3年前，美国Valero Energy公司由于多次并购而拥有多种BI工具。这些工具来自Cognos、海波龙(Hyperion)以及Crystal Reports(水晶报表，该公司被为Business Objects收购)。这家拥资820亿美元的炼油公司的报告与财务系统主管Kirk Hewitt说，这种情况带来的一个缺陷是，用户使用不同版本的数据制作报告。

　　他说：“有人可能从数据仓库获得数据，把数据加载到Crystal Reports服务器上，然后使用这台服务器上的数据制作报告。但他们可能没有每天早上更新数据，因此报告中的所有数据与前一天晚上数据仓库中的数据并不一致。”

　　2004年，当Valero Energy开始一项为期两年的BI架构融合项目时，开始着手解决这个问题。他们所做的工作包括实现标准化，统一使用SAP Business Information Warehouse(BW)、SAP ERP软件和甲骨文数据仓库。该公司还把所有的报告和查询构建职能转移到IT部门中，选择了一种前端工具，即Information Builders的WebFocus，以及SAP BW中的OLAP(联机分析处理)功能。

　　现在，虽然用户可以利用WebFocus分析和钻取数据，但他们使用由IT部门制作的报告并比较由IT整理和结构化的数据。Hewitt说：“所有的报告都来源于信息服务部门。业务部门不再承担制作报告的职责。这确保我们知道有什么需求，确保请求在我们的基础设施中具有意义，以及可以及时、准确地提供数据。”

　　挥别狂野岁月

　　Valero并不是惟一一家脱离BI狂野时代、采用更可控方式驾驭BI工具的企业。随着越来越多的企业意识到BI部署的潜力，他们将认识到如果不实现工具的标准化，与用户在他们希望如何交付BI的问题上开展合作，与他们协作制作查询和报告，确保每个人都使用同样的正确结构化的数据集合的话，很多东西将出现问题。

　　Del Monte Foods公司的业务系统与决策支持主管Andy Woje-wodka说，在企业统一采用一套BI工具前，该公司的用户随心所欲地用几种查询和报告工具中的任一工具来设计自己的报告。他说：“不同的部门向管理层提供有关订单完成率的业绩报告，但每个部门使用一套不同的业务规则和过滤方法。”

　　例如，在应当包括或排除哪类订单或企业上没有取得一致。Wojewodka说：“因此，所有报告都是‘正确的’，但它们对‘订单完成率’的定义是完全不同的。”

　　Wojewodka总结道：“太多的灵活性和特性被掌握在错误的人手上，这会导致自治孤岛、自己开发的子系统流程和多个版本的泛滥。”现在，Del Monte公司IT部门中的BI分析师与最终用户和开发人员合作确定如何最好地以有意义的形式提供信息，以满足业务部门的全面需求。

　　食品生产商Utz Quality Foods公司的CIO Edward Smith也有过类似的经历。他说：“我们曾经让用户自己构建查询，但效果并不太好。”低效率的查询造成公司主要的业务系统平台，即一台IBM iSeries服务器瘫痪。

　　Smith说：“他们的确是精明的用户，但是他们不了解数据结构。他们对数据的理解还没有达到获得正确答案的程度。”他说，从2002年起，IT部门接管了使用WebFocus设计查询和报告的工作，让用户可以使用高效率的查询和正确的数据结构安全地分析数据。

　　Gartner的分析师Bill Hostmann说，出现这个问题的部分原因是提交给用户的报告和仪表板只是冰山的一角，而隐藏在下面的东西，包括数据集成、过滤、分析和格式化，常常没有获得足够的资金。他说：“大多数的人没有意识到得到可访问、可控、合格形式的数据有多难。这些东西是这个拼图中非常重要和困难的部分。”

　　急用户所需

　　但是，控制制作报告和查询只是工作的开始。要把正确的BI工具交到正确的人手中，还要求IT部门真正了解用户群体和需要满足的不同需要。

　　Wojewodka说，在Del Monte公司，一些经理喜欢在例会上面对面地展示业绩指标，而另一些用户则需要密切把握正在发生的事情的脉搏。他说：“我过去有一种误解，认为通过提供交互式分析和报告功能并使其本质上直观，它就会被所有人所接受。但是实际并不是这样。”

　　Wojewodka指出，这正是为何BI分析师不仅需要关注指标、报告和分析方法，还必须花时间去了解某个职能中流程的原因。他说：“IT部门提供的东西应当以对用户可审计的格式按照用户的责任领域进行定制。”

　　这正是Cindi Howson花费很多时间帮助企业为不同用户群提供合适工具的原因。Howson说：“许多用户希望能够拥有很快找到问题答案的能力，但他们不想成为掌握复杂工具的专家。” Howson是BI系统演进网站BIScorecard.com创建者，也是《让BI成为杀手应用的秘密》一书的作者。

　　她说，尽管IT报告开发人员需要像Microsoft Reporting Services和Crystal Reports这样的工具，但业务特权用户将享受到业务查询工具的更多好处。老练的Excel用户可能需要以Excel界面提供的BI应用，而偶尔使用的用户可能需要基于门户的BI应用或通过电子邮件、交互式报告提供的数据。

　　在企业的更高层，主管和其他经理可能更关注BI仪表盘或计分卡。Howson说：“信息与访问信息的人有关，并具有个性化。”Hewitt指出，在Valero公司，一些用户希望通过PDF文件提供BI报表，而那些需要处理数据的用户需要Excel电子报表。另一些用户则仍希望报告可通过Web门户网站访问，或通过电子邮件提供。

　　引导数据利用

　　IT部门的另一个挑战是要确保人们知道一旦他们可以访问数据后利用数据做些什么。Wojewodka说：“不要认为：‘构建了数据就万事大吉了’。人们必须懂得如何利用这类信息。”

　　Howson说：“人们可以访问数据，但他们仍没有根据数据采取行动。公司必须放弃直觉式的决策，培育一种支持‘数据会告诉我什么?而不是我的偏爱告诉我什么?’的文化。”

　　Utz公司成功地建立了一种数据驱动的文化。例如，销售经理清楚地了解当前的销售数据，以及一年前同一周的销售数据，并与关键零售指标进行比较。Smith表示，这样一来，销售经理查询数据并看到某地区的销售额下降10%时，他可以迅速找到原因。

　　他说：“这样做的结果是提出很多问题并让人们做出反应，也许是一位线路销售人员因病休息，但为什么没有人接手这条线路吗?他们习惯于每天研究数据，这样我们可以对业务问题做出反应，然后解决它们。”

　　不过Hewitt说，不管你是向一种数据驱动的文化转变，还是抛弃无秩序的和不受控制的查询与报告制作，都不能忽视变更管理的困难。在Valero公司，没有像会计主管和CIO这样的优异经理的支持，转变是不可能发生的。

　　Hewitt还确保最终用户参与BI工具的最终选择。他说：“用户试用工具，提出很多问题：‘你可以用Excel提供它吗?能通过电子邮件提供它吗?能去门户网站吗?能做OLAP吗?’每个人都有不同的要求。”

　　根据Hewitt的看法，做出保证正确的报告功能所需的时间、资金和变更管理的承诺是目前BI面临的最大问题之一。在Valero公司，变更的结果是用户更加相信工具告诉他们的情况。Hewitt说：“由于有了集中式、一致化的数据源，我们能够让更多的人利用这些工具。”