,成长为业务涵盖微型电声元器件和消费类电声产品的声学整体解决方案提供商。

  歌尔声学属于省级高新技术企业,与中科院声学所、北京邮电大学等国内外多家知名高校和科研机构建立了长期的战略合作伙伴关系,致力于电声领域前沿技术的基础研究和新技术、新产品的开发。歌尔声学设有中科-歌尔通信声学联合实验室、北邮-歌尔通信技术联合实验室等国内一流的研发机构。

  歌尔声学坚持自主创新,专注声学科技;致力成为世界一流的声学整体解决方案提供商。

  二、 信息化动因及目标

  2008年5月,歌尔声学股份有限公司A股成功上市。企业的扩张如日中天,然而,管理的进步却往往滞后于业务的增长。同企业的高速发展如影随形的,是部门分散、职能分散的沟通问题,审批流程困难,生产跟不上销售需要,财务每个月末月初都忙得焦头烂额等挥之不去的负面效应。

  公司决策者深知:只要传统手工操作的管理模式和工作方式不发生改变,这些现象就会持续存在,实施变革势在必行。并且随着集团规模的扩大,迫切需要优化业务流程、缩短事务处理周期、完善考勤系统、提高工作效率、提供清晰的数据分析统计等工作,必须借助信息化软件进行管理。

  三、 关键需求及准备

  歌尔声学最关键的需求就是流程再造,需要具备三个条件:

  1、需要领导者对企业有着深刻的了解和娴熟的指挥能力。流程再造被称为“一把手”工程,可见企业的领导者对能否成功的实施再造有着至关重要的作用。领导者作为流程再造的发起人,一定要明确再造的目的和预期的结果。领导者的强烈愿望与控制企业的能力是实施流程再造的先决条件。

  2、需要企业有着相对稳定的内部环境。很多企业在经过多年的发展后,会经历一个瓶颈期,企业虽然稳定却无法突破,领导者要有很大的决心去打破沉闷的现状以求企业的再次飞跃,这是实施流程再造的真正原因。而有些企业对流程再造有一个认识误区,认为企业只有在大厦将倾,无法维持时才进行流程再造,以求“起死回生”。羽翼未丰何谈凤凰涅槃,所以企业只有在内部环境稳定但发展受阻的大环境下进行的流程再造才有意义,对企业发展才有实质性的帮助。

  3、要求企业文化具有包容性和凝聚力。企业内部的阻力,是导致再造失败的另一大因素。很多国有企业都对企业改造非常敏感,变革的太剧烈会让大部分习惯了国有企业状态的人很难适应。决策层领导会担心企业失去控制,中层管理人员会因为利益再分配怕影响到自己而抵触,基层员工是习惯了固有的工作模式而不愿意去改变现状。因此,企业的文化只有具有足够的凝聚力和包容性,才可以避免个别阻力所带来的“蝴蝶效应”,最大程度的保持变革中的稳定,企业的所有员工才会对领导者的决策充满信息,并达成共同愿景。

  歌尔声学正好满足这三个条件,并且充分发挥了群众的智慧,对公司的流程进行全面的清理,按照先主后次,自上而下的顺序,总体规划,分步实施,以便于流程再造的顺利开展。每个部门都指派了流程负责人,协助完成部门的流程工作。

  四、 解决方案

  歌尔声学股份有限公司选用上海泛微软件公司e-cology协同办公系统,应用的重点就是e-cology的工作流功能,主要体现在以下几个方面:

  工作流提供了强大的自定义功能,支持企业复杂的工作流设置。企业可对工作流的组成因素包括流程完成需要的阶段、每个阶段的负责人、流转条件,直至相对底层的表单和字段进行自定义,使得工作流的定义完全与企业的政策和实际运营相符合,而不必进行复杂的二次开发。

  工作流可以定义任意形式的工作流程,可设定的对工作流的执行包括提交、批准、退回、拒绝、重新打开、归档,e-cology协同办公系统会根据路由的判定条件和当前节点的执行操作设置工作流的下一目标节点。

  工作流可以支持节点超时工作流自动流转功能。这样可以确保工作流在处理的过程中不会因为过长时间的等候而被延误。

 

  工作流对于请求的不同状况,例如新的请求到达、待处理请求、超时未处理请求、客户联系计划、请求递交被处理状况等,系统都设定了多种提醒功能以确保请求的处理不致延误。

  工作流可以自动触发请求,并且还可以根据前一个请求的实际状况对下一个触发的请求进行智能选择。

  上海泛微软件公司e-cology协同办公系统用其强大的工作流引擎支撑了歌尔声学股份有限公司的经营运作,再结合e-cology其他的几大模块,完美的实现了信息系统支持企业运行的解决思想。

  五、 应用成果

  歌尔声学其运营链上的各分部均可通过互联网登陆到歌尔声学股份有限公司协同办公系统,根据不同的权限了解相关办公、业务情况,不同部门的工作情况,对不同分公司下达工作任务后的执行、完成情况、公司新的通告、各种公文的处理情况,尤其是在外经常出差的经理和工作人员,通过互联网即可快速、全面地了解公司所有和自己办公有关的所有事务情况,使得原来由于相关经理的外出、出差而使公文无法及时处理的时间由原来的十天缩短到现在的一天。管理层获得相关公文和其他信息只需打开电脑,滑动鼠标,按动按钮这么简单。

  六、 系统截图(系统登陆页或首页截图)

 

 

 


 

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