【IT168资讯】一、 用户背景

　　浙江省交通投资集团有限公司系由浙江省政府投资组建的省级交通类国有资产营运机构。公司于2001年正式成立，注册资金50亿元人民币。主要经营高速公路投资、建设、运营(经营、维护、收费等)、及配套服务，以及远洋、海运、房地产、高速公路客运、金融等。短短几年交投集团已由成立时的五家子公司高速扩张为拥有31家子(分)公司的大型企业集团。截至2007年7月，集团总资产1044亿，净资产182亿。员工16000余人。目前已形成了以高速公路“投资、建设、运营管理、服务”一体化产业链为核心，集高速公路客运、海运、房地产开发、金融等的多元化产业经营格局。

　　二、 信息化动因及目标

　　交通投资集团沿着企业既定的发展道路迅速发展壮大，面对激烈的市场竞争，集团需要借助强有力的信息化管理工具规范集团各项管理。

　　交投集团以前存在着部门分散、地域分散的沟通问题。以前，业务人员总反应沟通有问题，各种信息不能互联互通，经验也不能共享，审批一个流程也非常困难。

　　并且随着集团规模的扩大，迫切需要优化业务流程、缩短事务处理周期、完善考勤系统、提高工作效率、提供清晰的数据分析统计等工作，必须借助信息化软件进行管理。

　　三、 关键需求及准备

　　交投集团最关键的需求就是公文管理, 涉及到公文登记（起草）处理、流转、领导批示、办理、存档、查询等功能，需要将文件的办理过程和存档过程结合在一起，真正实现文档一体化。

　　泛微e-cology协同系统中公文管理系统主要包括行政发文、普通发文、会议纪要、请示以及收文五大部分，每个部分都采用统一的文件审批单，整个审批过程能够实现文件的痕迹保留，审批完成后能够根据文件内容的不同选择相应的文件套头并进行排版和下发。整个发文过程能够实时监控，能够自动进行文件的归档并按照各种条件进行检索。

　　我们看两个关键点：

　　1、可形成复杂多节点流转的公文处理，做到多种触发并存，提高了公文管理的灵活性。并监控功能，了解每一流程处理的进度及过程，有效改善文件处理效率。目前，一份文件从最初的公文起草到最后下发到各个单位仅需要几分钟时间，极大地提高了工作效率

　　2、发文系统主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见；并且系统还提供强大的痕迹保留功能。在本系统中领导可以通过手写批示功能保证批示的权威性。工作人员还可以利用系统提供的统计查询功能对公文进行查询，进而形成报表。

　　四、 解决方案

　　使用泛微协同办公OA管理平台e-cology主要实现了以下功能：

　　用户可以自定义各种流程，收发文流程等，并图形化显示。同时可以对流程中的数据进行统计分析，并且可以将与流程相关的人员、客户、文档等关联进来。

　　将各职能部门所采集的相关的信息进行结构化的存储，并提供各种途径的查询功能；分权限、个性化管理内部所有知识信息；

　　实现办公流程规范化、内部文件流转自动化、工作的执行透明化，实现组织内部的协同工作；

　　对会议的参会人员、日程安排、会议服务、会议资料、会议设施、会议审批等进行管理；

　　通过过各种财务分析、报表和指示器，提供给管理者机构运营、预算、绩效的财务方面的详细了解；提供与其他财务管理系统的数据接口；

　　提供多种分析报告，方便不同的机构对数据提取和分析的不同的需求，有效支持决策。

　　五、 应用成果

　　“无论是出差在外，还是下班回家，交投集团的员工只要登录到泛微e-cology系统 就可以查阅自己的工作任务，日程安排，查看自己提交的审批执行到哪里了，公司的通知以及末阅读的寻呼信息，同时还能与全国各地的同事进行在线交流工作经验。”交投集团的人员可以在系统上自由交流、分享经验。打破了时间与空间的界限，真正做到了无界限沟通。所有员工都可以查阅经验交流。另外，领导布置下来的任务，可以通过网络查看执行的进度，而领导也可以在适当的环节，加入评价与指导意见，员工也可以反馈意见。

　　另外，交投集团的员工也通过系统体会到了协同管理的思想，在流程审批上，特别是执行跨区域审批流程的时候，节省了员工很多等待的时间，较高提升了工作效率，规范了公司的管理。以前员工每次拿着一堆表单去找部门主管签字，不是遇到部门主管忙得没有时间签字，就是出差在外，审批流程一拖再拖，制定好的计划无法实施。现在的情况就不同了，员工提交一个申请给部门主管进行审批，同时，也能通过“流程查阅”查看流程具体执行到了哪一步。如果尚未得到审批，表单提交发起者可以进行“催办”；当部门主管登录到自己的管理界面时，在“未读信息”中查看到自己未完成的工作，进而完成审批。

　　六、 系统截图