【IT168 信息化】

    据行业组织Business Roundtable对110名美国CEO进行的调查显示，CEO们预计，今年美国的经济增幅只有可怜的1.3%。这是自9·11事件后及2002年网络泡沫破裂后，CEO们预测的最低幅度的增长率。

    在这种经济低迷时期，CIO一定要顺应大形势，展示自己的聪明才干。譬如: 设法找出公司里面浪费资金的技术，并加以消除。

    精明的合同谈判

    案例: 拉法基北美公司

    节省费用: 高达7位数

    方法: 与AT&T、惠普等IT供应商签订更优惠的合同

    没有人想多付钱给IT供应商，但拉法基北美公司却一度这样。拉法基北美公司是由法国拉法基集团控股的一家私人公司，生产混凝土、石膏、铺路材料及其他建筑材料，年销售额达60亿美元。

    拉法基北美公司IT副总裁兼CIO Patrick Kys当初觉得，他们公司并未从AT&T、惠普和微软等主要的IT供应商那里得到应有的定价优势。Kys表示，自己及其他几名高级经理并不知道应该得到哪种幅度的折扣，因而不确信自己在谈判过程中是不是体现出了应有的强势态度。“技术经理个人很难获得相关的可靠信息，不清楚供应商的价格底线。供应商合同常常规定: 客户不得讨论价格。在谈判桌上与供应商进行周旋和谈判确实需要经验和技巧。”Kys说。

    为了应对这一难题，拉法基北美公司去年聘请了NPI财务咨询公司，专门用于开支管理咨询。NPI用了几周时间审阅拉法基与AT&T及其他IT供应商的合同，最后得出的结论是: 拉法基付给IT供应商的费用过多。于是，NPI马上着手洽谈更优惠的交易。

    NPI为许多客户提供咨询服务，也替一些客户去谈判; 它收集了各行各业供应商报价方面的基准数据，同时对每个客户的数据予以保密。Kys说: “他们了解内幕。”

    NPI的代表指导拉法基如何谈判，有时会直接介入，替拉法基与对方谈判。拉法基北美公司的IT审计员Sepehr Kousha说，NPI在替拉法基与AT&T谈判合同时，要求这家供应商在价格方面“优惠些”; 在与惠普洽谈之前，NPI提供了基准数据，对我们大有帮助。

    拉法基公司大量使用了惠普的产品，包括惠普台式电脑、笔记本电脑、服务器、打印机、存储产品和各种实用软件。Kousha表示，拉法基与惠普续订维护和服务协议时，NPI用了两周时间，将拉法基目前的合同与第三方提供商提供的类似条款、条件和价格进行了一一对照，还与惠普提供给其他客户的服务作了对照。

    Kousha说: “这不但帮助我们降低了当年度的价格，还谈成了一笔多年协议，那样我们的价格不会在接下来的24个月被定死。”这些谈判花了大约6个月的时间，确定高昂的软件价格确实很复杂。

    在与AT&T新签订的网络和数据电信协议中，拉法基省下了“7位数的费用”。Kys表示，节省的幅度比自己原先预料的还多20%，这完全归功于NPI。电信合同谈判起来通常很费劲，但由于掌握了更多信息，拉法基的员工避免了被对方宰一刀。“对方试着把你拖垮，不会很快拿出一个最终价格。他们就是想让你放弃，我们则采取了与对方磨到底的战术。”Kousha说。接下来，摆在Kousha和Kys面前的是存储设备合同以及思科的Smartnet技术支持合同。

    Kys劝告CIO，应当为技术部门增加一名审计员或者财务经理。大多数IT经理与供应商的谈判“纯属业余”，缺乏成功谈判的种种战术。Kousha向Kys直接报告，与公司财务主管则是间接报告关系。

 

    省时又省钱的

    IT工具

    案例: Gap（服装零售商）

    节省费用: 100万美元

    方法: 自动为最终用户授予访问权限，提高IT人员的时间利用率

    合规是无法回避的，CIO能做的就是在这方面更省钱、更容易; 还要做得足够到位，以便通过审计。凡是要遵守支付卡行业（PCI）安全标准和《萨班斯-奥克斯利法案》等法规的企业都知道，你要对员工访问敏感的客户和财务数据实行控制，才能通过审计。

    Gap集团拥有很多知名的品牌，譬如: 香蕉共和国（Banana Republic）、老海军（Old Navy）和Piperlime（专门销售鞋子和包的网站）等。Gap Inc. Direct公司负责Gap集团各品牌的电子商务工作。但在主要使用Unix服务器的混合环境（包括Linux和各种微软Windows操作系统）下，要控制访问并不容易。

    于是，Gap Inc. Direct使用了微软的活动目录管理工具。Gap Inc. Direct负责IT的高级经理Jeff Arcuri表示，活动目录允许系统管理员授予及控制最终用户的权限，用起来比许多Unix工具来得简单。但活动目录本身并不支持Linux或者Unix，于是Gap的系统管理员最后只好为雇员逐个分配访问不同数据库和应用程序的权限，权限大小取决于他们需要完成的工作。

    等到进行PCI和《萨班斯-奥克斯利法案》审计时，审计员或者系统管理员也只好手动收集服务器日志，表明谁在什么时候访问了哪些文件，而服务器有数百台之多; 他们也可以用自定义脚本使部分流程实现自动化。每次搞审计，从开始到结束，这项工作往往需要10个人之多。

    为了让流程更加自动化，让系统管理员可以腾出时间处理更重要的工作，另外也为了在这种混合操作环境下更容易地为用户授予访问权限，Arcuri部署了Likewise Software公司的一款身份管理工具。Arcuri说: “今年年初，大约用了三个月安装软件。系统可帮助公司执行政策，限制谁可以访问哪些数据。”

    现在，Gap Inc. Direct为不同类型的雇员设置了群组配置文件，那样管理员就不必为每个人单独设置配置文件。Likewise还可以按用户、按日期和按服务器来生成报告。“系统实施后，每次审计只需要5人即可完成。”Arcuri对实施效果很满意，“我们能更快地获得更多的数据，而且让IT人员有更多时间去处理要事。”

    Arcuri表示，软件部署造价40万美元，但这家公司预计每年可以省下100万美元，主要归功于系统管理员利用时间的效率得到了提高。
 

    清查不需要的

    软硬件

    案例: 美国国防部

    节省费用: 几百万美元（不包括潜在效益）

    方法: 消除那些过时的、未使用的或者未经批准的软硬件

    美国国防部的IT资产是本“糊涂账”。随便哪一年，美国国防部的IT预算都有200亿美元，但是没有哪个人、哪个电子表格或者数据库准确记录了当前投入使用的所有软硬件。

    这种情况在大型组织中并不罕见，它们迫切需要资产管理。首先是查清连接在网络上的计算机设备哪些是有用的、哪些是不太有用的; 然后淘汰掉浪费时间和资金的那些设备。“到目前为止，美国陆军的一个此类项目已节约了数百万美元; 如今，美国国防部也想复制这种成功。”Joe Paiva说，他是国防部负责IT资产组合管理战略及政策开发的主管。

    Paiva使用了BDNA公司的资产管理软件，他所领导的团队只用了一天，就把BDNA Insight“无代理发现”产品安装到了陆军一个办公室的服务器上，用来查找几个主要陆军基地和军事设施处的各服务器和PC。

    “无代理发现”是指软件可以自动搜索IP网络，记下每个设备以及与之相连的每个软件。Paiva估计，初始扫描大概要花一天的时间。随后，BDNA Insight会得出扫描报告，报告可以按设备类型、搜索的服务器及其他变量来进行分类。

    这个过程发现了一些出人意料的情况，并且帮助陆军堵住了浪费钱财的地方。比方说，陆军所有军事设施中使用着众多的Oracle数据库和应用软件许可证，这些许可证由增值经销商卖给当地的军方采购员。Paiva估计，要是把这些零散的许可证换成直接与Oracle公司签定的企业许可证和维护合同，陆军就能省下“数千万”美元。

    在硬件方面，他们发现，有些打印机未在使用，而有些打印机却过度使用。Paiva说: “本该每个月打印数千页纸张的一台大型打印机居然每个月只打印100页。借助优秀的资产发现工具，你会很快发现这纯粹是在浪费钱。”Paiva最终根据实际的打印需求重新配置了陆军使用的所有打印机。

    还有一个好处是，资产管理软件帮助陆军增强了安全。Paiva领导的团队发现了诸多版本的FoxPro数据库（该产品如今归微软所有），其实军队早些年前就停止使用这些数据库了。Paiva说: “我们发现了版本比较老的数据库，它们可能存在安全漏洞，比如允许数据在网络上未经加密就可以传送。”

    另一个例子是，BDNA Insight安装后不久，该软件马上发现贝尔沃堡（美国陆军在弗吉尼亚州的基地）在使用103套Google Earth。尽管个人可以在没有许可证的情况下使用Google Earth，但不允许大型组织这么做; 另外还发现54套可能未经批准的iTunes以及几个版本的Google Talk，后者可能会允许进行未经授权的VoIP和即时通信。

    Paiva解释说: “我们原以为已经牢牢控制了所有计算机安全的安装点，扫描结果却发现，有些软件没有通过我们的软件审批和安装流程就安装上去了。这不仅仅是陆军才有的事情，合规问题是任何大型组织都会面临的挑战。”

    Paiva在陆军服役了10年，还先后在一家酒店管理公司和健康医疗公司担任IT经理。2002年伊拉克战争爆发后，他又在陆军任职于文职性的IT管理岗位。Paiva表示，任何大公司使用IT资产管理软件后，都能够得到与美国陆军和国防部同样的好处。Gartner分析师Jack Heine估计，如果一家组织没有技术资产管理软件，或者使用的这类软件很不成熟，那么头一年省下的费用有望高达IT预算的20%; 在接下来的三年内，每年还有望节省IT预算的5%。
 

    PC电源管理

    案例: 华盛顿互惠银行

    节省费用: 300万美元

    方法: PC电源管理，自动关闭闲置的计算机

    走绿色道路可以省钱，这个观念在华盛顿互惠银行已深得人心。这家银行在次级抵押贷款危机中损失惨重。

    华盛顿互惠银行CIO兼环保委员会主任Debora Horvath表示，这家银行把与PC有关的温室气体排放量减少了65%，今年有望节省300万美元的电费。Horvath还让银行着手开展了其他绿色IT计划，譬如让法律部门少用纸张。

    这个面向整个银行的PC项目省下来的钱主要归功于Verdiem电源管理软件。去年春季，华盛顿互惠银行在100台机器上试用该软件后，把它安装到了44000台PC上。这款软件可监控计算机上的活动，如果计算机未使用，就关闭电源。用电越少，省钱越多。据《CIO》杂志对280名技术主管开展的一项调查显示，大多数绿色IT计划的首要动因是削减成本，其次是社会责任。

    在华盛顿互惠银行，Horvath领导的团队对系统进行了设置，在每天上午8点到傍晚6点的营业时间，各零售分行使用的PC和显示器一直开着。而在这家银行的后台，如果20分钟没有活动，显示器就会自动关闭; 如果30分钟没有活动，PC就会进入待机模式; 到了每晚6点，要是没有活动，PC进入待机模式，显示器被关闭; 下班后还要工作的雇员可以让软件推迟关闭电源的时间。

    据介绍，这个项目不包括笔记本电脑，因为其投资回报不如台式电脑来得大; 从试用到向整个银行部署，整个项目只用了几个月时间。
 

    利用BI

    减少手机话费

    案例: 抵押贷款服务公司Title Resource Group

    节省费用: 每月手机话费支出的30%

    方法: 对手机话费的财务数据进行BI分析

    Title Resource Group是一家房地产交易公司，隶属于年收入达60亿美元的Realogy公司，Realogy旗下还有21世纪不动产、信义房产及其他房地产特许品牌。

    如今，“黑莓”、iPhone等各种各样的个人设备涌现出来。去年，Title Resource的雇员可以使用任何手机来办公，哪怕是归个人而不是公司所有的个人设备。公司为经理、销售代表及其他雇员制定了呼叫方案，允许每个月可以通话数百分钟。

    Title Resource公司的CIO Nehal Trivedi表示，有些雇员使用个人定制的呼叫方案，并能随意在月度费用报表上提交手机话费。结果，公司不知道手机话费到底有多大开支，但可以肯定的是: 开支太大了。Trivedi说: “每人每月1000美元的话费让许多人直皱眉头。如果这是你家的账单，不管你多富有，都会认真看一下。”

    Trivedi需要具体数据以便给出控制手机话费的正当理由。于是IT部门的商业智能专家会同公司财务部门，从发票和费用报表中收集数据。Title Resource等手里有了具体数据，随后与两家优先的手机提供商AT&T和Verizon谈妥了合同，为Title Resource提供比较优惠的费率。

    “公司随后把雇员分为三类: 极少使用手机、只使用语音服务、同时使用语音和数据服务。”据Trivedi介绍，极少使用手机的雇员每月最多可用40美元的话费; 只使用语音服务的雇员拿到的是普通手机，而不是智能电话; 获准使用语音和数据两种服务的雇员可以拿到“黑莓”或者其他智能电话。

    Title Resource每个月都会把开支报表送交高级经理审批，报表详细列出了谁的每个月话费最多，以此加以限制。Trivedi说: “我们开始注意话费较高的雇员，他们的话费高得离谱，很难解释。”Trivedi表示，该项目历时数月，公司看到了省钱的效果，通过这种办法可以把每月话费减少30%～35%。

    Hackett Group高级IT研究主任Erik Dorr表示，像这种项目能够省下多少钱，要看公司起初对手机使用的控制有多严。他说: “如果起初完全不加管理，而后来受到严格控制，那么话费完全可以省下30%～40%。国际漫游费特别贵。”
 

    链接

    省钱之道在哪里？

    Hackett Group高级IT研究主任Erik Dorr给出了削减IT成本的三个战术性方法。

    1. 从容易省钱的方面下手。开支过度往往隐藏在维护多余打印机、升级笔记本电脑以及支付过高手机话费的成本当中。一旦查到了这些方面，很快就能省下钱来。Dorr说: “我们见过这样的案例，有些公司发现员工用于手机话费和无线上网费的开支每个月多达3000美元。”Title Resource Group严格控制雇员使用手机和PDA，并向高级经理报告哪些员工每个月所用的手机话费最高，评出了前20名“话费最多员工”，让他们感到羞耻。

    2. 提高投资回报的标准。以往，如果项目能够在18个月内带来回报（比如成本的50%），就能得到资助; 那么现在要提高这一标准—要在12个月内带来更大的回报（比如成本的60%）。如果达不到新标准，项目就要被暂停或者终止，这样你不会把资金用在最不重要的投资项目上。

    3. 裁减员工。谁都不喜欢说这件事或者做这件事，但如果优先级较低的项目被削减，那么有些IT员工可能就不需要了。你不希望失去任何有用之材，要竭力留住大有潜力的人才，哪怕这些雇员最近没有被分配大量工作。另外，要留住拥有独特技能和系统知识的员工。Dorr说: “我们见过这样的案例，许多公司裁掉了人员，结果花了更大的价钱把具有与他们同样技能的合同工招回来。”