【IT168 专稿】大部分企业，在物料管理中，走的都是“物料申购单-采购单”的流程。即物料需求部门若需要材料的话，必须填立物料申购单。然后采购部门根据审核后的物料申购单，转换成采购单进行采购。这个流程可以保障采购的准确性。

    所以，在ERP系统中，“从申购单创建采购订单”虽然是一个批次处理作业，但是，在保障采购相关信息的准确与处理的效率上，其是一个大功臣。别小看这支作业，其背后有很多信息控制机制，来最大限度的保障采购订单的准确性。

    大致来说，ERP系统在这支作业中，提供了六个方面的控制参数。无论是企业用户，还是ERP软件实施顾问，了解这些信息，能够帮助他们更好的做好物料管理。

    参数一：自动把相关信息回写物料申购单。
    当“从申购单创建采购订单”作业成功运行完毕后，系统会向物料申购单回写相关信息。主要是是回写两个参数，分别是请购单身的采购订单号与采购码。

    物料请购单身的采购码用来判断单据中的某个物料有没有生成过采购单。若一张物料申购单中有五项材料，其中有三项已经有了采购单。则在下次根据这张物料申购单生成采购单的时候，就会过滤掉这三项内容，否则的话，就会重复采购。很明显，利用这种措施的话，可以保证物料申购单中的内容，不被重复采购。

    而物料申购单中的采购订单号码主要用来关联查询。如下图，在申购单上，可以关联查询到这张申购单对应的采购订单信息。如此的话，物料需求部门，在物料申购单上就可以查询到自己所需要材料采购部门是否已经采购。这就方便了对物料的追踪。而要实现这个目的，这个参数就至关重要。

    可见，在“从申购单创建采购订单”作业完成后，系统给物料申购单返回这两个参数，可以提到画龙点睛的作用。

    参数二：采购内容的控制。
    有时候，生产部门可能会一下子需要20项原材料。作为生产人员，他们只关心我在什么时候需要这些原材料。但是，他们对于采购的时间、采购的方式等等不怎么关心，这些是采购部门需要确定。

    有时候出于采购成本、最小包装量的限制等等因素的影响，采购人员可能这次只采购其中的十五项原材料。对于其余的物料，由于交期不怎么急，可能会跟以后的物料申购单合并采购。如果原材料有价格折扣的话，这可以降低企业采购成本。

    所以，此时，在根据物料申购单生成采购订单的时候，采购员就要有选择的生成采购单。在“从物料申购单生成采购订单”这只作业的窗口中，采购管理人员选择物料申购单以后，还可以在产品这个业签中选择此时需要生成的物料内容。默认情况下，系统会把物料申购单中的材料全部转换成采购订单。若这里进行限制后，则只有采购员选中的材料才会被生成采购订单。剩下的物料可以在下次运行这个作业的时候，转换成采购订单。

    另外，有时候各个材料的到货期不同，所以，同一张物料申购单中的内容也不会在同一个时间下单。采购管理人员需要根据实际情况分批下单。这个也可以利用这个参数就进行控制。

    可见，这个参数可以让采购员有安排采购时机的机会，可以让采购管理员更加合理的安排采购时间。从而最大限度的降低采购成本与存货成本。

    参数三：供应商信息的判断。
    “从物料申购单生成采购订单”这个作业，会自动根据供应商的不同进行分单。也就是说，若物料申购单中有二十项原材料，其中涉及到五个供应商。运行完这个作业后，系统就会自动根据供应商的不同，把这些材料归类到五张采购订单中。每张采购订单都是根据供应商来区分。

    如此处理的话，采购人员就不用手工进行分单，减少采购人员的工作量。这是最基本的功能。这个作业在对物料申购单进行分单处理的时候，系统还会进行相关的判断控制。

    如系统会判断需要采购的原材料是否都有了对应的供应商。即在物料申购单中，供应商信息是否设置齐全。若在物料申购单中，没有确认供应商的话，则系统就会提示错误信息，让采购员去重新维护物料申购单。同时，这张物料申购单也无法转换成采购订单。

    如系统会去判断，这个供应商是否合法。如果在物料申购单中，虽然已经指定了供应商。但是，若这个供应商已经被采购经理设置为“不准交易”。此时，系统仍然会提示错误信息，让采购员去核对供应商是否准确。
通过这个供应商信息的判断，可以防止采购员下错单。也可以防止采购员徇私舞弊，向未经审核的供应商下采购订单。

    参数四：采购人员控制。
    若物料申购单中有二十项物料，涉及到五个供应商。而企业在采购管理中，往往会对采购员进行分工。如现在有三个采购员分别负责这个五个供应商。为此，我们希望，在运行“物料申购单生成采购订单”这个作业的时候，采购员只能够维护自己所负责的供应商。

    简单的来说，采购员A以自己的账户登陆ERP系统。当其运行物料申购单生成采购订单这支作业的时候，不是把物料申购单中所有的物料都生成采购订单。系统会把用户登录的账户跟供应商负责人进行对比。只会把这个采购人员负责的供应商对应的物料生成采购订单。而不会影响其他采购员负责的供应商。如此的话，就可以避免采购员A 把采购员B的采购单都下了。

    通过对采购人员的控制，可以实现让各个采购员分工合作，互不干涉。同时，通过系统的控制，可以防止采购人员漏下订单，防止彼此之间对数据的越权修改。从而保障各个采购员自己的数据的独立性，提高采购订单信息的安全。

    若在基本信息处设置了“采购员控制”的话，则供应商基本信息处必须指定负责的采购代表。否则的话，系统在运行这个作业的时候，会提示错误信息。让采购人员去重新维护供应商信息，或者在物料申购单维护中，手工指定负责的采购人员。

    参数五：合并重复记录的控制。
    物料申购单中的数据往往是从其他子模块中生成过来的，如由物料需求计划（MRP）模块生成相关记录。所以，在物料申购单中往往相同的采购物料是分开的。如在销售订单中有两个产品需要用到同一个材料，此时，物料需求生成需求计划后，就会在物料申购单中生成两条同一种物料的记录。那么在生成采购单的时候，是否需要进行合并呢？在这个作业中，提供了几种控制的方法。

    一是强制进行合并。如上面这支作业中，有一个“合并成一张单据”的选项。选中这个选项的话，则无论物料申购单中的物料需求日期是否相同，只要其采购的物料是相同的，就会进行强制合并。合并后的需求日起，是最早的那个日期。
    二是若需求日期相同，则合并。不同，则不合并。有时会若需求日期相差一个月，把物料需求进行合并，不怎么科学。这会增加企业的存货成本，占用资金。为此，在实际工作中，采购管理员往往希望把需求日期相同的物料申购记录进行合并。不相同的，则不合并。
    三是无论什么情况，都不进行合并。其实，不合并也有不合并的好处，他有利于物料的追踪。如不合并的话，则可以根据销售订单来追踪物料的到达情况。若跟订单批号结合的话，还可以很好的控制订单之间的物料挪用情况。
    故企业要根据自己物料控制的需求，来确定采购订单的生成方式。