【IT168 专稿】在ERP系统中有一个采购发票差异，其是一个比较小的功能，经常被人所忽视。但是，其却可以解决采购员工作中很多的难题。若项目管理员能够充分发挥这个功能的作用，那么采购管理员很多难题都将迎刃而解。笔者现在就列举一些笔者在项目维护中利用这个功能解决实际问题的案例。或许看完这些案例后，大家都会深有同感。

    应用情景一：因为货款折让而导致的采购订单价格与发票价格不一致。
    有时候，当企业在生产线上时，才会发现原材料的不良问题。不过，这个不良品后果不是很严重，经过某些处理，仍然可以采用。此时，企业可能出于生产交期比较紧等原因，在相关业务人员与质量检验人员确认后，仍然利用这种稍带瑕疵的原材料进行生产。但是，前期是供应商必须给与一定的货款折让。

    因为现在企业已经收货，在系统中开了入库单。若去更改采购订单价格的话，肯定是行不通的。因为系统为了保障数据的一致性，在采购订单上做了控制。当系统中已经有某张采购订单的入库记录时，这张采购订单就不允许对对某些内容的更改，包括价格、采购数量等等。为此，在这种情况下，更改采购订单价格是不现实的。但是，因为有货款折让的因素，企业在做应付帐款、在做发票管理的时候，其价格确实需要变动。在这种情况下，该如何处理呢？

    ERP系统中就涉及了一个“采购发票差异”，来解决这方面的问题。当发生货款折让的业务时，财务人员再做应付帐款之前，需要先通过“采购发票差异”作业，把系统中的开票价格调整过来，按折让后的实际价格来计算。然后，再利用“从发票生成应付帐款”功能，生成应付帐款。如此的话，这笔应付帐款就直接以这个发票的价格来生成相关的金额，而不是原来采购订单的价格。

    应用情景二：一揽子合同导致的采购订单价格与发票价格的差异。
    企业有时候为了节省采购成本，就会跟供应商签订一揽子合同。一揽子合同是指在跟供应商预先商定好，如果企业一年的采购金额达到多少时，给可以总的采购金额多少折扣等等。而在实际工作中，往往是采取另外一种便于管理的方式。如企业跟供应商商定，当采购金额达到1000万时，可以享受总货款额度的2%的优惠。当达到1000万的采购金额时，后续的采购订单价格不但有2%的优惠，而且还要把1000万的货款的2%，即20万的金额在以后的采购订单中逐渐扣除。而这个扣除的金额往往在采购订单下单时，不能够确定。而只有在跟供应商对帐时，才能够确定这个月要扣除多少。为此，采购订单上的单价与供应商发票金额上就会有差异。遇到这种情况的话，我们也可以利用采购发票差异的功能来解决。

    具体的处理跟上面的类似。当企业跟供应商协商好具体的扣款事宜之后，财务人员就在“采购发票差异”处，更改开票金额。然后，企业就根据金额更改后的发票来生成应付帐款。不过在利用这个功能解决这个问题的时候需要注意另外一个问题。当采购订单相关的金额扣除之后，其发票上的开票金额往往也会随之更改。不然的话，供应商要多交增值税了。或者说，这本质上属于数量折扣，而不是现金折扣。这两者有本质的区别。数量折扣，又成为现金折扣，其折扣金额直接扣减货款。所以在发票上的计税金额应该是扣除之后的金额。而商业折扣其往往不能够在税前扣除，而应该在财务费用中体现。所以，无论从法律上，还是从企业的实际处理中，都要求在开票之前把相关的款项扣除。

    若企业的实际处理不符合这个规则的话，则需要另外寻求解决方案。企业若开票金额仍然跟采购金额一致，即没有扣除折扣金额的话，那么就不适用这个解决方案。这在实际处理过程中，需要特别注意。否则的话，后续处理，如应付帐款的结转上，就会出现麻烦。

    应用情景三：按计划价格采购的处理
    在中国可能发票上管理没有其他国家这么严格。中国在货物交易的时候，往往不会随货付发票。如企业在向供应商买货物时，一个月可能供应商可能要送货十几次。若每次都开发票的话，那么工作量会很大。因为发票不是供应商开出来就好了。企业自己这边还需要一张张去认证。可见，若真的随货付发票的话，不仅供应商要累个半死，就算企业自己，也可能要累得趴下。

    所以，国内的企业，就有了一种折中的处理方法。供应商一般按月给一次发票，而企业也是一个月结帐一次应收帐款。这对于双方来说，可能是一个共赢的局面。但是，这就给管理上带来一定的困难。如经常有企业，在给供应商下单时，甚至当货物到达企业之后，这个价格还没有最终确定下来。企业跟供应商高层领导还在那么协商。只有到最终开发票、要申请付款了，这个价格才会最终敲定。为此，就产生了一个新才问题。采购订单中的价格如何定？通常情况下，在价格不能够确定的情况下，有两个定价方法。
一是按上次这个供应商的采购价格定；另一个就是按企业的计划采购价格定。等到采购价格最终确定后，再对其进行调整。

    此时，根据是否收货，又可以分为两种情况。若企业还没有收货，价格就确定下来了，那么一切事情就好办了。在收货之前，通过采购订单变更单把价格变更过来即可。而不需要再通过采购发票差异来处理。若在企业收货的时候采购价格还没确定，而企业又必须先进性收货安排生产时，那么就需要采用这个采购发票差异功能了。其实，就是在物料到达企业后，企业用户先入库。因为原材料不入库的话，在系统中就无法发货。然后，等到价格确定之后，在通过采购发票差异功能来调整发票金额。并按这个调整后的发票金额来生成应付帐款。

    不过在利用这个作业的时候，笔者认为企业项目管理员年弄清楚一个现实问题，或者是一个缺陷。上面笔者在阐述具体应用情景的时候，都只谈到“采购发票差异”其只影采购发票金额，并间接的影响到应付帐款的生成。但是，这其中还有认为一个问题，笔者没有谈到。

     假设我们现在某个原材料其库存数量为100套，库存金额为1000元。现在采购订单中又采购了1000套，采购订单上单价为1.1元。在企业收货的时候，价格还没有最终确定下来。那么在入库的时候，就是以1.1元的价格入库，其入库成本为1100元，假设不考虑其他运费等支出。但是，在月底的时候，跟供应商谈判取得了成功，对方愿意把采购价格调整到1元每套。此时，若利用采购发票差异功能，可以把采购发票上的金额改为1元每套，并且按照这个价格产生应付帐款。但是，此时这个原材料的入库成本仍然为1.1元/套。可见，只调整了发票金额，而没有调整库存成本的话，那么会导致企业库存金额出现偏差。当调整的数量或者金额比较大时，这个库存金额差异也会比较大。

    所以，当我们在运行采购发票差异的时候，往往还需要运行另外一支作业，就是库存成本调整作业。要把这个原材料所对应的库存成本调整回去。

    另外，如果这个原材料已经发料生产的话，还涉及到发料成本的问题。如以上这个原材料，企业以先进先出法统计发料成本，企业发给生产1000套原材料用于生产某个产品。根据先进先出法的计算原则，ERP系统会先把价值1元/套的原材料发送500套给生产；然后再发送1.1元/套的原材料给生产。虽然实物上可能不会按照这个顺序，但是在帐务处理上则完全按照这个顺序。但是，因为后来价格调整到了一元，那么这个发料成本是否也需要调整呢？另外，若ERP系统已经做了成本结转业务，那么是否说这个产品的成本价格也需要调整呢？是否还需要调整相应的会计科目与当月的财务报表呢？

    这么牵涉下去，需要调整的内容太多了。通常情况下，笔者认为，不要要把调整的范围设定的这么宽。因为这个所需要花费的代价太大，企业会得不偿失。遇到这种情况的话，笔者认为只需要调整当月的库存金额即可。在没有特殊必要的情况下，发料成本等后续的计算不用再作调整。这或许对于大部分企业来说，反而会更加的适合。